In dit artikel vind je een stappenplan voor het opmaken en publiceren van de vergoedingen.
Ben je al wat vertrouwd met het opmaken van vergoedingen? Raadpleeg dan onze checklist met korte aandachtspunten via dit artikel:
Goed om weten:
Zorg er eerst voor dat de verdeelsleutel of verdelingspercentages juist ingesteld zijn.
Hoe je dit doet, lees je in dit artikel:Zorg ervoor dat de facturatie voor de maand waarvoor je vergoedingen opmaakt, volledig afgerond is.
Hoe je dit doet, lees je in dit artikel:
STAPPENPLAN:
1. Check of alle onthaalouders hun maand hebben afgesloten.
Door wie? Onthaalouder OF koepelbeheerder
Hoe en waar?
Door onthaalouder:
- Klik links op Financiën.
- Klik op Vergoedingen.
- Check of de maand afgesloten is door de onthaalouder (screenshot hieronder).
Als koepelbeheerder de maand afsluiten:
- Klik links op Financiën.
- Klik op Vergoedingen.
- Open de maand waarbij de status OPEN staat.
- Klik op Goedkeuren vanuit koepel.
Er verschijnt bovenaan een pop-up venster met de vraag of je zeker bent.
Als je 100% zeker bent, klik je op OK.
Niet zeker? Klik op Annuleren.
2. Genereer de vergoedingen.
OPGELET: Vergoedingen en uitkeringen worden apart gegenereerd!
Hoe en waar?
- Klik links op Financiën.
- Klik op Vergoedingen.
- Klik op de maand (die afgesloten is door onthaalouder of koepel) waarvoor je de vergoedingen wilt opmaken.
- Open het eerste tabblad Vergoedingen.
- Klik bovenaan op + vergoedingen genereren.
Er verschijnt bovenaan een pop-up venster met de vraag of je zeker bent.
Als je 100% zeker bent, klik je op OK.
Niet zeker? Klik op Annuleren.
Het kan even duren vooraleer alle vergoedingen gegenereerd zijn. Er verschijnt een pop-up venster met een draaiend aapje. Dit venster mag je gerust wegklikken. Het systeem genereert ondertussen verder. Na verloop van tijd zijn alle vergoedingen gegenereerd.
3. Bekijk, vergelijk en controleer volgende zaken:
A) Het aantal gegenereerde vergoedingen (zie A op screenshot hieronder).
Is het aantal gegenereerde vergoedingen vergelijkbaar met voorbije maand(en)? Is dit realistisch? Als er hier een groot verschil is, kan het zijn dat er ergens iets niet klopt.
De voorbije maand(en) raadpleeg je via Financiën > Vergoedingen.
B) Het totaalbedrag van de onkostenvergoedingen (zie B op screenshot hieronder).
Is het totaalbedrag van de onkostenvergoedingen vergelijkbaar met voorbije maand(en)? Is dit realistisch? Als er hier een groot verschil is, kan het zijn dat er ergens iets niet klopt.
De voorbije maand(en) raadpleeg je via Financiën > Vergoedingen.
C) Vergelijk het totaalbedrag van de aangerekende diensten (zie C op screenshot hieronder).
Is het totaalbedrag van de aangerekende diensten vergelijkbaar met voorbije maand(en)? Is dit realistisch? Als er hier een groot verschil is, kan het zijn dat er ergens iets niet klopt.
De voorbije maand(en) raadpleeg je via Financiën > Vergoedingen.
Alles gedubbelcheckt? Goed gedaan! We zijn er bijna. 😊 Ga snel naar stap 4.
TIP: Je ziet makkelijk en snel waar je zit in het vergoedingsproces door de groene tijdlijn bovenaan. Deze verschuift mee bij elke stap in het proces.
4. Publiceer de vergoedingen.
Klik bovenaan op Maand afsluiten.
Er verschijnt bovenaan een pop-up venster met de vraag of je zeker bent.
Als je 100% zeker bent, klik je op OK.
Niet zeker? Klik op Annuleren.
5. Download het betaalbestand.
- Klik bovenaan op Betaalbestand downloaden.
- Bezorg dit bestand aan je bank.
6. Download het vergoedingsbestand en uitbetalingsbestand
OPGELET: Enkel van toepassing als je een extern boekhoudprogramma gekoppeld hebt aan onze software!
- Klik bovenaan op Vergoedingsbestand downloaden (zie 1 op onderstaande screenshot).
- Klik bovenaan op Uitbetalingsbestand downloaden (zie 2 op onderstaande screenshot).
- Geef beide in in je boekhoudprogramma.
7. Rond de periode af.
Klik bovenaan op Betaalbestand is verzonden.
Er verschijnt bovenaan een pop-up venster met de vraag of je zeker bent.
Als je 100% zeker bent, klik je op OK.
Niet zeker? Klik op Annuleren.
De vergoedingen voor die maand zijn dan volledig afgerond.
8. Genereer de uitkeringen.
- Open het tweede tabblad Uitkeringen.
Klik bovenaan op + uitkeringen genereren.
Er verschijnt bovenaan een pop-up venster met de vraag of je zeker bent.
Als je 100% zeker bent, klik je op OK.
Niet zeker? Klik op Annuleren.
Het kan even duren vooraleer alle uitkeringen gegenereerd zijn. Er verschijnt een pop-up venster met een draaiend aapje. Dit venster mag je gerust wegklikken. Het systeem genereert ondertussen verder. Na verloop van tijd zijn alle uitkeringen gegenereerd.
Je ziet ook dat het bolletje op de groene tijdlijn volledig rechts staat:
Vanaf dan zijn de vergoedingsbrieven/C220B's ook beschikbaar in het medewerkersportaal.
Hoera! Je hebt de finish bereikt. 😄
In het overzicht van de vergoedingen (Financiën > Vergoedingen) staat dat de maand volledig afgerond is.
GOED OM WETEN:
Uitkeringen mag je altijd opnieuw genereren, maar vergoedingen NIET.