In dit artikel vind je een checklist terug waar je best rekening mee houdt bij het opmaken, publiceren en downloaden van vergoedingen.
Heb je graag meer uitleg? Dan vind je een uitgebreid stappenplan terug in dit artikel:
CHECKLIST:
Check of de verdelingspercentages (verdeelsleutel) juist zijn ingesteld.
(Beheer > Vergoedingsinstellingen)
Zorg dat de facturatie voor die maand al afgerond is.
(Financiën > Facturatieperioden)
Check of onthaalouders hun maand hebben afgesloten.
(Financiën > Vergoedingen)
OF
Sluit als koepelbeheerder zelf de maand af.
(Financiën > Vergoedingen > Openstaande maand openen > Goedkeuren vanuit koepel)
Genereer de vergoedingen.
(Financiën > Vergoedingen > Tabblad vergoedingen > + vergoedingen genereren)
Bekijk, vergelijk en controleer volgende zaken:
- Aantal gegenereerde vergoedingen vergelijken met voorbije maand(en). Vergelijkbaar en realistisch?
- Totaalbedrag van de onkostenvergoeding vergelijken met voorbije maand(en). Vergelijkbaar en realistisch?
- Totaalbedrag van de aangerekende diensten vergelijken met voorbije maand(en). Vergelijkbaar en realistisch?
Publiceer de vergoedingen.
(Klik bovenaan op Maand afsluiten, groene knop)
Download het betaalbestand en bezorg aan je bank.
(Klik bovenaan op Betaalbestand downloaden)
Download het vergoedingsbestand en uitbetalingsbestand en geef deze in in je boekhoudprogramma (OPGELET: Enkel als er een extern boekhoudprogramma gekoppeld is aan onze software!).
(Klik bovenaan op Vergoedingsbestand downloaden en Uitbetalingsbestand downloaden)
Rond de periode af.
(Klik bovenaan op Betaalbestand is verzonden, groene rechthoek)
Genereer de uitkeringen.
(Financiën > Vergoedingen > Tabblad uitkeringen > + uitkeringen genereren)
GOED OM WETEN:
Uitkeringen mogen altijd opnieuw gegenereerd worden, maar vergoedingen NIET.