Forinden opstart i Grant Compass kan det være relevant at orientere sig om de forskellige funktioner på forhånd. For selvom platformens funktioner er meget intuitive, er der mange forskellige måder at bruge dem på - alt afhængig af, hvordan I arbejder specifikt med jeres uddelinger.
​
​I denne vejledning finder du information om:

I Grant Compass’ fondsadministrationssystem arbejder man med ét eller flere støtteområder, der hver især råder over individuelle ansøgningsperioder. Det kan være en god idé at have flere støtteområder, hvis typen af ansøger og formål varierer.

Overvej derfor, hvilke krav og forventninger, I har til ansøgerne og om disse varierer.

Støtteområdet skal have en titel. Titlen skal gerne være udtømmende i information, så I vejleder ansøgeren bedst muligt, tidligst muligt i processen. Har I fx krav til geografi, alder, formål m.v.? Så kan I lade det fremgå af titlen.

En ansøgningsperiode skal have en åbningsdato og en ansøgningsfrist. Overvej, hvor længe I vil modtage ansøgninger, ad hvor mange omgange om året, og hvornår ansøgningsfristen skal ligge i forhold til bestyrelsesmøder, ferier i fonden m.v.

Hvis I ønsker løbende frist i fonden, kan man lægge ansøgningsperiodernes datoer i forlængelse af hinanden. Se eksempel nedenfor. Når perioderne ligger ryg-mod-ryg, vil ansøger opleve ansøgningsfristen som løbende, fordi de kan søge året rundt. Ligeledes giver det bestyrelsen mulighed for at behandle ansøgninger løbende, fx fire gange årligt.

Arbejder I derimod med afgrænsede ansøgningsperioder, vil ansøgeren kun kunne ansøge inden for de angivne datoer. I bestemmer selv i fonden, hvor hyppigt og i hvilken tidsramme, I vil modtage ansøgninger.

I ansøgningsskemaet kan I vælge at kommunikere, hvor meget I uddeler pr. ansøger. Det kan I enten gøre som et fast beløb eller i et spænd fra minimum til maksimum. Det kan være en god hjælp til ansøgerne, så de ved hvor meget de kan søge fonden om.

Det kan ofte være relevant at stille ansøgerne et screeningsspørgsmål, inden de går i gang med ansøgningen. Dette hjælper både ansøger og fond, da mængden af irrelevante ansøgninger mindskes. Der kan kun stilles ét screeningsspørgsmål pr. ansøgningsperiode/støtteområde.

I kan også vælge, hvilken ansøgertype (CPR- eller CVR-baserede), som skal have mulighed for at søge ansøgningsperioden. Hvis I fx udelukkende støtter privatpersoner, kan I fravælge at modtage ansøgninger indsendt fra en organisation/forening/uddannelsesinstutition.

I ansøgningsskemaet skal I udpensle de kriterier, en ansøger skal leve op til, for at være støtteberettiget til det specifikke støtteområde. Det er en god idé, at disse lister er udtømmende, både i forhold til "Vi støtter" og "Vi støtter ikke".

Hvis I har bløde kriterier, kan I formulere det som "Fortrinsvis..." eller "Primært".

Som fond kan I stille ansøger specifikke spørgsmål, som hjælper jer til lettere at tilgå og sortere ansøgninger ud fra de informationer i ansøgningen, bestyrelsen ofte orienterer sig mest efter.

Udover at I selv kan vælge, hvordan et spørgsmål formuleres og hvor mange spørgsmål, I gerne vil stille ansøger, kan I også vælge hvilken type svar, ansøger skal give. Fx fritekst, dato eller et multiple choice.

Bestyrelsen kan med fordel drøfte, hvilke dokumentationskrav, der skal stilles til de forskellige typer af ansøgere. Er det fx vigtigt for jer at organisationer/foreninger medsender en årsrapport? Hvis ja, skal det så være obligatorisk eller frivilligt? Obligatoriske dokumenter skal vedhæftes, før ansøgeren kan indsende sin ansøgning.

Når en ansøger har indsendt sin ansøgning, kan de, i tilfælde af tilsagn/bevilling, eftersende dokumentation. Det er også relevant at overveje, hvorvidt fonden vil give mulighed for dette på vegne af ansøger.

Grant Compass samarbejder med Legatbogen.dk - et digital opslagsværk og register over alle danske fonde og legater. Som kunde i Grant Compass får I fri adgang til at benytte Legatbogen.dk som kommunikationsplatform til jeres ansøgere. Det er dog helt valgfrit, om I vil benytte muligheden - og afhænger ofte af jeres behov for ekstern kommunikation.

Vælger I at inkorporere Legatbogen.dk i jeres brug af Grant Compass, bliver data fra ansøgningsperioderne i GC automatisk publiceret til Legatbogen.dk. Der er således ikke øvrigt administrationsarbejde i at ajourføre frister, kriterier m.v. til Legatbogen.dk.

I takt med, at I får opsat jeres støtteområder og ansøgningsperioder i Grant Compass, genererer platformen automatisk fondens/foreningens privatlivspolitik til ansøgere. Andre, mere særegne, samtykker skal I dog spørge specifikt efter.

Efterspørger I eksempelvis lægeerklæringer, skal I aktivt registrere helbredsoplysninger som en del af samtykkeerklæringen.

Vi ses til onboarding!