Binnen de webapplicatie van Koning Apestaart is het mogelijk om berichten te sturen naar één, meerdere of alle ouders.
Deze berichten komen terecht op het dashboard in ouderhoek. Ouders krijgen hier een notificatie van, eventueel ook via e-mail als ouders dit ingesteld hebben. Als opvangmedewerker of verantwoordelijke ontvang je de e-mail ook ter controle.
Naast berichten sturen, kan je ook een aankondiging maken naar alle ouders (eerder voor een boodschap van algemeen nut). Hoe je dit doet, lees je in dit artikel:
Het verschil tussen een aankondiging en een bericht, lees je onderaan dit artikel.
Bericht sturen naar ouder(s)
Om een bericht te sturen naar ouders, ga als volgt te werk:
Klik links op Communicatie.
Klik op Ouders.
Klik bovenaan op + bericht verzenden naar meerdere ouders.
Selecteer de afzender in het dropdown menu (deze optie verschijnt enkel als je een bericht verstuurt vanuit koepelniveau).
Typ je bericht.
Voeg eventuele emoji's 😊 toe om je bericht wat leven in te blazen. 🌬
Voeg een bestand toe als dit nodig is.
Duid aan voor wie het bericht bestemd is:
- Alle ouders.
- Ouders van kinderen...
die vandaag aanwezig zijn.
met een actief opvangplan.
met geboortejaar... (selecteer het geboortjaar in het dropdown menu)
in groep(en). (vink de juiste kindgroepen aan)
...
- Manuele selectie (selecteer de ouders).Klik onderaan op Bericht verzenden.
GOED OM WETEN:
Je kan ook opmaak en externe weblinken toevoegen aan je bericht. Je vindt hier meer informatie over in dit artikel:
Bericht zoeken
Via de filters bovenaan zoek je gericht naar bepaalde berichten die al verzonden zijn.
Je kan filteren op naam van de klant of op naam van de vestiging (enkel op koepelniveau).
Duid de juiste filter aan en klik op Filter toepassen.
Berichten opvolgen
Links in het menu verschijnt er een getal naast Ouders. Dit getal geeft het aantal nieuwe, ongelezen berichten weer.
Wanneer je klikt op een klant, wordt de communicatie geopend met die klant:
Rechtsonder in een bericht zie je de datum en het uur waarop een bericht gestuurd is.
Wanneer er een blauw vinkje staat, is het bericht gelezen door de ouder. Als je met je muis over het blauwe vinkje beweegt, kan je zien wanneer de ouder het bericht gelezen heeft.
Wat is het verschil tussen een bericht en een aankondiging?
AANKONDIGING:
Een aankondiging is altijd gericht naar ALLE ouders. Ouders markeren dit als 'gelezen' als ze dit gezien hebben in de ouderhoek. Ze kunnen hier niet op reageren of antwoorden. Aankondigingen worden gebruikt voor boodschappen van algemeen nut. Aankondigingen kunnen opgemaakt worden door opvangverantwoordelijken en koepels.
BERICHT:
Een bericht stuur je naar één ouder, meerdere ouders (bv. van een bepaalde leefgroep) of alle ouders. Ouders kunnen hier wel op reageren. Tenslotte kunnen ouders ook zelf een bericht sturen naar de opvang vanuit de ouderhoek. Berichten kunnen opgemaakt worden door opvangverantwoordelijken, koepels en onthaalouders.
GOED OM WETEN:
Enkel ouders met een actieve klantfiche ontvangen de berichten. Wanneer een klantfiche gearchiveerd is, worden er naar deze ouder(s) geen berichten gestuurd.
Hoe je een klantfiche dearchiveert, vind je terug in dit artikel:
Ouders die geen gebruik maken van de ouderhoek en dus geen verbonden account hebben, ontvangen WEL de communicatie via e-mail. Dit op voorwaarde dat hun e-mailadres ingevuld staat in het luik 'gekende personen' in de klantfiche.
Opgelet: Deze ouders kunnen de berichten ENKEL lezen, maar kunnen hier NIET op reageren of antwoorden. Wil je dat ouders kunnen antwoorden? Dan maken deze ouders een account aan en verbind je hun account in de klantfiche.
Hoe je dit doet, lees je in dit artikel:
Een bericht dat verstuurd wordt naar ouders, wordt ook altijd via e-mail verstuurd. Wanneer je als opvangmedewerker of verantwoordelijke een bericht stuurt naar meerdere ouders, ontvang je de e-mail ook. Zo check je of de e-mail goed geleverd is bij de ouders.