Som en del af bestyrelsesarbejdet kan det være relevant at kunne tilgå og dele forskellige interne dokumenter. Med Grant Compass får I adgang til et internt arkiv til opbevaring og digital signatur af bestyrelsens dokumenter, f.eks. referater, vedtægter, regnskaber m.v.
Gå til menupunktet "Dokumenter" for at se jeres dokumentarkiv.
Tilføj fondens interne dokumenter
I dokumentarkivet administrerer I selv det antal af dokumenter og dokumentmapper, som I ønsker at oprette. Som udgangspunkt er der ingen begrænsning på antallet af dokumenter og tilhørende mapper.
Værd at vide ✅ Al materiale i dokumentarkivet er udelukkende til jeres interne brug og kan således på intet tidspunkt tilgås af ansøgere. Fondens brugere må dog individuelt have rettighed til at kunne se og bruge dokumentarkivet. Læs mere om brugerrettigheder her.
Typisk opbevarede dokumenter er fundats/vedtægter, mødereferater, årsrapporter, m.v. Du kan uploade de mest gængse filtyper (PDF, jpg, png, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx), men du kan kun forhåndsvise PDF'er og billedfiler direkte på platformen.
Du tilføjer et eller flere dokumenter ved enten at trykke på "Tilføj dokument" eller på pilen ved siden af, der giver dig mulighed for at tilføje flere dokumenter fra en eksisterende mappe fra dit lokale drev.
Opret mapper - og tildel rettigheder
For at holde overblik over jeres interne dokumenter, kan du oprette mapper til forskellige formål. Klik på "Opret mappe" øverst i højre hjørne for at lave en ny mappe. Du kan også oprette undermapper under den enkelte mappe.
Hver mappe har sit eget sæt af rettigheder tilknyttet.
Det vil sige, at du kan oprette en mappe og indstille hvem, der kan tilgå mappen. Du tilføjer rettigheder til den enkelte mappe ved at klikke på de tre prikker til højre for mappens navn og dernæst "Rettigheder".
Her kan du til- og fravælge de brugere, der må have adgang til mappens indhold, herunder om brugeren kan se og/eller tilføje dokumenter til mappen.
Slet, flyt eller download dokumenter
Hvis du er tildelt rettigheden "Kan tilføje og fjerne dokumenter" har du mulighed for at flytte et dokuments placering eller slette dokumentet helt fra arkivet.
Du kan flytte eller slette flere dokumenter på én gang ved at sætte flueben til venstre for dokumenternes navne. Tryk på enten "Slet" eller "Flyt", der kommer til syne over listen.
Du flytter eller sletter et enkelt dokument ved at klikke på de tre prikker ud for dokumentet i højre side af listevisningen.
Når du flytter et eller flere dokumenter, bliver du spurgt om hvilken mappe, du ønsker at flytte dokumenterne til.
Digital signatur
Som en del af dokumentarkivet, er det muligt at sende specifikke dokumenter til digital signatur direkte via Grant Compass hos brugerne i fonden.
For at sende til underskrift skal man have rettigheden "Kan sende dokumenter til underskrift". For at underskrive kræver det, at den underskrivende bruger har verificeret sin bruger med MitID og at brugeren har adgang til den mappe, som dokumentet er placeret i.
Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: