Au lieu de saisir un NIP, votre personnel peut glisser une carte pour se connecter au workstation. C'est plus rapide derrière un bar occupé, et ça évite que les NIP circulent d'une personne à l'autre.
Ce qu'il vous faut
Toute carte à bande magnétique fonctionne — une vieille carte-cadeau, une carte de fidélité, même une carte de chambre d'hôtel. Vous n'avez rien à acheter chez nous. Il vous faut aussi un lecteur de carte sur le poste de travail.
1. Décider si la carte est optionnelle ou obligatoire
Ouvrez le rôle POS de votre personnel et définissez la Méthode de connexion :
Carte ou NIP — la personne peut glisser sa carte ou saisir son NIP. Un bon point de départ.
Carte seulement — la personne doit glisser sa carte.
⚠️ Distribuez les cartes avant de régler un rôle à Carte seulement. Quiconque dans ce rôle n'ayant pas de carte ne pourra pas entrer par lui-même, et il faudra qu'un gérant l'autorise chaque fois.
2. Donner une carte à chaque personne
Ouvrez l'employé dans le back office — enregistrez-le d'abord s'il est nouveau — et repérez Carte de connexion. Ensuite, saisissez le numéro de la carte, ou cliquez sur Glisser la carte et glissez-la sur le lecteur.
Vous verrez Carte assignée une fois enregistré. Remplacer permet de changer de carte, Retirer l'efface.
Quelques points à savoir :
Une carte par personne. Rien ne vous empêche d'assigner la même carte à deux personnes, mais le POS ne pourra plus les distinguer. Gardez une carte par employé.
Les cartes sont par restaurant. Si quelqu'un travaille dans deux de vos succursales, donnez-lui une carte dans chacune.
Le numéro de la carte est conservé de façon sécurisée et n'est plus affiché ensuite : écrivez sur les cartes ou tenez votre propre liste si vous voulez savoir qui a quoi.
3. Se connecter en glissant la carte
Votre personnel glisse sa carte à l'écran de connexion et entre directement — aucun NIP requis.
Si un glissement ne semble rien faire, vérifiez qu'aucune fenêtre n'est ouverte par-dessus l'écran de connexion. Fermez-la et glissez de nouveau.
Le lecteur ne fonctionne pas? Un gérant peut autoriser l'accès
À l'écran de connexion, ouvrez Autorisation du gérant. Un gérant saisit son propre NIP dans NIP du gérant, puis l'employé saisit le sien.
L'autorisation dure 30 secondes et couvre une seule connexion : il faut donc la répéter pour chaque personne, chaque fois.
Le rôle du gérant doit avoir la permission nécessaire. Mieux vaut la configurer sur vos rôles de gérant maintenant que de s'en rendre compte un vendredi soir à 19 h.
Pourquoi l'écran de connexion fait-il attendre tout le monde?
Après cinq tentatives ratées, vous verrez Trop de tentatives échouées. Réessayez dans 5s. Le délai s'allonge à chaque nouvelle erreur, jusqu'à cinq minutes. Il se libère de lui-même après 15 minutes, ou dès que quelqu'un réussit à se connecter.
À savoir : le délai s'applique à tout le poste de travail, pas seulement à la personne qui s'est trompée. Si quelqu'un cherche son NIP en plein service, envoyez-le à un autre poste plutôt que de le laisser réessayer.
Si vous voyez un de ces messages
Glissement de carte requis — ce rôle est réglé à Carte seulement : le NIP ne fonctionnera pas. Glissez la carte, ou demandez à un gérant de faire une autorisation.
Impossible de lire la carte. Veuillez réessayer. — le lecteur n'a pas bien lu la carte. Glissez de nouveau, un peu plus lentement et régulièrement.
Employé inexistant — cette carte n'est assignée à personne dans ce restaurant. Vérifiez la Carte de connexion sur sa fiche d'employé, et rappelez-vous que les cartes sont configurées par succursale.
Connexion invalide — la carte ou le NIP n'a pas été reconnu.
Gérant introuvable ou permission manquante — soit ce n'était pas le NIP d'un gérant, soit son rôle n'a pas la permission de faire des autorisations.
Des cartes qui cessent de fonctionner juste après une mise à jour — contactez le soutien. Ne réassignez pas les cartes de tout le monde.