Dans votre application logistique, les commandes sont réparties en quatre onglets selon leur avancement. Chaque onglet correspond à un statut de traitement, visible uniquement côté revendeur.
À chaque étape franchie, la chronologie de l'email de confirmation de commande se met à jour automatiquement. L'acheteur sait où en est sa commande sans avoir à contacter le club, ou vous. Moins de questions de support, moins de charge pour vos équipes.
Les quatre statuts
À traiter : commande envoyée en préparation, en attente de prise en charge.
En réapprovisionnement : article(s) temporairement indisponible(s), commande en attente de réception de stock
En cours : commande en cours de préparation (personnalisation, empaquetage,…)
Traitées : commande finalisée, préparation terminée prête à être livrée.
La chronologie côté acheteur
L'acheteur voit la progression de sa commande dans l'email de confirmation reçu à la validation. Cette chronologie comporte quatre étapes :
Commande validée : affichée dès la validation de la commande
En préparation : mise à jour quand le revendeur commence à traiter la commande
En transit : mise à jour quand le revendeur notifie l'expédition
Livrée : étape finale
Traiter une commande
Depuis l'application Logistique, consultez les nouvelles commandes dans l'onglet À traiter.
Pour préparer vos commandes, téléchargez la liste des articles à préparer (picking list) via le bouton Télécharger en haut à droite. Pour le détail de la procédure, consultez l'article Préparer les commandes depuis l'application Logistique.
Cliquez sur une commande pour accéder à son détail.
Commencez la préparation : la commande bascule dans l'onglet En cours.
Une fois la préparation terminée, cliquez sur Terminer la préparation : la commande passe dans Traitées.
Envoyez l'email d'expédition à l'acheteur : cliquez sur Notifier l'expédition depuis la commande, ou notifiez plusieurs commandes d'un coup depuis l'onglet Traitées (voir Notifier plusieurs licenciés en même temps).
💡 Si un article est en reliquat, vous pouvez placer la commande En réapprovisionnement le temps de le recevoir.
Changer le statut de plusieurs commandes en même temps
Besoin de faire passer plusieurs commandes au même statut ? Sélectionnez-les directement depuis la liste.
Cochez la case de chaque commande à traiter, ou cliquez sur Tout sélectionner dans l'en-tête pour sélectionner toute la page
Une barre d'actions apparaît pour choisir le nouveau statut à appliquer à la sélection
Les statuts proposés dépendent de l'onglet dans lequel vous vous trouvez
Dans l'onglet Traitées, la barre d'actions propose aussi Notifier les licenciés pour envoyer l'email d'expédition à toute la sélection
Important: une commande déjà notifiée comme expédiée ne peut pas repasser en À traiter.
Filtrer les commandes par date
Besoin de traiter vos commandes dans l'ordre où elles sont arrivées ? Un filtre par fenêtre de date sur la Demande de traitement est disponible en haut de l'application.
Dans la barre de filtres, repérez le champ Demande de traitement.
Renseignez une date de début et une date de fin pour définir votre fenêtre.
Le filtre s'applique automatiquement aux quatre onglets (À traiter, En réapprovisionnement, En cours, Traitées).
Note: la Demande de traitement correspond au moment où la commande entre dans l'application Logistique, pas à la date à laquelle l'acheteur l'a passée. Ce délai varie selon le mode de livraison — voir Pourquoi une commande n'apparaît pas dans l'application logistique ?
💡 Tip: ce filtre aide à garder une logique FIFO et à repérer rapidement les commandes les plus anciennes en attente de traitement.
Notifier l'expédition
L'email d'expédition informe l'acheteur que sa commande est en route. Il ne part jamais automatiquement au changement de statut : c'est vous qui le déclenchez, commande par commande ou par lot.
Depuis le détail d'une commande, le bouton Notifier l'expédition est disponible dès que la commande est en cours de préparation, et reste accessible une fois la commande passée en Traitées.
Notifier plusieurs licenciés en même temps
Fini les allers-retours dans chaque commande : depuis l'onglet Traitées, envoyez l'email d'expédition à tout un lot d'acheteurs en quelques clics.
Ouvrez l'onglet Traitées.
Activez le filtre À notifier pour n'afficher que les commandes pas encore notifiées (100 par page).
Cochez les commandes concernées, ou cliquez sur Tout sélectionner.
Dans la barre d'actions, cliquez sur Notifier les licenciés.
Vérifiez la confirmation, puis validez. Elle indique le nombre de licenciés qui vont recevoir l'email.
Important: l'envoi ne peut pas être annulé. Vérifiez bien votre sélection avant de valider.
Suivre l'envoi avec la colonne Notification
La colonne Notification vous indique où en est chaque commande :
À notifier — l'email d'expédition n'est pas encore parti
Notifiée — l'email d'expédition a été envoyé
Par étiquette — l'acheteur est notifié automatiquement via l'étiquette d'expédition Colissimo
Commandes concernées par la notification par lot
Livraison au club — email d'expédition classique
Retrait en magasin — email indiquant que la commande est en route vers le magasin. La deuxième notification Commande prête à être retirée reste pour le moment à envoyer depuis chaque commande.
Livraison à domicile — uniquement si votre service de livraison ne génère pas d'étiquettes. Sinon, c'est la génération d'étiquette qui notifie l'acheteur directement via Colissimo.
FAQs
Combien de temps les commandes restent-elles dans "À traiter" ?
Elles y restent jusqu'à ce que vous les preniez en charge manuellement. Consultez cet onglet régulièrement pour éviter les retards.
L'acheteur reçoit-il un email à chaque changement de statut ?
Non. La chronologie de son email de confirmation se met à jour automatiquement, mais seules les actions Notifier l'expédition et Commande prête à être retirée (retrait magasin uniquement) déclenchent un email.
Puis-je filtrer les commandes par date ou par boutique ?
Oui. Utilisez le filtre Demande de traitement en haut de l'application pour définir une fenêtre de date, le menu Toutes les boutiques pour filtrer par club, ou recherchez directement par référence, email ou nom via la barre de recherche.
Pourquoi une commande n'apparaît pas dans l'application logistique ?
Ça dépend du mode de livraison de la commande :
Livraison à domicile et retrait en magasin : la synchronisation vers l'application logistique a lieu chaque soir. Une commande passée dans la journée apparaît dans l'onglet À traiter dès le lendemain matin.
Livraison groupée au club : la synchronisation vers l'application logistique a lieu à la fin de la durée de regroupement configurée dans les paramètres de la boutique. Par exemple, avec une durée de regroupement de 10 jours, l'intégralité de la commande groupée n'apparaît dans À traiter qu'après ces 10 jours. Pour traiter vos commandes groupées au quotidien, réduisez cette durée à 1 jour dans les paramètres de la boutique. En modifiant la durée de regroupement à 1 jour aujourd'hui, l'ensemble de la commande groupée concernée sera visible sur l'application logistique dès demain matin.
Tip: pour en savoir plus sur les délais de livraison, consultez l'article Gérer les options de livraison.