Présentation
La gestion des équipes vous permet de regrouper vos techniciens en équipes et de déléguer la gestion, la planification et le suivi des interventions aux responsables de ces équipes.
Comment fonctionne la Gestion des équipes ?
Affecter une intervention à une équipe
Lors de la création d'une nouvelle intervention, dans l'onglet "Affectation et planification", sélectionnez Intervention prise en charge par "Équipe".
Le champ "Équipe affectée" est proposé et vous invite à sélectionner l'équipe à laquelle vous souhaitez affecter l'intervention.
Depuis la tour de contrôle, "Sauvegarder" les modifications apportées.
L'intervention est maintenant considérée pour vous comme déléguée au Responsable de l'équipe affectée.
Les interventions considérées comme déléguée sont affichées en opacité réduite et marquée par l'icone "Déléguée".
Pratique : Depuis les options d'écran de votre Tableau de bord ou de la liste des intervention, vous pouvez choisir de ne pas voir les interventions que vous avez délégué aux Responsables d'équipe.
Le Responsable d'équipe
Vous êtes le Responsable de l'équipe à laquelle l'intervention a été affectée.
Vous retrouvez maintenant l'intervention sur votre Tableau de bord et dans la Liste des interventions.
Vous pouvez soit affecter l'intervention à des membres de votre équipe, ou déléguer l'intervention à une de vos sous-équipes.
Affecter l'intervention à un ou plusieurs Technicien de son équipe.
Dans l'onglet "Affectation et planification", Intervention prise en charge par, en plus du choix "Équipe", sélectionnez l'option "Technicien".
Le champ "Techniciens affectés" est proposé et vous invite à sélectionner les Techniciens à affecter parmi les membres de votre équipe.
Sélectionnez tous les techniciens pour affecter l'intervention à l'ensemble de votre équipe.
ou
Déléguer l'intervention à une de vos sous-équipes :
Dans l'onglet "Affectation et planification", remplacer "Équipe affectée" par la sous-équipes à laquelle vous souhaitez affecter l'intervention.
Le Responsable de cette sous-équipe pourra alors affecter un ou plusieurs de ses techniciens ou déléguer lui aussi l'intervention à une de ses sous-équipes.
Mise en place (Superviseur)
La mise en place de la Gestion des équipes relève de la compétence des Superviseurs.
Activer la Gestion des équipes
Pour activer la fonctionnalité "Gestion des équipes", allez dans Paramètres / Options Hop-place :
Ouvrez l'onglet "Fonctionnalités"
Cliquez pour Activer la Gestion des équipes
Valider en cliquant sur "Update" dans la colonne de droite
Définir les Responsables d'équipes
Une fois la Gestion des équipes activée, vous devez définir les utilisateurs qui seront Responsable d'équipe.
Allez dans : Comptes
Ouvrez le profil de l'utilisateur concerné
Attribuez lui le rôle "Responsable d'équipe"
Enregistrez la modification en cliquant sur "Mettre à jour le compte"
À savoir : Un utilisateur peut avoir plusieurs rôles, par exemple Responsable d'équipe et Technicien.
Créer / Modifier une équipe
Allez dans : Paramètres / Equipes
Définissez le nom de l'équipe
Si souhaité, l'équipe parente s'il s'agit d'une sous-équipe
Choisissez Le Responsable de l'équipe parmi les utilisateurs ayant le rôle Responsable d'équipe
À savoir : Si vous avez activé la fonctionnalité Gestion des Services, vous devez également sélectionner le ou les Services auxquels appartient l'équipe.
Définir les Techniciens membres d'une équipe
L'appartenance des Techniciens aux équipes se fait directement sur le profil des utilisateurs.
Allez dans : Comptes
Ouvrez le profil de l'utilisateur concerné
Dans Gestion des équipes, ajouter les équipes auxquels l'utilisateur appartient.
Enregistrez la modification en cliquant sur "Mettre à jour le compte"
Modification des paramétrages des notifications
En fonction des besoins de notifications au sein de votre organisation, nous vous invitons à mettre à jour leur paramétrage en ajoutant le destinataire "Responsable d'équipe affectée".
Besoin d'aide ?
N'hésitez pas à contacter de notre support, notre équipe se tient à votre disposition et se fera un plaisir de vous accompagner !