Hvis man som ekstern eller intern revisor i en fond, der benytter Grant Compass, kan man få særskilt adgang til bestemte oplysninger på platformen i forbindelse med revidering af en specifik eller flere uddelingsperiode(r).
Adgangen gives via Grant Compass' rettighedssystem og vedrører bl.a. adgang til:
Legatarfortegnelser
Søgefunktion til fremsøgning af bevilgede ansøgninger
Dokumentarkiv
Indtægtsarter samt eventuelle betalings- og skattekvitteringer
Stemmefordeling på bevilgede ansøgninger
Tildeling af rettigheder til revision
Eksterne såvel som interne revisorer kan tildeles adgang til revisionsoplysninger via et særligt sæt af rettigheder. Følgende rettigheder er som minimum nødvendige for at se relevante informationer:
"Kan godkende udvalgte ansøgere, angive uddelingsstatus og arkivere ansøgningsperioder" for adgang til legatarfortegnelse samt statisk over gennemførte bevillinger.
"Kan se og redigere information vedrørende revision" for adgang til indtægtsart, stemmefordeling og evt. betalings- og skattekvitteringer.
"Kan se dokumentområdet" for adgang til bestyrelsens øvrige bilag, såsom regnskab fra tidligere år og bestyrelsesreferater.
Kontakt din administrator eller Grant Compass' support, hvis du mangler en eller flere af ovenstående rettigheder.
Adgang til stikprøvekontrol
Skal du lave stikprøvekontrol af en ansøgning, i forbindelse med revision af uddelte legater, kan du med fordel gøre brug af søgefunktionen til at fremsøge ansøgningen. Du finder søgefunktionen under punktet "Oversigt" i venstremenuen.
Søgefunktionen giver dig mulighed for at søge på tværs af alle igangværende, tildelte eller arkiverede ansøgningsperioder, som fonden har i Grant Compass. Brug ansøgningens unikke ID eller betalingsreference til at søge.
Et godt fif 💡 Hver eneste ansøgning i Grant Compass har et unikt ansøgnings-ID på otte cifre. ID'et bruges til at genkende en ansøgning hele vejen fra behandling til den efterfølgende betaling og journalisering. ID'et er således også anvendeligt som en intern reference ved betalinger, og vil kunne ses på betalingsfiler, downloadet fra Grant Compass.
Hvis du ønsker at fremsøge en bestemt ansøgning i Grant Compass, f.eks. på baggrund af en betalingsfil og i forbindelse med revision, kan du altså finde ansøgningen ved at indsætte ID'et i søgefunktionen under menupunktet "Oversigt".
Klik på den fremsøgte ansøgning for at få den vist i højre side af skærmen.
Revision af den enkelte ansøgning
Ansøgningen består af fire forskellige faner:
Den første fane, "Ansøgning", viser ansøgningens indhold, såsom formålsbeskrivelse, bilag fra ansøger, ansøgers svar på eventuelle spørgsmål fra fonden, samt bevilget beløb. I bunden af ansøgningen finder du bestyrelsens interne kommentarspor, som eventuelt kan være benyttet i forbindelse med voteringen.
Den anden fane, "Oplysninger", indeholder de mere følsomme personoplysninger på ansøger. Her kan du bl.a. se ansøgers CPR-/CVR-nummer samt eventuelle kontooplysninger og dokumentation for kontoejerskab.
Fanen "Revision" indeholder oversigt over stemmefordeling i bestyrelsen samt ansøgningens indtægtsart. Mangler indtægtsarten at blive indstillet, kontakt da den skatteansvarlige i fonden. Læs mere om indtægtsart her. På denne fane kan du også finde eventuelle bilag til regnskab, f.eks. kvittering for skatteindberetning eller udbetaling.
Den sidste fane, "Aktivitet", giver et overblik over alle aktiviteter, der på alle tidspunkter efter modtagelsen af ansøgningen er foretaget på den specifikke ansøgning.
Legatarfortegnelse og udbetalinger
Grant Compass genererer automatisk legatarfortegnelser og statistikker over gennemførte betalinger pr. regnskabsår. Du får adgang til begge dele under menupunktet "Ansøgninger" og herefter fanen "Statistik".
Øverst i højre hjørne kan du vælge det regnskabsår, du ønsker at se resultater for. Siden består ellers af to individuelle statistikker:
Statistikken "Ansøgninger modtaget i perioden...." giver overblik over fordelingen af hhv. modtagne og bevilgede ansøgninger i regnskabsperioden. Hvis fonden arbejder med en fordeling af mere end ét støtteområde, vil statistikken også vise, hvordan antallet af ansøgninger, midler til uddeling og beløb til bevilling fordeler sig på tværs af støtteområderne.
Statistikken "Bevillinger i perioden...." giver overblik over fordelingen af hhv. bevilgede beløb og udbetalte legater. Det er bl.a. brugbart at skelne, hvis der f.eks. uddeles bevillinger, der er betinget af, at bestemte forhold overholdes.
Klik på et støtteområde i venstre side af hver statistik for at se oversigt over alle tilknyttede ansøgningsperioder/uddelingsrunder.
Øverst til højre for den nederste statistik finder du et download-ikon. Klik her for at downloade legatarfortegnelse for det valgte regnskabsår. Filen downloades automatisk i xlsx-format.
Dokumentarkiv
I Grant Compass har fonden sit eget dokumentarkiv til opbevaring af interne dokumenter og dokumenter til digital signatur. Find arkivet under menupunktet "Dokumenter".
Dokumentarkivet kan være opdelt i forskellige mapper. Mapperne er i visse tilfælde rettighedsbetinget. Hvis der derfor er et dokument eller en mappe, du ikke kan finde, kontakt da fondens administrator eller forperson.
Support
Har du spørgsmål til din brug af revisionsadgangen i Grant Compass, så kontakt vores support på support@grantcompass.com eller på tlf. 7070 7380 (i hverdage ml. kl. 10-15).