Este artículo documenta el proceso de integración que permite automatizar el autoenrolamiento de usuarios a la Academia de go4clic o a un curso específico utilizando Google Forms, Google Sheets y Pabbly Connect. Esta solución aprovecha las herramientas existentes sin necesidad de desarrollo a medida, ofreciendo una forma rápida y eficiente de gestionar inscripciones.
Propósito:
El objetivo principal de esta integración es automatizar el proceso de inscripción de nuevos usuarios a la plataforma go4clic. Al utilizar Google Forms para recopilar la información de los solicitantes y Pabbly Connect para conectar este formulario con la acción de enrolamiento de go4clic, se elimina la necesidad de realizar inscripciones manuales, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
Beneficios:
Ahorro de Tiempo: Proceso automatizado que elimina tareas manuales repetitivas.
Reducción de Errores: Minimiza la posibilidad de errores humanos en la transcripción de datos.
Escalabilidad: Permite gestionar un volumen creciente de inscripciones de manera eficiente.
Facilidad de Implementación: No requiere desarrollo de software a medida.
Claridad para el Futuro: Permite validar el flujo de autoenrolamiento antes de una implementación in-house.
Herramientas Utilizadas:
Google Forms: Para crear el formulario de inscripción y recopilar datos de los usuarios.
Google Sheets: Para almacenar las respuestas del Google Form.
Pabbly Connect: Plataforma de automatización que conecta Google Forms con go4clic.
Requisitos Previos:
Contar con cuentas activas en Google (con acceso a Forms y Sheets) y Pabbly Connect.
Tener acceso a la plataforma go4clic con permisos de administrador para obtener una
APIKEY.Obtener el
IDdel curso
Flujo de Integración (Paso a Paso)
El proceso de integración se compone de tres pasos principales dentro de Pabbly Connect: un disparador (Trigger) en Google Forms y una o más acciones (Actions) en go4clic y opcionalmente en Gmail.
Paso 1: Configuración del Google Form
Crea un nuevo Google Form: Accede a Google Forms y crea un formulario con los campos necesarios para recopilar la información del usuario que se enrolará en go4clic. Los campos mínimos recomendados son:
Nombre
Apellido
Dirección de Correo Electrónico
Campos adicionales relevantes para tu proceso de enrolamiento (por ejemplo, información de la empresa, cargo, etc.)
IMPORTANTE
Asegúrate de que las preguntas del formulario correspondan a los campos que la acción de enrolamiento de go4clic en Pabbly Connect espera recibir.
Los campos adicionales aun no se pueden almacenar del lado de go4clic. Unicamente quedaran registrados en Google Sheet.
Configura la hoja de cálculo de respuestas: En la sección "Respuestas" de tu Google Form, haz clic en el icono de la hoja de cálculo para crear una nueva hoja de cálculo o seleccionar una existente donde se almacenarán automáticamente las respuestas del formulario.
Paso 2: Creación del Pabbly Connect Workflow
Accede a Pabbly Connect: Inicia sesión en tu cuenta de Pabbly Connect.
Crea un nuevo Workflow: Haz clic en el botón "Create Workflow".
Configura el Trigger (Google Forms):
Busca y selecciona la aplicación "Google Forms".
En el campo "Trigger Event", selecciona "New Response Received".
Haz clic en "Connect" para conectar tu cuenta de Google Forms. Sigue las instrucciones para autorizar a Pabbly Connect a acceder a tus formularios.
Una vez conectada la cuenta, selecciona el formulario que creaste en el Paso 1 en el campo "Choose Form".
Importante: Para que Pabbly Connect pueda detectar los campos del formulario, debes enviar al menos una respuesta de prueba al Google Form. Completa el formulario con datos ficticios.
Haz clic en "Save & Send Test Request" en Pabbly Connect para obtener los datos de la respuesta de prueba.
Configura la Action 1 (go4clic - Enroll Action):
Haz clic en el botón "+" debajo del Trigger para agregar una nueva acción.
Busca y selecciona la aplicación "go4clic".
En el campo "Action Event", selecciona "Enroll User" (o el nombre exacto del action disponible para enrolamiento).
Haz clic en "Connect" para conectar tu cuenta de go4clic. Esto requerirá una clave API o token.
Cómo obtener la Clave API de go4clic: la encontraras dentro de la seccion Configuración > Integraciones > Claves de API
Una vez conectada la cuenta de go4clic, deberás mapear los campos del Trigger (Google Forms) a los campos requeridos por el action "Enroll User" de go4clic. Esto implica arrastrar y soltar los datos del formulario a los campos correspondientes en la acción de go4clic (por ejemplo, mapear el campo "Dirección de Correo Electrónico" del formulario al campo "Email" en la acción de go4clic). Los campos comunes a mapear incluyen:
EmailFirst Name(Nombre)Last Name(Apellido)Course ID
Cómo obtener el ID del Curso en go4clic: Navega al curso en la plataforma go4clic. El ID del curso generalmente se encuentra en la URL de la página del curso o en la configuración del curso, luego del nombre de tu academia.
Realiza una prueba de la acción haciendo clic en "Save & Send Test Request". Esto intentará enrolar un usuario con los datos de la respuesta de prueba del formulario. Verifica en go4clic si el usuario fue enrolado correctamente.
Configura la Action 2 (Opcional - Gmail):
Si deseas enviar un correo de bienvenida o confirmación al usuario después del enrolamiento, haz clic en el botón "+" debajo de la Action de go4clic.
Busca y selecciona la aplicación "Gmail".
En el campo "Action Event", selecciona "Send Email".
Haz clic en "Connect" para conectar tu cuenta de Gmail. Sigue las instrucciones de autorización.
Configura los detalles del correo electrónico:
Recipient: Mapea el campo de correo electrónico del Trigger (Google Forms).
Subject: Define el asunto del correo (por ejemplo, "¡Bienvenido a la Academia go4clic!").
Email Body: Redacta el contenido del correo, incluyendo información relevante para el usuario sobre cómo acceder a la Academia o al curso. Puedes incluir enlaces y credenciales si aplica.
Realiza una prueba de la acción de Gmail para asegurarte de que el correo se envía correctamente.
Paso 3: Activación del Workflow
Una vez que hayas configurado y probado todas las acciones del workflow, asegúrate de que el interruptor en la parte superior derecha de la pantalla del workflow en Pabbly Connect esté activado ("ON").
¡Listo! A partir de ahora, cada vez que se envíe una nueva respuesta al Google Form, Pabbly Connect activará el workflow, enrolando al usuario en go4clic y opcionalmente enviándole un correo electrónico