Det finns tillfällen när en leverantör skickar fakturor i olika valutor och hur ska man då göra i Reda för att få detta automatiskt och slippa manuell handpåläggning varje gång?

När en leverantör skickar fakturor där valutan kan variera så måste ni manuellt ändra valutan varje gång. Vill ni istället att detta ska gå per automatik så måste ni skapa en leverantör till som hanterar den andra valutan. I detta exempel använder vi oss av SEK och EUR.

Det vi rekommenderar då är att ni har en leverantör som hanterar de fakturor som kommer i SEK och sedan en annan leverantör som hanterar de fakturor som kommer i EUR. Exempelvis Ackolad AB (SEK) och Ackolad AB (EUR), eller liknande. Lägg till valutan på leverantörerna också så att det finns angivet att det ska vara SEK eller EUR.

När du har skapat dina leverantörer så ska du nu mappa in fakturorna till rätt leverantör så att det kan gå per automatik när nästa faktura kommer in i Reda.

Börja med att ladda upp en faktura som har SEK som valuta. Koppla nu Ackolad AB (SEK) som leverantör och mappa leverantören till något som är unikt på den fakturan. Leta efter något värde som skiljer sig i leverantörens information. Exempelvis en adress, e-postadress eller liknande. Det brukar i vanliga fall finnas något som skiljer dem åt. I vissa fall så finns det ett organisationsnummer på fakturan i SEK och ett VAT-nummer på den i EUR. Men det viktiga är att det unika värdet inte finns med på de andra fakturorna för att undvika att fel leverantör appliceras på fakturan.

När du är klar med den i SEK så upprepar du processen med en faktura som ska ha EUR.

Nu har du då mappat in 2 olika leverantörer som ska hantera vars en valuta för att slippa ändra detta varje gång, samt att flödet nu är mer automatiserat och ni slipper manuell handpåläggning för samtliga fakturor för dessa leverantörer.