Når I skal gøre klar til at modtage ansøgninger via Grant Compass, skal I først definere et eller flere støtteområder og dertilhørende ansøgningsperioder.
Støtteområder (og deres ansøgningsperioder) bruges til at kategorisere jeres ansøgere allerede fra ansøgningstidspunktet, så det bl.a. bliver lettere dels at holde overblik over fordelingsnøglen, dels at ansøger indsender korrekt dokumentation jf. formålet.
Opret et eller flere støtteområder
Et "støtteområde" er det samme som et uddelingsformål. I kan have ét eller flere støtteområder afhængigt af, hvor mange formål/målgrupper, I støtter. Hvis typen af ansøger, formål og krav til dokumentation varierer meget, kan I med fordel oprette flere støtteområder.
Gå til punktet "Støtteområder" for at oprette det eller de puljer, I ønsker at arbejde med i Grant Compass. ❗ For at kunne oprette støtteområder skal du have rettighederne "Kan se oversigten over støtteområder" og "Kan oprette og redigere støtteområder og ansøgningsperioder".
Klik på "Opret støtteområde" for at definere et nyt overordnet formål
Et godt fif 💡 Overvej følgende spørgsmål:
Hvor mange målgrupper eller formål, kan jeres uddelinger deles op i? F.eks. i forhold til fordelingsnøglen i fondens/foreningens vedtægter/fundats?
Varierer kravene til dokumentation på tværs af målgrupperne? I så fald kan I med fordel oprette et støtteområde pr. målgruppe.
Titlen på støtteområdet skal gerne være udtømmende i information, så I vejleder ansøgeren bedst muligt om, hvilken målgruppe og typer af formål, det dækker over. Har I fx krav til geografi, alder, formål m.v.? Så kan I lade oplysninger som disse fremgå af titlen.
Titlen indgår i ansøgningsskemaet, hvorfor den gerne skal give mening både internt i bestyrelsen såvel som for ansøgere.
Klik på "Opret støtteområdet" for at gemme oprettelsen.
Støtteområdets indstillinger
Når støtteområdet er oprettet kan du sætte de generelle indstillinger for det. Klik på "Indstillinger i øverste højre hjørne.
Under "Indstillinger" har du mulighed for at:
Ændre navnet på området.
Indstille indtægtsarten for alle ansøgninger modtaget under støtteområdet. Læs mere om indtægtsart her.
Vælge om støtteområdet automatisk skal publiceres på Legatbogen.dk med nye frister, kriterier og ansøgningsmetode
Vælge om I ønsker at modtage henvendelser fra interesserede ansøgere via Legatbogen.dk. Læs mere om henvendelser via Legatbogen.dk her.
Slette støtteområdet (❗ dette kan ikke gøres, hvis området på noget tidspunkt har modtaget ansøgninger via Grant Compass).
❗ Hvis du ændrer støtteområdets navn, vil dette kun fremgå ansøgningsperioder oprettet efter ændringen. Ændringen sker således ikke på åbne eller afsluttede ansøgningsperioder.
Værd at vide 💡 Skal støtteområdet kun være tilgængeligt for bestemte brugere - f.eks. bestyrelsesmedlemmer eller særlige personer i et bedømmelsesudvalg - kan I indstille adgang pr. støtteområde under rettighedindstillingerne for hver bruger.
Brugerne vil således kun kunne tilgå ansøgninger inden for de(t) adgangstildelte støtteområde(r). Læs mere om tildeling af rettigheder her.
Opret ansøgningsperioder
Et støtteområde kan indeholde forskellige ansøgningsperioder. En ansøgningsperiode er en tidsbegrænset pulje, hvortil der er defineret et "ansøgningsskema" bestående bestemt sæt krav til dokumentation fra ansøgere, screeningsspørgsmål og kriterier for støtte m.v.
Værd at vide 💡 Når fristen på en ansøgningsperiode er nået, kan perioden ikke længere modtage ansøgninger. En ny periode, og dermed en ny frist, skal oprettes, før I igen kan modtage ansøgninger under et bestemt formål.
Opret en ansøgningsperiode ved at gå til støtteområdet og klik "Opret en ansøgningsperiode". Selve opsætningen af periodens indhold består af i alt syv trin. Læs mere om opsætningens syv trin her.
Når du har oprettet en ansøgningsperiode, vil den fremadrettet være placeret under det tilhørende støtteområde. Ansøgningsperioder opdeles her i hhv. igangværende, kommende og arkiverede ansøgningsperioder.
Værd at vide ✅ Ansøgningsperioder under et bestemt støtteområde kan ikke modtage ansøgninger eller have frist sideløbende. De skal således planlægges i forlængelse af hinanden. Man kan dog godt have flere aktive ansøgningsperioder på én gang, hvis hver ansøgningsperiode er tilkoblet sit eget støtteområde.
Et godt fif 💡 Uddeler I flere gange årligt og kender du allerede nu fristerne for det næste års uddelinger? Så kan du med fordel vælge at oprette det kommende års ansøgningsperioder allerede nu.
❗ Nye oprettelser af ansøgningsperioder kopierer altid den seneste opsætning, der har været. Laver I ændringer i en periodes opsætning, f.eks. til kriterier, screening el. dokumentation, og er der allerede oprettet perioder, der ligger efter denne, skal de kommende perioders opsætning ændres manuelt.
Alternativt kan kommende ansøgningsperioder (med gammel opsætning) slettes og oprettes på ny. Læs mere om dette her.
Del link til støtteområde (og ansøgningsperiode)
Når et støtteområde er oprettet, og du eventuelt har lavet opsætningen af en kommende ansøgningsperiode klar, kan du dele linket med ansøgere. F.eks. på fondens/foreningens egen hjemmeside eller via email til særligt udvalgte ansøgere.
Linket kan kopieres to steder i Grant Compass:
Gå til "Støtteområder" i venstremenuen og klik på de tre prikker i øverste højre hjørne af siden. Vælg "Kopier ansøgningslink".
Gå til "Ansøgninger" i venstremenuen, vælg en ansøgningsperiode og klik på de tre prikker i øverst, til højre for listevisningen. Vælg "Kopier ansøgningslink".
Linket kopieres til udklipsholderen på din enhed og kan herfra sendes direkte til ansøgere via mail o.a. eller sættes ind på jeres hjemmeside. Førstnævnte kan f.eks. være relevant, hvis bestyrelsen selv indstiller ansøgere til at søge.
Værd at vide ✅ Det er én engangshandling pr. støtteområde at indsætte linket på fondens/foreningens hjemmeside. Linket opdaterer automatisk sig selv, når der er kommet en ny frist eller hvis der er lukket for ansøgninger.
Hvis der er lukket for ansøgninger, men en kommende ansøgningsperiode på trapperne, orienteres ansøgere om dette via linket. Læs mere om ansøgers oplevelse af ansøgningsprocessen her.
Et godt fif 💡 Hvis I ønsker at publicerer uddelingernes frister, kriterier og dokumentkrav på Legatbogen.dk, vil linket til den næstkommende ansøgningsperiode automatisk offentliggøres. Læs mere om publicering på Legatbogen.dk her.
Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: