Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
Minijobs sind geringfügige Beschäftigungen mit höchstens 538 Euro monatlichem Entgelt. Beim 538-Euro-Minijob darf das Arbeitsentgelt monatlich 538 Euro nicht übersteigen.
❗️Wichtig:
Ein Beschäftigter im Minijob ist in rechtlicher Hinsicht ein Arbeitnehmer in Teilzeit. Deshalb hat er die gleichen Ansprüche wie jeder andere Beschäftigte auch.
Ein Minijobber hat Anspruch auf bezahlten Urlaub sowie Entgeltfortzahlung bei Krankheit und an Feiertagen. Auch für Minijobs gilt der gesetzliche Mindestlohn: Wer also beispielsweise 12,41- Euro verdient, darf höchstens 43,35 Stunden monatlich arbeiten, um die 538-Euro-Grenze (Fachbegriff: Geringfügigkeitsgrenze) nicht zu überschreiten.
2. Wie gehe ich mit Nebentätigkeit / Mehrfachbeschäftigung bei Minijobbern um?
Wenn Sie einen Minijobber einstellen möchten, fragen Sie vorab im Personalfragebogen nach weiteren Beschäftigungen.
Wird der Minijob neben einer anderen Beschäftigung ausgeübt, so gilt:
Beschäftigungen | Geht das? | Erklärung |
Hauptbeschäftigung und 538-Euro-Minijob
| Ja | Neben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung kann ein Arbeitnehmer einen weiteren Nebenjob auf 538-Euro-Basis ausüben. Im Minijob wird der Arbeitnehmer dann lediglich in der Rentenversicherung versicherungspflichtig. Hiervon kann er sich aber auf Antrag befreien und sich diesbezüglich auch beraten lassen. |
Mehrere 538-Euro-Minijobs mit Gesamtentgelt größer 538 Euro
| Nein | Mehrere 538-Euro-Minijobs sind zusammenzurechnen und bei einem Gesamtentgelt von regelmäßig mehr als 538 Euro im Monat sozialversicherungspflichtig. |
Mehrere 538-Euro-Minijobs mit Gesamtentgelt kleiner 538 Euro
| Ja | Wenn die Grenze von 538 Euro nicht überschritten wird, sind alle Beschäftigungen Minijobs und somit nicht sozialversicherungspflichtig. Mehrere Minijobs dürfen aber nur dann gleichzeitig ausgeübt werden, wenn keine Hauptbeschäftigung vorliegt |
Damit Sie sich ganz sicher sind, Haben wir hier unseren FAQ-Artikel, der beschreibt wie Mitarbeiter*innen mit Mehrfachbeschäftigung angelegt und abgerechnet werden.
3. Wie lege ich de Minijobber:in an & was muss ich beachten?
a) Befreiung von der Rentenversicherungspflicht für Minijobber
Minijobber und geringfügig Beschäftigte können sich von der Rentenversicherung befreien lassen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt werden (§ 6 Abs. 1b Sozialgesetzbuch 6).
Dazu braucht es einen entsprechenden Antrag des neuen Minijobbers innerhalb des Monats, in dem dieser die Arbeit aufnimmt. Mehr Infos direkt bei der Minijob-Zentrale.
Minijob Standard oder Rentenversicherungsfrei - was ist für Arbeitgeber besser?
Für Sie als Arbeitgeber bleibt die Entscheidung des Mitarbeiters ohne finanzielle Auswirkung: Es geht ausschließlich darum, ob der Mitarbeiter Leistungsansprüche der Rentenversicherung erwerben und dafür Beiträge zahlen möchte, oder eben nicht. Sie zahlen keinen Cent mehr oder weniger - egal wie sich Ihr Minijobber entscheidet.
Legen Sie den Mitarbeiter also einfach so an, wie er das möchte und gegebenenfalls per Antrag dokumentiert. Legt der Mitarbeiter den Antrag innerhalb der Monatsfrist vor, legen Sie ihn als Minijob - rentenversicherungsfrei an.
Ohne Antrag ist der korrekte Status Minijob - Standard.
Monatsfrist nicht verpassen - so gehen Sie vor
Leiten Sie dem neuen Minijobber den LINK auf den Formularantrag weiter oder händigen Sie einen ausgedruckten Antrag aus.
Bitten Sie Ihn, den Antrag direkt auszufüllen und unterschrieben zurück zu geben. Falls das nicht möglich sein sollte, sollten Sie den Rücklauf überwachen.
Darauf sollten Sie unbedingt achten:
Will der Mitarbeiter Beiträge sparen und damit auf Leistungsansprüche verzichten, brauchen Sie den Antrag - datiert spätestens mit Monatsende des Beschäftigungsbeginns - unterschrieben zurück. Andernfalls legen Sie den Mitarbeiter als Minijob - Standard an.
Bestätigten Sie den Antragseingang ebenfalls mit Datum innerhalb des Monats, in dem er die Arbeit aufgenommen hat.
Nehmen Sie den Antrag zu den Lohnunterlagen des Mitarbeiter. Er verbleibt bei Ihnen als Arbeitgeber und ist nicht an die Minijob-Zentrale weiterzuleiten.
Mitarbeiter-Vorteile und -Nachteile des rentenversicherungsfreien Minijobs
Lässt sich ein Minijobber nicht von der Rentenversicherungspflicht befreien, zahlt er selbst anteilig Beiträge zur Rentenversicherung - aktuell in Höhe von 3,6 Prozent aus seinem Bruttoverdienst. Das wären maximal 19,37 € pro Monat wenn Sie zum Beispiel die Minijob-Grenze von 538 € als monatlich feststehende Vergütung vereinbart haben - bei niedrigerem Verdienst entsprechend weniger.
Stellt der Mitarbeiter keinen Befreiungsantrag, wird er als Minijob - Standard angemeldet. Er profitiert dadurch nicht von Ansprüchen bei der Rentenversicherung, die ihm bei Beitragszahlung (= Minijob - Standard) möglicherweise zustehen, zum Beispiel:
möglicherweise einen früheren Altersrentenbeginn
die Beitragszahlung wirkt sich auch rentensteigernd aus
auch ein Anspruch auf Erwerbsminderungsrente kann durch Minijob mit Beitragszahlung entstehen oder aufrecht erhalten bleiben
Rehabilitationsleistungen
Ausführlichere Informationen für seine Entscheidung findet Ihr Mitarbeiter auf Seite 2 des Befreiungsantrags der Minijob-Zentrale. Dort wird auch auf eine telefonische Beratungsmöglichkeit über die Auskunfts- und Beratungsstelle der Deutschen Rentenversicherung verwiesen.
Nachträglicher Wechsel - späterer Befreiungsantrag
Entscheidet sich ein Minijobber erst später - also nach der Monatsfrist, sich befreien zu lassen, wäre der Status erst ab Monatsbeginn möglich, in dem er den Antrag stellt. Wenden Sie sich in diesem Fall an den lexoffice Lohn & Gehalt Support.
Besonderheit bei parallel ausgeübtem, weiteren Minijob
Übt Ihr Minijobber bereits einen Minijob bei einem anderen Arbeitgeber aus und behält seinen Status, weil in Summe die 538 €-Grenze nicht überschritten wird, gilt für beide Minijobs derselbe Status:
ist der Mitarbeiter in einem weiteren zuvor begonnenen Minijob rentenversicherungsfrei, so trifft dies zwingend auch auf den bei Ihnen ausgeübten Minijob zu
beginnt der Mitarbeiter später einen weiteren Minijob bei einer anderen Firma, so ist er dort so anzumelden, wie bei Ihnen.
b) Wie lege ich de Minijobber:in an?
Das ist ganz simpel.
Öffnen Sie den Bereich Mitarbeiter
Drücken Sie den Button „Mitarbeiter hinzufügen“
Wählen Sie zwischen Minijob Standart oder Minijob RV-frei
c) Wechsel von Minijob-Rentenversicherungsfrei auf Standard
Legt Ihnen der Mitarbeitende einen Befreiungsantrag von der Rentenversicherungspflicht vor, so gilt diese Befreiung von der Rentenversicherung für die gesamte Dauer der Beschäftigung und für alle weiteren Beschäftigungsverhältnisse des Mitarbeitenden.
Eine Rückkehr zur Rentenversicherungspflicht (Minijob-Standard) ist nicht möglich.
❗️Wichtig: Bei Unterbrechungen des Beschäftigungsverhältnisses durch Abwesenheiten ohne Entgeltfortzahlung, wie beispielsweise längerer Krankheit des Minijobbers, bleibt der Befreiungsantrag weiterhin gültig, da das Beschäftigungsverhältnis nur unterbrochen wurde und nicht beendet ist.
4. Sendet lexoffice die Anmeldung/Abmeldung an die Minijobzentrale?
Kurze Antwort: selbstverständlich! 🤩
Damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, versendet lexoffice viele Meldungen automatisch. Selbstverständlich auch an die Minijob Zentrale. 😎
✅ Im SV-Bereich übernehmen wir folgende Meldungen:
Beitragsnachweise
Sofortmeldungen
SV-Meldungen (An-, Ab- und Entgeltmeldungen)
Umlage-Erstattungsanträge bei Arbeitsunfähigkeit, Beschäftigungsverbot und Mutterschaft
Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaft
Änderungen der Betriebsdaten (Anschrift, Ansprechpartner usw.)
GKV-Monatsmeldungen
A1-Meldungen (Entsendung)
✅ An das Finanzamt senden wir folgende Meldungen:
ELStAM-Meldungen (An-, Ab- und Ummeldungen)
Lohnsteuer-Anmeldung
Lohnsteuerbescheinigung
5. Was muss ich bei der Besteuerung eines Minijobbers beachten?
Bei 538-Euro-Minijobs dürfen Sie als Arbeitgeber die Art der Besteuerung bestimmen. Sie entscheiden, ob der Minijob pauschal mit zwei Prozent versteuert wird oder individuell nach der Lohnsteuerklasse. Bitte berücksichtigen Sie dabei die finanzielle Gesamtsituation Ihrer Angestellten, damit keine Nachteile entstehen. Ziehen Sie zur fachlichen Klärung ihr Steuerbüro hinzu.
Pauschalversteuerung:
Die einheitliche Pauschsteuer in Höhe von zwei Prozent beinhaltet:
Lohnsteuer
Kirchensteuer (Das gilt auch für Minijobber, die einer Religionsgemeinschaft angehören, für die keine Steuern erhoben werden.)
Solidaritätszuschlag.
Arbeitgeber zahlen die Pauschsteuer zusammen mit den übrigen Abgaben an die Minijob-Zentrale.
❗️Wichtig: Bei der Pauschalversteuerung muss keine Lohnsteueranmeldung (LStA) / Lohnsteuerbescheinigung (LStB) für den/die Mitarbeiter*in erstellt werden
Individuelle Besteuerung:
Wählen Sie eine individuelle Besteuerung für den Minijob, hängt die Höhe des Lohnsteuerabzugs von der Lohnsteuerklasse ab. Dieses Verfahren ist aufwendiger als die Zahlung der einheitlichen Pauschsteuer an die Minijob-Zentrale.
Bei 538-Euro-Minijobbern*innen mit den Lohnsteuerklassen I – IV fällt keine Lohnsteuer an, sofern keine anderen Einkünfte vorliegen. In diesem Fall kann eine individuelle Besteuerung vorteilhafter sein als eine Pauschalversteuerung.
Bei 538-Euro Minijobbern*innen mit den Lohnsteuerklassen V oder VI ergeben sich bereits bei einem geringen Verdienst Lohnsteuerabzüge.
❗️Wichtig: Die individuelle Steuer müssen Sie nicht an die Minijob-Zentrale zahlen, sondern an das zuständige Finanzamt.
Warum zahlen Angestellte bei einem Entgelt unter 175 EUR diesen Betrag in die Rentenversicherung?
Minijobber*innen müssen immer aus mindestens 175 EUR pro Monat Beiträge zur Rentenversicherung zahlen. Das kann zu unerwartet hohen Abzügen für Mitarbeiter:innen mit niedrigem monatlichen Brutto aus dem Minijob führen.
Ein Beispiel:
Ein Minijobber (Standard) hat ein Monatsbrutto von lediglich 100 € monatlich.
Sie als Arbeitgeber zahlen daraus zur RV nur die üblichen 15 % Pauschalbeitrag, also 15 EUR.
Insgesamt sind aber aus 175 EUR der Beitragssatz von 18.6 % zu zahlen, also 32,55 EUR.
Der Mitarbeiter bleibt also auf (32,55 EUR ./. 15 EUR =) 17,55 € sitzen.
Das ist leider ausdrücklich vom Gesetzgeber so gewollt - lexoffice setzt das vorschriftsgemäß um.
❗️Wichtig: Wenn nach individuellen Besteuerungsmerkmalen abgerechnet wird, erstellt lexoffice automatisch eine Lohnsteueranmeldung (LStA)/ Lohnsteuerbescheinigung (LStB).
Mein Minijobber soll die Pauschalversteuerung übernehmen - geht das?
Der Gesetzgeber hat ihnen als Arbeitgeber verschiedene Möglichkeiten eingeräumt bestimmte lohnsteuerliche Bezüge pauschal zu versteuern. Wesentliches Merkmal der pauschalen Lohnsteuer ist, dass diese grundsätzlich von ihnen zu übernehmen ist.
Sie sind somit Steuerschuldner.
Im Innenverhältnis können Sie die Steuerschuldnerschaft auf ihren Mitarbeiter übertragen. In diesem Fall spricht man von einer Abwälzung der pauschalen Lohnsteuer auf den Arbeitnehmer.
In lexoffice ist dieses Vorgehen nicht automatisch vorgesehen. Wenn Sie die pauschale Lohnsteuer auf Ihre Mitarbeiter:innen abwälzen möchten, dann melden Sie sich bitte beim Support. Wir können Ihnen hierfür ein manuelles Entgelt anlegen.
Sie müssen den Betrag dann selbst ermitteln und monatlich bei den Mitarbeiter:innen abziehen.
👉 Dieses Vorgehen sollten Sie unbedingt mit ihrem Steuerbüro abklären.
6. Steuer-ID - Warum muss ich die Steuer-ID bei der Pauschalversteuerung angeben?
Ab dem 1. Januar 2022 müssen Arbeitgeber:innen immer die Steuer-ID ihrer Minijobber:innen an die Bundesknappschaft übermitteln - auch bei pauschaler Versteuerung.
❗️Wichtig: Es werden in diesem Zusammenhang keine Daten beim Finanzamt abgerufen, die Informationen gehen lediglich an die Bundesknappschaft (Minijobzentrale).
Bei Beschäftigungsverhältnissen, die über den 31.12.2021 hinaus gehen, muss die zusätzliche Angabe bereits zum Zeitpunkt der Dezember-Abrechnung 2021 vorhanden sein, damit die entsprechenden Meldungen korrekt erfolgen können.
💡Tipp: Kümmern Sie sich frühzeitig um die Steuer-ID Ihrer Arbeitnehmer:innen, damit Sie nicht unter Zeitdruck geraten.
Die Steuer-ID finden Ihre Beschäftigten folgendermaßen:
Auf der Lohnsteuerbescheinigung,
dem Einkommensteuerbescheid,
dem Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern bei der erstmaligen Vergabe einer Steuer-Identifikationsnummer oder
dem Schreiben des Finanzamts im Oktober / November 2011 mit der Information über die gespeicherten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (kurz: ELStAM).
Sind diese Dokumente nicht auffindbar oder ist noch keine Steuer-ID vorhanden, können Sie Ihre Beschäftigten darauf hinweisen, dass sich diese auf der Seite des Bundeszentralamts für Steuern beantragen lässt.
Tragen Sie in lexoffice Lohn & Gehalt die Steuer-ID einfach in den Daten des Mitarbeitenden ein.
❗️Hinweis: Bitte nehmen Sie dazu keine Änderungen der Beschäftigungsart oder der Art der Lohnsteuerermittlung vor.
Das war's für Sie. lexoffice verschickt automatisch die erforderlichen Daten zur richtigen Zeit. 🎉
7. Warum ist bei meinem Minijobber als Krankenkasse die Knappschaft vorausgewählt?
Zuständig für Beiträge und Meldungen der geringfügig Beschäftigten ist nicht die Krankenkasse des Arbeitnehmers, sondern immer die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Die Knappschaft-Bahn-See (die auch eine Krankenkasse ist) agiert bei Minijobs als Träger der Rentenversicherung (§ 28i SGB IV)
Privatversichert vs. gesetzlich Versichert, was muss ich angeben?
Tragen Sie gesetzlich ein, wenn der Mitarbeiter im Personalfragebogen als Krankenkasse eine AOK, Betriebs-, Innungskrankenkasse oder BARMER, TK, DAK & Co eingetragen hat.
Das trifft auch zu, wenn der/die Minijobber*in nicht selbst Mitglied einer gesetzlichen Kasse ist, sondern über einen Angehörigen familienversichert ist.
Gibt er an privat krankenversichert zu sein, fallen die pauschalen Beiträge zur Krankenversicherung an die Minijobzentrale weg.
8. Wie gehe ich mit Minijobbern um, die nicht durchgehend eingesetzt werden?
Es ist gelebte Praxis, dass Minijobber, die als Aushilfen angestellt werden, nicht zwangsläufig jeden Monat eingesetzt werden.
Da Sie als Arbeitgeber:in jedoch in der Regel wissen, dass die Minijobber:in erst Monate später wieder zum Einsatz kommt, tragen Sie (natürlich) keinen Austritt ein. In diesen Monaten ohne Einsatz führen Sie für die betroffenen Mitarbeiter Null-Abrechnungen durch.
So pragmatisch diese Herangehensweise ist: sie steht leider im Konflikt mit der Sozialgesetzgebung, die dieses Vorgehen ausdrücklich untersagt.
Was muss ich machen, um meine Abrechnung abzuschließen?
Glücklicherweise gibt es mehrere Optionen, wie Sie die Abrechnung dennoch abschließen können:
Empfehlung der Krankenkassen 1: beenden Sie das Beschäftigungsverhältnis zum Vormonat, wenn der Minijobber im aktuellen Monat nicht eingesetzt wird. 😢
Empfehlung der Krankenkassen 2: geben Sie dem Mitarbeiter Geld. 😑
Empfehlung für Pragmatiker: erfassen Sie für den betroffenen Monat (vom Monatsersten bis zum Monatsletzten) eine unbezahlte Abwesenheit, wie zum Beispiel "Unbezahlter Urlaub". 😉
Mit allen genannten Optionen können Sie die Abrechnung fortsetzen und den Monatswechsel erledigen.
Stichwortsuche: Knappschaft, Minijob, geringfügig Beschäftigte, 520, 420, 538, Aushilfe, Pauschsteuer, Minijobber, mini