Forinden opstart i Grant Compass kan det være relevant at læse op på de forskellige funktioner på forhånd. For selvom platformen er intuitiv og specifikt bygget til fondsarbejdet, er der mange forskellige måder at bruge den på - alt afhængig af, hvordan I specifikt arbejder i jeres uddelingsprocesser.
​

I Grant Compass’ fondsadministrationssystem arbejder man med ét eller flere støtteområder, der hver især råder over individuelle ansøgningsperioder. Det kan være en god idé at have flere støtteområder, hvis typen af puljer, ansøger og formål varierer.

Overvej derfor, hvilke krav og forventninger, I har til ansøgerne og om disse varierer.

Når I har defineret antallet af støtteområder, skal de hver især have en titel. Titlen skal gerne være udtømmende i information, så I vejleder ansøgeren bedst muligt om, hvilken målgruppe og typer af formål, det dækker over. Har I fx krav til geografi, alder, formål m.v.? Så kan I lade oplysninger som disse fremgå af titlen.

Læs også denne generelle vejledning om oprettelse af støtteområder.

Under hvert støtteområde opsættes der individuelle ansøgningsskemaer - i Grant Compass kalder vi disse for ansøgningsperioder.

En ansøgningsperiode skal have en åbningsdato og en ansøgningsfrist. Overvej i den sammenhæng:

Hvis I ønsker løbende frist i fonden, kan man lægge ansøgningsperiodernes start- og slutdatoer i forlængelse af hinanden.

Når perioderne ligger ryg-mod-ryg, vil ansøger opleve ansøgningsfristen som løbende, fordi de kan søge året rundt. Ligeledes giver det bestyrelsen mulighed for at behandle ansøgninger løbende, fx fire gange årligt.

Arbejder I derimod med afgrænsede ansøgningsperioder, vil ansøgeren kun kunne ansøge inden for de angivne datoer. I bestemmer selv, hvor hyppigt og i hvilken længde tidsramme, I vil modtage ansøgninger.

I ansøgningsskemaet kan I vælge at kommunikere, hvor meget I uddeler pr. ansøger. Det kan I enten gøre som et fast beløb eller i et spænd fra minimum til maksimum. Det kan være en god hjælp til ansøgerne, så de ved hvor meget de kan søge fonden om.

I har mulighed for at stille ét screeningspørgsmål til interesserede ansøger, inden de går igang med selve ansøgningen. Det kan være relevant, hvis I ønsker at mindske mængden af irrelevante ansøgninger eller ramme en mere specifik målgruppe.

I kan også vælge, hvilken ansøgertype (CPR- eller CVR-baserede), som skal have mulighed for at søge ansøgningsperioden. Hvis I fx udelukkende støtter privatpersoner, kan I fravælge at modtage ansøgninger indsendt fra en organisation/forening/uddannelsesinstutition.

I ansøgningsskemaet kan I udpensle de kriterier til ansøgerne, som de skal leve op til for at passe på støtteområdets formål. Det er god praksis at beskrive kriterierne så udtømmende som muligt - både i forhold til formål, I støtter og ikke støtter.

Hvis I overvejende arbejder med "bløde" kriterier, kan I formulere disse som "Fortrinsvis..." eller "Primært...".

I opsætningen kan I stille ansøgerne specifikke spørgsmål til ansøgningen, som hjælper jer i sorteringen og indstillingen af ansøgninger til bevilling. Spørgsmålene kan f.eks. stilles ud fra de informationer, I oftest oplever at lede efter i ansøgningens vedhæftninger eller som kan dukke op i behandlingsarbejdet.

I formulerer selv spørgsmålet, ansøgers svartype og hvor mange spørgsmål, I gerne vil stille ansøger. Svartypen kan bl.a. angives som fritekst, dato eller efter "multiple choice".

Bestyrelsen kan med fordel drøfte, hvilke dokumentationskrav, der skal stilles til de forskellige typer af ansøgere/målgrupper i forhold til formål.

Er det f.eks. vigtigt for jer, at organisationer, foreninger eller virksomheder fremsender en årsrapport/-regnskab? Hvis ja, skal det så være obligatorisk eller frivilligt?

Obligatoriske dokumenter skal vedhæftes, før ansøgeren kan indsende sin ansøgning.

Når en ansøger har indsendt sin ansøgning, kan de, i tilfælde af tilsagn/bevilling, eftersende dokumentation til enten afrapportering eller betingede bevillinger. Det er også relevant at overveje, hvorvidt I vil gøre brug af denne funktion.

Grant Compass samarbejder med Legatbogen.dk - et digital opslagsværk og register over alle danske fonde og legater. Som kunde i Grant Compass får I fri adgang til at benytte Legatbogen.dk som kommunikationsplatform til jeres ansøgere. Det er dog valgfrit, om I vil benytte muligheden alt efter jeres behov for ekstern kommunikation.

Vælger I at indarbejde Legatbogen.dk i brugen af Grant Compass, bliver data fra ansøgningsperioderne i GC automatisk publiceret til Legatbogen.dk. Der er således ikke øvrigt administrationsarbejde i at ajourføre frister, kriterier m.v. til Legatbogen.dk.

I takt med, at I får opsat jeres støtteområder og ansøgningsperioder i Grant Compass, genererer platformen automatisk fondens/foreningens privatlivspolitik til ansøgere. Andre, mere særegne, samtykker skal I dog spørge specifikt efter.

Efterspørger I f.eks. lægeerklæringer, skal I aktivt registrere helbredsoplysninger som en del af samtykkeerklæringen.

Bestyrelsens adgang til bestemte funktionerne i Grant Compass er opsat ud fra et rettighedssystem. Hver bruger tildeles således forskellige rettigheder, der styrer om de bl.a. kan kommunikere med ansøgere, læse og vurdere ansøgninger, downloade ansøgerdata til udbetaling eller indberetning til skat osv.

Af samme grund kan det være brugbart at overveje, hvilke brugere/bestyrelsesmedlemmer, der skal tildeles bestemte rettigheder.

Læs også disse generelle vejledninger om ansøgningsperiodens trin i opsætning.

God arbejdslyst. Vi ses til onboarding 😊