Med digital underskrift kan bestyrelsen underskrive dokumenter digitalt med MitID direkte fra Grant Compass. Dokumenter lægges til underskrift og underskrives under punktet "Dokumenter" i venstremenuen.
Inden du læser denne artikel, anbefaler vi, at du orienterer dig i vores vejledning til brug af dokumentarkivet generelt set. Læs mere om dokumenter og mapper her.
Værd at vide ✅ Dokumenter, der er lagt til underskrift i Grant Compass, kan have to forskellige ikoner alt efter, hvor langt de er i signeringen:
Underskrevet af alle parter
Afventer signering fra én eller flere parter
Send dokumenter til digital underskrift
Før et dokument kan sendes til underskrift, skal det placeres i fondens dokumentarkiv. Læs her, hvordan man tilføjer et dokument til dokumentarkivet.
Gå til dokumentarkivet og/eller den specifikke dokumentmappe, som dokumentet ligger placeret i. Tryk på de tre prikker til højre i listevisningen ud for det dokument, der skal sendes til underskrift. Vælg herefter, hvem der skal underskrive dokumentet.
Værd at vide ✅ For at sende til underskrift skal man have rettigheden "Kan sende dokumenter til underskrift". For at underskrive kræver det, at den underskrivende bruger har verificeret sin bruger med MitID og at brugeren har adgang til den mappe, som dokumentet er placeret i.
❗ Vær opmærksom på, at brugere, der ikke logger ind med MitID eller ikke har adgang til dokumentområdet, ikke kan underskrive dokumenter og heller ikke vil fremgå på listen over mulige underskrivere.
Nederst kan du til- og fravælge om du ønsker at sende automatiske notifikationer hver 4. dag til alle underskrivere. Når alle relevante underskrivere er markeret, tryk på "Send dokument til underskrift".
De udvalgte brugere modtager herefter en email med besked herom. Brugerne skal logge ind for at underskrive.
Følg med i signeringen
Som den, der har sendt dokumentet til underskrift, kan man løbende følge med i, hvor mange der har underskrevet. Klik på de tre prikker til højre for dokumentet og derefter "Status på underskrift" eller ved at gå til fanen "Underskrifter" for at se status.
Undervejs i signeringen er det også muligt at sende påmindelser pr. mail til udvalgte underskrivere.
Når alle har underskrevet dokumenterne, modtager brugeren, der har sendt dokumentet til signatur, en email om opdateringen.
❗ Det er først når alle inviterede underskrivere har underskrevet, at alle underskrifter med MitID fremgår på dokumentet.
❗ Underskrifter skal som udgangspunkt være indhentet inden 365 dage fra dokumentet først lægges til underskrift. Hvis tidsfristen overskrides, frafalder muligheden for at underskrive og afslutte signeringen, og processen skal i givet fald startes forfra for alle underskrivende parter.
Underskriv dokumenter
Hvis du som bruger bliver bedt om at underskrive et dokument, vil der fremgå en orange notifikation på punktet "Dokumenter" i venstremenuen samt på fanen "Underskrifter".
Klik på det dokument, du skal underskrive. I bunden af dokumentet er der en orange knap til digital underskrift. Når du trykker på knappen i bunden, omdirigeres du til MitID, hvor du endeligt underskriver. Der skal underskrives med personligt MitID.
Når du har underskrevet et dokument, vil dokument ligge under punktet "Dine underskrevne dokumenter", som du også finder under fanen "Underskrifter".
Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante i dit videre arbejde: