Dit artikel bevat een overzicht van de verschillende mogelijkheden van de koppeling en hoe deze juist werkt. Als je op zoek bent naar hoe je deze koppeling moet instellen kan je dit helpdeskartikel erbij nemen.

De koppeling met Octopus zal de facturen als boekingen wegschrijven naar de gekozen administratie. De informatie komt dus terecht onder de boekingen in het juiste dagboek.
​
Het is mogelijk om volgende zaken te synchroniseren:

Bij het synchroniseren van een factuur wordt automatisch de juiste klant/leverancier opgezocht in Octopus. Indien deze niet gevonden wordt, zal deze automatisch aangemaakt worden.

De koppeling kan zowel verkoopfacturen als aankoopfacturen synchroniseren. Dit valt apart in te stellen.
Je kan zowel individuele facturen doorsturen naar Octopus als in bulk alle nog-niet-geëxporteerde facturen doorsturen.
​
Als een factuur al geëxporteerd is naar de boekhouding komt er bovenaan een groene balk te staan met deze melding.
​
Opgelet, het is na de export naar Octopus nog steeds mogelijk om een factuur te wijzigen in IAMD. Deze wijzigingen worden niet automatisch doorgezet Octopus. Hiervoor moet je eerst de export ongedaan maken en daarna opnieuw exporteren.
​
​Een individuele factuur synchroniseren
Dit doe je door de factuur te openen en via de groene Actie-knop onderaan te kiezen voor "Exporteren naar boekhouding".
​
​In bulk alles synchroniseren
Dit doe je door naar de lijst van verkoopfacturen te gaan en onderaan de groene Actie-knop te gebruiken. Kies voor "Toon boekhouding synchronisatie".
Hier kan je de bulk-export starten en je krijgt nog de keuze om alles door te sturen, of respectievelijk alleen Verkoopfacturen of alleen Aankoopfacturen.

Indien de instelling "Betalingen vanuit Octopus naar hier synchroniseren" aanstaat, zal ons systeem elke 4u gaan kijken welke betalingen zijn binnengekomen in Octopus. Dit kan niet manueel herstart worden.
​
Octopus heeft op dit moment geen mogelijkheid om een individuele factuur te controleren op betalingsstatus, dus betalingen worden enkel in bulk geboekt.
Je kan in dit helpdeskartikel meer lezen over hoe dat precies in zijn werk gaat.

Een export naar Octopus kan je ongedaan maken door de factuur in kwestie te openen en te kiezen voor Actie > Export naar boekhouding ongedaan maken.
​
De boeking die werd aangemaakt in Octopus wordt NIET automatisch verwijderd, omdat Octopus dit niet toestaat. Je moet dus ook in Octopus deze boeking eerst verwijderen.
​
Een export kan niet in bulk ongedaan gemaakt worden. Indien dat nodig is omdat er iets foutgelopen is, contacteer ons dan op support@iamd.be.
​

Voor elke factuur wordt in Octopus de bijhorende klant of leverancier opgezocht. Indien die niet gevonden wordt, zal die aangemaakt worden.
IAMD ondersteunt ook klanten die tegelijk ook leverancier zijn. Stel dat IAMD op zoek is naar een leverancier, maar deze wordt gevonden als klant, dan zal IAMD de status van deze relatie automatisch aanpassen zodat dit ook in Octopus zowel een klant als een leverancier is (of vice versa).
​Je kan in dit helpdeskartikel meer te weten komen over hoe we precies de relaties in Octopus doorzoeken, en met welke gegevens.

Korting voor contant en kredietbeperking worden standaard weggeschreven aan de hand van de betaalconditie in Octopus, waar je een percentage voor korting voor contant en kredietbeperking kan opgeven. Het is dus belangrijk dat als je wenst gebruik te maken van deze betalingskortingen je ook de juiste betaalcondities instelt in IAMD. Dat doe je onder Instellingen => Verkoopfactuur => Betaalcondities.
Bij elke betaalconditie kan je een boekhoudkundige code ingeven. Hier dien je de code in te vullen die uit Octopus komt.
​
Het is echter ook mogelijk om het bedrag van deze betalingsrekening toe te voegen als aparte lijn op de boeking en deze op een eigen grootboekrekeningnummer te zetten. Dit doe je door onder Instellingen => Verkoopfactuur => Boekhouding aan te vinken dat de korting voor contant en/of de kredietbeperking als aparte lijn moeten worden weggeboekt. Je krijgt dan de mogelijkheid om een grootboekrekeningnummer in te vullen voor elke betaalconditie.

Bij elke BTW-code in IAMD kan je een boekhoudkundige code invullen. Dit is verplicht om de koppeling met Octopus tot stand te brengen. Stel dat er een BTW-code is waarbij dit niet is ingevuld, zal IAMD hier een melding van maken de eerste keer je een factuur probeert te exporteren waar deze BTW-code op gebruikt wordt.
​
De boekhoudkundige code die je daar invult is de code die je vindt in Octopus zelf via het menu Beheer > BTW-codes. Je zoekt dus eerst het overeenkomende BTW-percentage op. Wat er daar in de kolom 'Code' staat is wat je moet invullen bij IAMD. Let op, voorloopnullen zijn belangrijk. Het is dus "06" (zonder aanhalingstekens) en niet "6" dat je in IAMD moet invullen.
​
Je maakt best een opsplitsing in IAMD tussen BTW op aankoop en BTW op verkoop. Zo kan je ook ineens de juiste boekhoudkundige code invullen, waardoor de boekhoudkoppeling automatisch in Octopus opzoekt op welke grootboekrekeningen de verschillende bedragen geboekt moeten worden. Het is perfect mogelijk om een opsplitsing te maken tussen aankoop goederen, aankoop diensten, ... waardoor de bedragen uit IAMD zo veel mogelijk automatisch al op de juiste grootboekrekeningen terecht komen.