Ofrecemos 3 opciones diferentes de procesos de aprobación, que definen cómo se crea una publicación, desde la fase de borrador hasta que está publicada y activa en tu canal de redes sociales.
También disponemos de Flujos de trabajo Personalizados en determinados planes. El Flujo de trabajo Personalizado te permite asignar automáticamente usuarios a estados de publicaciones concretos y bloquear el movimiento en el estado de una publicación hasta que actúe el usuario solicitado.
Procesos de aprobación
1. El flujo de trabajo original [Original Workflow] te permite revisar y aprobar publicaciones con 6 estados diferentes (borrador, pendiente de aprobación, necesita edición, programado y publicado) [Draft, Pending Approval, Requires Edit, Approved, Scheduled, and Published]. Este flujo de trabajo es perfecto cuando varios colaboradores participan en el proceso de aprobación.
👥✚ Más de 1 colaborador a cargo de la aprobación
✅+7 7 estados de la publicación diferentes (borrador, pendiente de aprobación, necesita edición, aprobado, programado, publicado y cancelado) [Draft, Pending Approval, Requires Edits, Approved, Scheduled, Published, and Canceled].
2. Flujo de trabajo ligero [Lite Workflow] programa automáticamente las publicaciones aprobadas con 5 estados de la publicación diferentes (borrador, pendiente de aprobación, necesita edición, programado y publicado) [Draft, Pending Approval, Requires Edit, Scheduled, and Published]. Este flujo de trabajo es perfecto cuando un único colaborador está al cargo del proceso de aprobación.
👤 1 colaborador a cargo de la aprobación
✅+6 6 estados de la publicación (borrador, pendiente de aprobación, necesita edición, programado, publicado y cancelado) [Draft, Pending Approval, Requires Edits, Scheduled, Published and Canceled]
3. Flujo de trabajo cero [Zero Workflow]: programa automáticamente las publicaciones aprobadas con 3 estados de la publicación diferentes (borrador, programado y publicado) [Draft, Scheduled, and Published]. Este flujo de trabajo es perfecto cuando un único colaborador está al cargo del proceso de aprobación.
🚫 Sin pasos de aprobación
✅+4 4 estados de la publicación (borrador, programado, publicado y cancelado) [Draft, Scheduled, Published, and Canceled].
📝Nota: el flujo original es el flujo de trabajo predeterminado, por lo que recomendamos que realices las actualizaciones necesarias en el flujo de trabajo de un calendario Por ejemplo, si solo hay un colaborador responsable por la aprobación, no hay motivo para mantener un flujo de trabajo original puesto que tu colaborador tendrá que actualizar el estado de la publicación dos veces (aprobar y programar), en lugar de programar automáticamente la aprobación.
¿Cómo actualizar el Proceso de aprobación?
Ir a Configuración del calendario
Ir a la pestaña de Flujo de trabajo
Elige el flujo de trabajo que mejor se adapte al calendario
Confirma el cambio seleccionando Sí
📝 Nota: independientemente del flujo de trabajo que elijas, el colaborador responsable por el siguiente paso tendrá que ser asignado cuando el estado de una publicación se actualice para que sean informados y notificados Consulta en nuestro artículo aquí las razones por las que tú o tu colaborador podéis no estar recibiendo notificaciones.
2. Flujos de trabajo personalizados (Custom Workflows)
El Flujo de trabajo personalizado te permite controlar los Activadores de asignación y las Restricciones de estado en sus calendarios.
1. El Activador de asignación automáticamente asignará los usuarios una vez que el estado de una publicación o anuncio se actualice. En lugar de asignar las publicaciones manualmente a tus colaboradores, ahora puedes establecer un Activador para que asigne usuarios automáticamente para los diferentes estados de las publicaciones con base en tus ajustes de flujo de trabajo personalizados.
Por ejemplo, puedes tener a uno o varios colaboradores asignados automáticamente a una publicación una vez que pase al estado Pendiente de aprobación [Pending Approval].
Puedes crear varios Activadores de asignación en un calendario, pero solo se puede crear un Activador por Estado de la publicación. Siempre puedes borrar o actualizar el Activador según lo necesites.
Comprender los Campos del activador de asiganción
Al Entrar en Estado: este es el estado de la publicación en el que el Activador asignará usuarios cuando pase al estado seleccionado
Operación
Añadir a asignados: añadir usuarios a los usuarios actualmente asignados
Sustituir Asignados: sustituir asignados actuales solo con los usuarios que aparecen en el Activador
Asignar a: estos son los usuarios que estarán asignados al iniciar el estado
2. Estado protegido: requiere la acción de uno o varios usuarios para que la publicación pase al estado protegido. Esto es útil si deseas que las publicaciones sean aprobadas por usuarios específicos o para evitar que los usuarios programen publicaciones antes de que la publicación haya sido aprobada por usuarios específicos.
Cuando que todos o alguno de los usuarios requeridos haya realizado las acciones oportunas, cambiaremos automáticamente el estado de la publicación al Estado protegido.
Comprender los Campos de estados protegidos
Al Entrar en Estado: este es el estado de la publicación que será bloqueado a menos que se lleven a cabo las acciones requeridas para pasar al estado seleccionado
Solicitar
Todos los usuarios definidos en esta Protección: especifica si todos los usuarios seleccionados deben actuar.
Todos los usuarios definidos en esta Protección: especifica si alguno de los usuarios seleccionados puede actuar para actualizar el estado de la publicación
Usuarios para Actuar: estos son los usuarios que tendrán que actuar para entrar en el estado protegido
Estados subsecuentes
Permitir: permitir a los usuarios saltarse el estado protegido o cambiar manualmente el estado de la publicación a un estado futuro (ej. crear una publicación y luego publicarlo incluso con un Estado protegido programado)
Bloquear: evita que los usuarios se salten el Estado protegido y los “Bloquea” si no quieres que los usuarios se salten este estado
Anulable por: Los usuarios incluidos en la lista pueden permitir que se anule manualmente el estado protegido. Esta configuración puede ser útil en casos en los que el colaborador esté, por ejemplo, de vacaciones o indisponible.
Cómo anular un estado protegido
Seleccionar manualmente el estado pretendido (ej. aprobado)
Seleccionar el estado de nuevo en el menú desplegable
Clicar en Anular
📝 Nota: si una publicación se cambia de nuevo a un estado anterior al estado protegido, entonces las acciones requeridas deben ser realizadas nuevamente por los usuarios asignados
Existen Flujos de trabajo personalizados [Custom Workflows] para suscriptores del Plan Avanzado y superiores. Puedes crear Flujos de trabajo personalizados desde la pestaña Flujo de trabajo de Configuración del calendario.
¡Más información sobre los Flujos de trabajo en el Webinario Flash sobre Flujos de trabajo personalizados!
También ofrecemos un Webinar centrado en la Colaboración avanzada [Advanced Collaboration].