Este artículo te guiará en el proceso de automatizar la matriculación de usuarios en tus cursos de go4clic cada vez que completen un formulario específico de Hubspot. Utilizaremos herramientas de automatización como Zapier o Pabbly para conectar ambas plataformas y asegurar que el usuario reciba automáticamente su email de bienvenida con el enlace de acceso al curso.
El flujo general de la integración será el siguiente:
Un usuario completa un formulario en Hubspot.
La herramienta de automatización detecta esta acción.
La herramienta de automatización utiliza la información del formulario para matricular al usuario en un curso específico de go4clic.
go4clic envía automáticamente el email de bienvenida con el enlace de autologin al usuario matriculado.
Paso 1: Configurar el Disparador (Trigger) en tu Herramienta de Automatización (Zapier/Pabbly)
Para que la automatización funcione, debes configurar un "disparador" que detecte cuándo se completa tu formulario de Hubspot.
Accede a tu cuenta de Zapier o Pabbly y crea un nuevo Zap (en Zapier) o Workflow (en Pabbly).
Busca la aplicación "Hubspot" como tu aplicación de origen (Source App).
Selecciona el evento "New Form Submission" (Nueva Presentación de Formulario) como el disparador.
Conecta tu cuenta de Hubspot si aún no lo has hecho, siguiendo las instrucciones proporcionadas por la herramienta de automatización.
Selecciona el formulario específico de Hubspot que activará esta automatización. Asegúrate de elegir el formulario correcto que tus usuarios completarán para ser matriculados en el curso.
Paso 2: Identificar el Campo de Email en los Datos del Formulario
Este es un paso CRUCIAL. Para poder matricular al usuario en go4clic, necesitas el email que proporcionó en el formulario de Hubspot.
Una vez configurado el disparador, la herramienta de automatización te mostrará los datos que recibe cada vez que se completa el formulario.
Deberás identificar claramente el campo que contiene la dirección de correo electrónico del usuario. En la mayoría de los casos, este campo estará etiquetado de forma intuitiva, como "Email", "Correo Electrónico", o similar.
Nota Importante: Anota el nombre exacto de este campo, ya que lo necesitarás en el siguiente paso para enviárselo a go4clic.
Paso 3: Configurar la Acción (Action) para Matricular al Usuario en go4clic
Ahora que la herramienta de automatización detecta la presentación del formulario y puedes identificar el email del usuario, debes configurar la acción que matricule a este usuario en go4clic.
1. Agrega una nueva acción (Action) a tu Zap o Workflow.
2. Busca la aplicación "go4clic" como tu aplicación de destino (Destination App).
3. Selecciona la acción "Enroll User in Course" (Matricular Usuario en Curso) o una acción similar que permita añadir un usuario a un curso. (El nombre exacto de la acción puede variar ligeramente dependiendo de la integración de go4clic con Zapier/Pabbly).
4. Conecta tu cuenta de go4clic. Necesitaras una clave API o credenciales de acceso que encontrarás en la configuración de tu cuenta de go4clic.
5. Ahora, deberás mapear los datos que recibiste de Hubspot a los campos necesarios para matricular al usuario en go4clic.
6. En el campo de go4clic que requiere el email del usuario, selecciona el campo de email que identificaste en el Paso 2 de los datos provenientes de Hubspot.
7. También deberás especificar el curso de go4clic al que deseas matricular al usuario. Generalmente, esto se hace seleccionando el curso de una lista desplegable o ingresando su ID.
IMPORTANTE: debes seleccionar Custom ID antes de pegar el ID del curso
8. Chequea que los siguientes datos obligatorios se encuentren completados:
User email: email del usuario
State of the enrollment: debes elegir estado aceptado, para que efectivamente se enrole en el curso
Auto Async End Date Renewal: solo aplica para cursos asincronicos, refiere a si se renovara la membresia luego de que termine la duracion del participante
Paso 4: Probar y Activar tu Automatización
Una vez que hayas configurado el disparador y la acción, es crucial probar tu automatización para asegurarte de que funcione correctamente.
Utiliza la función de prueba en Zapier/Pabbly para simular la presentación de un formulario de Hubspot.
Verifica que la herramienta de automatización reciba los datos del formulario correctamente y que pueda identificar el email.
Confirma que la acción de go4clic se ejecuta sin errores y que el usuario de prueba (utilizando el email que ingresaste) se matrícula correctamente en el curso especificado en go4clic.
Una vez que confirmes que todo funciona como esperas, activa tu Zap o Workflow.
Paso 5: Verificación y Email de Bienvenida en go4clic
Una vez que la automatización esté activa y un usuario complete el formulario de Hubspot, sucederá lo siguiente:
La automatización matriculará al usuario en go4clic utilizando el email proporcionado en el formulario.
go4clic, al detectar el nuevo usuario matriculado, enviará automáticamente el email de bienvenida configurado para ese curso.
Este email de bienvenida contendrá un enlace de autologin que permitirá al usuario acceder al curso directamente sin necesidad de crear una contraseña (si esta opción está configurada en go4clic).
❗ IMPORTANTE:
Asegúrate de que el formulario de Hubspot que selecciones SIEMPRE contenga un campo para el email y que este campo esté marcado como obligatorio para garantizar que la automatización siempre reciba la información necesaria.
Verifica la configuración de emails de bienvenida en go4clic para el curso específico, asegurándote de que estén activos y contengan el enlace de autologin si deseas que los usuarios accedan de esa manera.
Si realizas cambios en el formulario de Hubspot (como cambiar el nombre del campo de email), es posible que necesites actualizar tu Zap o Workflow para reflejar esos cambios.