Som en del af bestyrelsesarbejdet kan det være relevant at kunne tilgå og dele forskellige interne dokumenter. Menupunktet "Dokumenter" giver jer adgang til bestyrelsens fælles dokumentarkiv, som I kan bruge til administrativt overblik og digital signatur af referater, årsrapporter m.v.

I dokumentarkivet administrerer I selv antallet af dokumenter og dokumentmapper, I ønsker at oprette. Det er ingen begrænsning på antal. Både dokumenter og tilhørende mapper er udelukkende til jeres interne brug og kan således på intet tidspunkt tilgås af ansøgere. Fondens brugere må dog individuelt have rettighed til at kunne se og bruge dokumentarkivet. Læs mere om brugerrettigheder her.

Typisk opbevarede dokumenter er fundats/vedtægt, mødereferater, årsrapporter, m.v. Du kan uploade de mest gængse filtyper (PDF, jpg, png, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx), men du kan kun forhåndsvise PDF'er og billedfiler direkte på platformen.

Du tilføjer et eller flere dokumenter ved enten at trykke på "Tilføj dokument" eller på pilen ved siden af, der giver dig mulighed for at tilføje flere dokumenter fra en eksisterende mappe fra dit lokale drev.
​

For at holde overblik over jeres interne dokumenter, kan du oprette mapper. Når du vil oprette en mappe, skal du klikke på "Opret mappe" øverst i højre hjørne. Du kan også oprette undermapper under den enkelte mappe.
​
Hver mappe har sit eget sæt af rettigheder tilknyttet. Det vil sige, at du kan oprette en mappe og indstille hvem, der kan tilgå mappen. Du tilføjer rettigheder til den enkelte mappe ved at klikke på de tre prikker til højre for mappens navn og dernæst "Rettigheder". Her kan du til- og fravælge de brugere, der må have adgang til mappens indhold, herunder om brugeren kan se og/eller oprette dokumenter.

Du kan flytte eller slette et eller flere dokumenter ved at sætte flueben ved dem. Tryk herefter på enten "Slet" eller "Flyt" i den bar, der kommer til syne over listen.

Når du flytter et dokument, skal du vælge hvilken mappe, du ønsker at flytte dokumenterne til.

Du kan også flytte eller slette et enkelt dokument ved at trykke på de tre pikker i højre side af listevisningen.

Som en del af dokumentarkivet, er det muligt for at sende specifikke dokumenter til digital signatur hos udvalgte brugere i fonden. Læs mere om digital signatur her.

Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: