ניהול הוראות קבע (הארכה, שינוי תאריך וקבלות)
מה נלמד כאן?
הוראות קבע הן הבסיס ליציבות העמותה. בעמוד זה תוכלו לראות את כל התרומות המתחדשות ולבצע פעולות מתקדמות: להאריך תוקף של תרומה שעומדת להסתיים, לשנות את יום החיוב, להפיק קבלות היסטוריות או לבטל הוראה.
איך נכנסים?
היכנסו לאזור האישי של העמותה (לחיצה על שם העמותה בתפריט הפרופיל).
בתפריט הצד, לחצו על "תרומות".
בחלק העליון של המסך, עברו ללשונית "הוראות קבע".
1. סינון וייצוא נתונים
בראש הטבלה תמצאו כלי סינון שיעזרו לכם לאתר תרומות (לפי טווח סכומים, תאריכים או שם תורם).
סטטוס הוראת הקבע יופיע בעמודה 'תאריך הוראת הקבע הבאה'. אלה הסטטוסים:
פעיל - הוראת הקבע פעילה, יופיע תאריך החיוב הבא יחד עם התגית הירוקה 'פעיל'
הסתיים - הוראת הקבע הגיעה לחיוב האחרון שהוגדר לה והסתיימה באופן אוטומטי
מבוטל - כשהוראת הקבע בוטלה באופן יזום לפני שהגיעה לסיומה
תוכלו לצפות בפרטים נוספים כגון פרטי התורם, שם הקמפיין, כמות החודשים שהוגדרה לחיוב ועוד.
ייצוא לאקסל: כדי להוריד את דוח הנתונים למחשב, לחצו על כפתור "הורדה" הסגול המופיע מעל הטבלה בצד שמאל.
2. ביצוע פעולות (תפריט שלוש הנקודות)
לכל שורה בטבלה יש כפתור פעולות (⋮). לחיצה עליו תפתח תפריט עם האפשרויות הבאות:
א. הארכת תקופת הוראת קבע 🔄
במקום להקים הוראה חדשה כשהתקופה מסתיימת, ניתן להאריך אותה בקלות:
בתפריט הפעולות, בחרו "הארכת תקופת הוראת קבע".
בחלון שייפתח, לחצו על השדה "הוספת חודשים" ובחרו לכמה זמן להאריך (למשל: 06 חודשים).
חשוב: סמנו ב-V את התיבה "נא לאשר כי התורם מודע להארכה".
לחצו על "אישור".
ב. שינוי תאריך חיוב 📅
רוצים לשנות את היום בחודש בו מתבצע החיוב?
בתפריט הפעולות, בחרו "עדכן תאריך חיוב".
בשדה "בחירת יום", בחרו את היום החדש הרצוי (למשל: 02).
לחצו על "שמור".
שימו לב: השינוי ייכנס לתוקף החל מהחודש הבא.
ג. צפייה בהיסטוריה והורדת קבלות 📄
בתפריט הפעולות, בחרו "צפה בתרומות".
ייפתח חלון עם היסטוריית החיובים. ליד כל חיוב מופיע אייקון של קבלה סגולה להורדה מיידית למחשב.
ד. ביטול הוראת קבע ❌
בתפריט הפעולות, בחרו "ביטול הוראת הקבע".
המערכת תשאל אתכם האם אתם בטוחים. המשיכו לאישור הפעולה.
סיכום
ניהול חכם של הוראות קבע מונע נטישת תורמים. השתמשו בכפתור הפעולות לא רק כדי לצפות בנתונים, אלא גם כדי להאריך תרומות שמסתיימות ולהתאים את מועד החיוב לבקשת התורם – כך תשמרו על רצף ההכנסות של העמותה בקלות.











