I Grant Compass’ ansøgningshåndteringssystem arbejdes der med et eller flere støtteområder, hvortil der hører individuelle ansøgningsperioder. Det er en god idé at have flere støtteområder, hvis typen af ansøger og formål varierer. Overvej hvilke krav og forventninger I har til ansøgerne og om disse varierer.

Støtteområdet skal have en titel. Titlen skal gerne være udtømmende i information sådan I vejleder ansøgeren bedst muligt. Er der fx. krav til geografi, alder, formål mv. skal det gerne fremgå af titlen.

En ansøgningsperiode skal have en åbningsdato og en ansøgningsfrist. Overvej hvor lang en periode I vil modtage ansøgninger i, og hvornår ansøgningsfristen skal ligge ift. bestyrelsesmøder, ferier mv.

Det er også muligt at have løbende frist, ved at lægge ansøgningsperioderne i forlængelse af hinanden. På den måde vil ansøgeren reelt set ikke opleve, at der er en ansøgningsfrist, da de altid vil kunne søge. I systemet vil ansøgningerne dog samles periodevis, og på den måde kan bestyrelsen behandle ansøgningerne for en periode ad gangen. Et eksempel kunne være:

Ovenstående eksempel vil svare til, at bestyrelsen skal behandle ansøgninger fire gange årligt

Hvis I har afgrænsede ansøgningsperioder, vil ansøgeren kun kunne ansøge i den angivne periode, for eksempel:

I dette eksempel er det ikke muligt at indsende ansøgninger mellem den 1. Marts og 30. september.

I kan vælge at der på ansøgningsskemaet kommunikeres, hvor meget I uddeler per ansøger. Det kan I gøre som et fast beløb eller i et spænd fra min - max. Det kan være en hjælp til ansøgerne, så de ved hvor meget de kan søge fonden om.

Det kan ofte være relevant at stille ansøgerne et screeningsspørgsmål, inden de går i gang med ansøgningen. Dette hjælper både ansøger og fond, da mængden af irrelevante ansøgninger mindskes. Der kan kun stilles 1 screeningsspørgsmål.

Eksempler:

I kan også vælge hvilken ansøgertype (privatpersoner og/eller organisationer el. lign), som skal have mulighed for at søge ansøgningsperioden. Hvis I fx udelukkende støtter privatpersoner, kan I fravælge at modtage ansøgninger indsendt fra en organisation.

I ansøgningsskemaet skal I udpensle de kriterier, en ansøger skal leve op til, for at være støtteberettiget til det specifikke støtteområde. Det er en god idé at disse lister er udtømmende. Vi lægger op til, at man både laver listen "Vi støtter" og "Vi støtter ikke". Hvis I har bløde kriterier, kan I formulere det som "Fortrinsvis..." eller "Primært".

Vi støtter:

Vi støtter ikke:

Disse spørgsmål og svar er fremhævet på den indsendte ansøgning i systemet, og kan bruges som en hurtig måde at sortere ansøgningerne på, baseret på den mest relevante information om ansøger. Fx ”Hvor mange medlemmer er der i foreningen?”

Her kan I spørge ind til det, I normalt bedømmer en ansøgning på. Hvis det for eksempel er vigtigt for bestyrelsesmedlemmerne at vide hvor ansøgeren kommer fra, kan I stille spørgsmål til dette, og det vil fremgå på ansøgningen, så I let kan få et overblik.

Bestyrelsen kan med fordel tale om hvilke dokumentationskrav der skal stilles til de forskellige typer af ansøgere. Er det for eksempel vigtigt for jer at organisationerne sender en årsrapport med? Hvis ja, skal det så være obligatorisk eller frivilligt? Obligatoriske dokumenter skal vedhæftes, før ansøgeren kan indsende sin ansøgning.