Stocker un document dans la section Fichiers du client
Utilisez cette option pour les plans de traitement, les formulaires d'accueil, les évaluations, les lettres, les fiches d'exercices, les ressources et les autres documents que vous voulez garder organisés avec un client.
Ouvrez Clients.
Sélectionnez le client.
Ouvrez Fichiers.
Sélectionnez Téléverser ou glissez des fichiers dans la section Fichiers.
Choisissez une catégorie pour chaque fichier. C'est facultatif, mais voyez ci-dessous pourquoi c'est important.
Vous pouvez téléverser jusqu'à 50 fichiers à la fois. Les formats acceptés sont PDF, DOC, DOCX, PNG, JPG, JPEG, TXT, Markdown et RTF.
Dans la section Fichiers, vous pouvez filtrer, catégoriser, télécharger ou retirer des fichiers, et partager un fichier avec le client par son portail. Vous pouvez aussi associer des éléments pertinents de votre bibliothèque de ressources Klarify.
Une catégorie change la façon dont vos notes sont rédigées
La plupart des catégories sont des étiquettes qui vous aident à organiser et à filtrer. Plan de traitement est différente.
Quand un fichier au dossier d'un client est classé dans la catégorie Plan de traitement, Klarify le lit chaque fois qu'il rédige une note pour ce client. La note est alors rédigée en fonction des objectifs, de l'approche et des interventions de ce plan. Il n'y a rien d'autre à activer.
Cela a deux conséquences :
Si vous téléversez un plan sans lui attribuer de catégorie, vos notes ne l'utiliseront pas.
Klarify doit pouvoir lire le texte. Une photo, une capture d'écran ou un PDF numérisé sans couche de texte se téléversera et s'affichera normalement, mais Klarify ne pourra pas le lire et vos notes ne l'utiliseront pas. Utilisez un fichier PDF, DOCX, RTF, Markdown ou texte brut pour un plan que Klarify doit utiliser.
Consultez Plans de traitement dans Klarify pour le processus complet, y compris comment joindre un plan à une conversation Klara et comment demander à Klara d'en rédiger un.
Transformer un texte historique en séance et en note
Utilisez cette option quand vous avez une ancienne transcription, une note d'évolution ou un autre texte, et que vous voulez que Klarify crée une séance et génère une note à partir de ce texte.
Ouvrez Enregistrer.
Sélectionnez Téléverser.
Choisissez Texte. Sur les petits écrans, le bouton peut s'appeler Téléverser du texte.
Collez le texte.
Sélectionnez le client ou le groupe et terminez la configuration de la séance.
Générez la note et révisez-la.
Téléverser un document dans la section Fichiers du client ne crée pas, à lui seul, de séance ni de note. Le document est stocké et, s'il s'agit d'un plan de traitement, il servira aux prochaines notes.
Associer une conversation Klara à un client ou à un groupe
Pour garder une conversation Klara avec le bon dossier client :
Ouvrez la conversation Klara.
Ouvrez le menu d'options à côté du champ de saisie de la conversation.
Sélectionnez Associer au dossier du client.
Choisissez un client ou un groupe.
La conversation s'affiche alors dans la section Conversations de ce client ou de ce groupe. Cela range la conversation avec le dossier du client, mais ne joint pas automatiquement tous les fichiers du client à chaque message à Klara.