Vídeo Tutorial:
Passo a Passo:
Fazer o controle financeiro de pagamentos é uma atividade fundamental para se realizar uma boa gestão da Empresa e das Obras. Este controle influencia nos saldos de contas bancárias, no fluxo de caixa (empresa e das Obras) e no controle dos custos realizados das obras.
Para lançar novas contas a pagar, acesse a rotina de Lançamentos, em: Financeiro → Pagamentos → Lançamentos.
Em seguida, clique em +Novo para adicionar um novo Pagamento.
Inicie o lançamento informando o "Valor" do pagamento e para quem você está pagando em "Pago a":
Utilize o campo Descrição para inserir um comentário sobre o lançamento. No campo de Nº do Documento, coloque o número referente à nota fiscal de compra.
É obrigatório informar a Categoria a qual o lançamento se refere. A Categoria irá direcionar o lançamento para as rotinas de Gestão, no módulo de Obras, e para o Fluxo de Caixa/Resultados no módulo Financeiro. É possível adicionar novas Categorias.
Informe a Condição de Pagamento e as datas de Vencimento do pagamento. Não se esqueça de preencher também a Data de Competência, Quem Paga (saiba mais clicando aqui), Forma de Pgto, Conta, vincular a uma Ordem de Compra ou Entrada de Estoque. Além disso, também é possível lançar suas retenções.
Use o campo Arquivos para anexar a nota fiscal, o boleto ou qualquer outro documento relacionado à despesa.
Um dos campos mais importantes que deve ser informado durante o lançamento é o Centro de Custo. Trata-se da apropriação do lançamento, podendo ser direcionado para a Empresa ou para a Obra:
Empresa: refere-se às despesas indiretas de produção. Exemplo: Aluguel de escritório, Salário do pessoal administrativo, Telefone Fixo, Treinamento, etc.
Obra: refere-se às despesas diretas de produção. Exemplo: Mão de Obra, Materiais, Aluguel de Equipamentos, etc.
Para apropriar o lançamento para uma Obra, no campo Centro de Custo selecione Obra.
Durante a apropriação de custos informe o nome Obra. Uma boa prática é informar também o nome da Etapa, e do Item (Serviço) o qual o lançamento se refere.
Rolando um pouco para baixo, é possível alterar o valor da apropriação ou a porcentagem à ser apropriada nesta obra/etapa/item. Esta funcionalidade é muito útil para quando é preciso ratear valores em mais de uma obra ou em mais de uma etapa/item da mesma obra.
Clique em "OK" para continuar.
A apropriação representa o custo Realizado de uma Obra, e poderá ser comparado com os custos Orçados na rotina de Gestão, do módulo de Obras.
Para fazer o rateio do pagamento em mais de uma obra ou em outra etapa/item da mesma obra, clique no botão “+Centro de Custo”.
Para concluir o rateio é necessário que o somatório dos custos seja o mesmo do valor total do lançamento. É possível fazer o rateio entre Obras diferentes ou dentro da mesma Obra, porém serviços diferentes.
Com tudo preenchido, basta clicar em Salvar!
Dica 1: Caso queira lançar uma nova despesa para a mesma Obra, clique em Salvar e Inserir novo.
Dica 2: Caso já tenha pago essa despesa, marque a caixinha "Pago" e escolha a data de Pagamento.
Para gerenciar os seus pagamentos lançados, vá à rotina de Pagamento: Financeiro → Pagamentos
A tela inicial da rotina de Pagamentos apresenta, por ordem Cronológica, as contas a pagar ou em aberto conforme os lançamentos feitos na rotina de Lançamentos de Contas a Pagar. É possível ordenar as contas por ordem de Vencimento, Pagamento ou Competência.
A Busca Avançada poderá ajudar a encontrar um pagamento específico, filtrando por: Conta Bancária, Pago a, Grupo, Categoria, Centro de Custo, Quem Paga, Condições, Forma de Pagamento, Ordem de Compra, Retenções e Conciliação. Além disso, é possível utilizar o filtros A pagar hoje, A pagar em 7 dias e A pagar em 30 dias.
Ao aplicar os filtros, é possível emitir relatórios com os dados filtrados, seja em Excel ou PDF. Para isso basta clicar no ícone na parte superior do sistema, conforme imagem abaixo. Não se esqueça de habilitar o botão de "Exibir" (ao fim da tela) para mostrar o somatório do seu relatório:
Para dar baixa em uma conta a pagar, basta clicar na caixa branca ao fim da linha do pagamento, e o sistema irá considerar a data do dia. Caso queira trocar a data da baixa, basta clicar sobre a mesma na coluna "Pago".
No caso de uma baixa mais detalhada, basta clicar sobre a linha do pagamento, e será carregada uma nova tela. Nesta tela, você pode inserir o valor inteiro ou parcial da baixa, juros, desconto, alterar data de Pagamento, Conta Bancária, Forma de Pagamento, e, além disso, inserir o seu Comprovante de Pagamento nos Arquivos.
Clique aqui para acessar outros artigos da rotina de Pagamentos, como por exemplo: pagamento parcelado, recorrente, emissão de recibos, retenções, entre outros!
Espero ter conseguido te ajudar.
Caso ainda esteja com dúvidas, nos chame no Chat de Suporte!🚀
Um abraço!
Equipe Mais Controle 👷🏽