בשלב זה תלמדו כיצד להכניס למערכת אנשי קשר חדשים, אחד אחד או מקובץ, וכן איך לייצא את רשימת אנשי הקשר הקיימת לשימוש חיצוני או לגיבוי.
הפעולות האלו מהוות בסיס לניהול תקין של הדיוורים ולשמירה על מאגר נתונים עדכני ומדויק.

לאחר שהתחברתם למערכת ה-CRM באזור העמותה, בעמוד "אנשי קשר" תוכלו להוסיף איש קשר חדש.

הוספת איש קשר: לחצו על "איש קשר חדש".

מלאו את פרטי איש הקשר (שם פרטי, שם משפחה, מייל, טלפון, כתובת, שפה ותגיות) ולחצו על "יצירת איש קשר חדש".

לאחר שהתחברתם למערכת ה-CRM באזור העמותה,

בעמוד אנשי הקשר, מעל הטבלה, תמצאו את האפשרויות "ייבוא" ו"ייצוא".

נתוני התורמים שלכם מיובאים באופן אוטומטי אל מערכת ה-CRM של Jgive. אל עמוד זה תגיעו רק אם ברצונכם להוסיף רשימת אנשי קשר נוספת לרשימה הקיימת.

ייבוא אנשי קשר ב-CRM של Jgive מאפשר להכניס למערכת רשימה קיימת של תורמים או נמענים באמצעות קובץ. כך ניתן להתחיל לעבוד עם מאגר נתונים מעודכן, מבלי להזין כל איש קשר באופן ידני.

לחיצה על "ייבוא" תפתח את עמוד "ייבוא אנשי קשר". הייבוא נעשה בשלושה שלבים: העלאה, התאמת עמודות וייבוא.

שלב 1 - העלאה: לחצו על "לחצו להעלאה" (או גררו את הקובץ לתיבה) ובחרו קובץ מהמחשב. אפשר להעלות קובץ מכל מערכת: CSV, TSV או Excel (XLS, XLSX). אין צורך בתבנית מוכנה, והכותרות וסדר העמודות לא חייבים להתאים לשום פורמט. לאחר בחירת הקובץ לחצו על "המשך".

שלב 2 - התאמת עמודות: בעמוד זה מחברים כל עמודה מהקובץ שלכם לשדה ב-CRM. המערכת מזהה בעצמה עמודות נפוצות (למשל "שם פרטי", "מייל", "טלפון"), ואת השאר תוכלו לחבר לשדה קיים או ליצור עבורן שדה מותאם אישית חדש. עמודה שלא תרצו לייבא - בטלו את הסימון "לכלול עמודה זו בייבוא". כשכל שדות החובה מחוברים, לחצו על "ייבוא אנשי קשר".

שלב 3 - ייבוא: בסיום תופיע ההודעה "הייבוא הושלם", עם מספר השורות בקובץ, כמה עובדו וכמה יובאו. תוכלו לבדוק כאן שכמות השורות תואמת לכמות השורות בקובץ שייבאתם. שורות שדולגו (למשל שורה בלי כתובת מייל) יופיעו ברשימה מתחת למספרים.

וזהו! כעת אנשי הקשר שבקובץ התווספו לרשימת אנשי הקשר שלכם. לייבוא קובץ נוסף לחצו על "ייבוא נוסף", ולחזרה לטבלה לחצו על "חזרה לאנשי הקשר".

ייצוא אנשי קשר במערכת ה-CRM של Jgive מאפשר להוריד את רשימת אנשי הקשר הקיימת לקובץ מסודר, לצורכי גיבוי, ניתוח נתונים או שימוש חיצוני. אם סיננתם את הטבלה, הקובץ יכלול רק את אנשי הקשר שבסינון.

בלחיצה על "ייצוא" ייפתח החלון "ייצוא אנשי קשר". העמודות שמוצגות בטבלה מסומנות מראש, ואפשר לסמן גם עמודות נוספות (כולל עמודות שמוסתרות מהטבלה). לחצו על "ייצוא", ורשימת אנשי הקשר תורד למחשבכם כקובץ CSV. הקובץ יישמר בתיקיית "הורדות", ותוכלו לגשת אליו משם בכל עת.

רוצים לשמור על כל איש קשר מידע ייחודי לעמותה שלכם (למשל: קהילה, אזור מגורים או סטטוס טיפול)? צרו שדות משלכם.

השדה החדש יופיע בכרטיס של כל איש קשר, ותוכלו להציג אותו בטבלה ולכלול אותו בקובץ הייצוא.

אתם קובעים אילו עמודות יוצגו בטבלת אנשי הקשר ובאיזה סדר.

הבחירה נשמרת אוטומטית. העמודות שבחרתם יסומנו מראש גם בחלון הייצוא.

בהצלחה!!!