Esta funcionalidade permite realizar a contagem de estoque diretamente pelo WhatsApp, com agendamento automático, lembretes e ajuste de estoque em tempo real.
SUMÁRIO
INFORMAÇÕES
PRÉ-REQUISITOS
Antes de começar, você precisa ter:
Ingredientes e insumos cadastrados no sistema;
Número de WhatsApp do responsável pela contagem.
COMO CADASTRAR UMA CONTAGEM
1. No menu lateral, acesse 'Contagem de Estoque';
2. Clique no botão '+ Criar nova contagem';
3. Preencha os campos:
Nome da Contagem: Digite um nome que facilite a identificação da contagem (ex: "Contagem Semanal - Secos");
Responsável pela contagem: Selecione ou cadastre a pessoa que fará a contagem.
4. Para cadastrar o 'Responsável', coloque o nome e informe o número que receberá as mensagens;
5. Defina se a contagem será 'Recorrente' ou 'Apenas um vez'.
Recorrente: Para contagens que se repetem (diária, semanal, mensal);
Apenas um vez: Para contagens pontuais, realizada uma única vez.
Se for escolhido a opção ''Recorrente'', é necessário selecionar os dias da semana em que a contagem deve acontecer e definir o horário em que o responsável receberá uma notificação no WhatsApp.
6. Na seção de seleção de itens, escolha quais ingredientes ou grupos serão contados;
7. Clique em 'Salvar programação' para concluir o cadastro, assim contagem foi criada e o responsável receberá as notificações no WhatsApp nos horários programados.
COMO REALIZAR A CONTAGEM PELO WHATSAPP
QUANDO CHEGAR O HORÁRIO AGENDADO
1. O responsável receberá uma mensagem do Saipos Estoque no WhatsApp;
OBSERVAÇÃO: A mensagem chegará automaticamente no dia e horário que você configurou.
2. Toque no botão 'Iniciar Contagem' na mensagem recebida;
3. Preencha o campo 'QUANTIDADE' de cada item com a quantidade física contada;
4. Após preencher todos os requisitos, clique em 'Enviar';
5. Confirme para finalizar, o sistema atualizará automaticamente a posição de estoque, gerando entradas ou saídas de acordo com as diferenças encontradas;
6. Após concluir o processo via WhatsApp, é dada automaticamente a baixa/entrada por ajuste, baseada nas quantidades atuais informadas anteriormente.
PARA ADIANTAR OU FAZER A CONTAGEM ANTES DO HORÁRIO
ATENÇÃO! Esta opção estará disponível somente após a primeira contagem de estoque.
1. Abra o WhatsApp e localize a conversa com ‘Saipos Estoque’;
2. Envie a mensagem "olá";
3. Selecione o botão 'Minhas contagens' > 'ver contagens';
4. O chatbot apresentará as contagens disponíveis para você, selecione a contagem deseja e clique em 'iniciar contagem';
5. Para realizar a conferência, preencha o campo 'QUANTIDADE' de cada item com a quantidade física contada;
6. Após preencher todos os requisitos, clique em 'Enviar';
7. Confirme para finalizar, o sistema atualizará automaticamente a posição de estoque, gerando entradas ou saídas de acordo com as diferenças encontradas;
8. Após concluir o processo via WhatsApp, é dada automaticamente a baixa/entrada por ajuste, baseada nas quantidades atuais informadas anteriormente.
COMO EDITAR, CANCELAR OU EXCLUIR CONTAGENS
Na tela inicial do menu ‘Contagem de estoque’, além de aplicar filtros para a busca de rotinas, é possível também realizar ações em contagens já cadastradas, como editar, cancelar e excluir.
1. Abra o menu lateral, acesse 'Contagem de Estoque';
2. Localize a contagem desejada > clique em 'ações' (3 pontinhos);
PARA EDITAR
1. Clique em 'Editar';
2. Altere as informações necessárias (responsável, a periodicidade, etc) e clique em 'Salvar'.
PARA CANCELAR
1. Clique em 'Cancelar';
2. Confirme o cancelamento.
ATENÇÃO! O comportamento do cancelamento depende do tipo de contagem.
Contagem Recorrente: Cancela apenas a contagem da semana atual. A próxima contagem agendada será realizada normalmente.
Contagem Individual: Altera o status da contagem para 'Cancelada'.
PARA EXCLUIR
1. Clique em 'Excluir';
2. Confirme a exclusão conforme a situação:
Se a contagem for recorrente, o sistema perguntará o que você deseja excluir:
'Excluir apenas este': Remove somente a contagem da semana atual. As demais contagens agendadas nas próximas semanas não serão afetadas e continuarão acontecendo normalmente;
'Excluir este e os próximos': Remove permanentemente a contagem da semana atual e todas as futuras. A rotina de contagem será completamente excluída do sistema.
Se a contagem for individual, ela será excluída imediatamente ao confirmar.
ATENÇÃO! Esta ação não pode ser desfeita.
COMO REALIZAR A CONFERÊNCIA DA CONTAGEM
A conferência da contagem de estoque é uma validação entre a conclusão da contagem pelo WhatsApp e o ajuste no sistema, realizada a partir de um usuário com permissão para analisar as quantidades, aceitar os itens com diferença ou solicitar uma recontagem. Segue passo a passo de como utilizar a funcionalidade.
1. Para ativar a conferência de contagem de estoque na loja, acesse Menu > Configurações > Estoque e marque “Sim” na opção “Utiliza conferência de estoque?”. Com a configuração ativa, as contagens realizadas pelo WhatsApp passam pela conferência no sistema antes que as diferenças identificadas gerem ajustes no estoque;
2. Para que o usuário possa criar e conferir contagens de estoque, é necessário habilitar as permissões “Contagem de estoque” e “Conferência de Contagem de Estoque”. Essa configuração é feita em Menu > Usuários e Permissões;
3. Ao acessar Menu > Contagem de Estoque, o usuário visualiza as contagens do período selecionado. Para consultar contagens anteriores, basta ajustar as datas inicial e final e clicar em Aplicar filtros;
Status das contagens de estoque:
Aguardando Contagem: A contagem foi criada e aguarda a data e o horário programados para ser enviada pelo WhatsApp à pessoa responsável;
Enviada: A contagem foi enviada à pessoa responsável pelo WhatsApp, mas ainda não foi concluída;
Aguardando Conferência: A pessoa responsável concluiu a contagem, que agora aguarda conferência no sistema;
Finalizada: A contagem foi realizada e sua conferência foi concluída;
Cancelada: A contagem ou recontagem foi cancelada pela pessoa responsável via WhatsApp ou por um usuário diretamente no sistema.
4. Quando houver contagens aguardando conferência, o sistema exibirá uma notificação acima dos filtros. Ao clicar em “Verificar conferências”, o usuário visualizará apenas as contagens com status “Aguardando Conferência”;
5. Para acessar a conferência, o usuário clica nos três pontos da coluna Ações, à direita da data de realização, e seleciona “Conferir contagem”;
6. Ao selecionar “Conferir contagem”, o usuário acessa a tela de análise da contagem de estoque. Nela, é possível visualizar o total de insumos contados, identificar quais apresentam diferença em relação ao estoque atual e analisar os detalhes de cada item antes de aceitar a contagem ou solicitar uma recontagem;
7. Na tela de conferência, os indicadores apresentam o total de ingredientes contados e mostram quantos estão sem diferença ou com diferença em relação ao estoque atual. Os filtros “Todos”, “Com diferença” e “Sem diferença” permitem visualizar cada grupo separadamente. Para localizar um item específico, o usuário pode pesquisar pelo nome no campo “Buscar ingrediente”;
8. Para cada insumo, a tabela apresenta a quantidade contada, o estoque atual, a diferença entre as quantidades e o impacto financeiro do possível ajuste. Os itens sem diferença não precisam de aceite.
Para aceitar a quantidade de um ingrediente com diferença, o usuário clica no ícone da coluna “Aceitar contagem”. Também é possível marcar vários ingredientes pelas caixas de seleção e escolher “Aceitar contagem” ou “Gerar recontagem” para os itens selecionados;
9. Após selecionar os ingredientes que precisam de nova contagem, o usuário clica em “Gerar recontagem”. O sistema exibe uma janela com a lista dos itens selecionados e solicita a confirmação para criar uma nova contagem;
10. Ao clicar em “Criar contagem”, o usuário segue para a tela em que poderá revisar os dados da recontagem antes de concluí-la.
11. Na etapa de seleção de insumos, os ingredientes escolhidos para recontagem já aparecem marcados. O usuário pode incluir outros ingredientes, caso queira que eles também façam parte da nova contagem;
12. Após a confirmação dos ingredientes, a recontagem fica programada. Na data e no horário definidos, a pessoa responsável recebe uma mensagem pelo WhatsApp para iniciá-la. Caso queira antecipar a recontagem, pode enviar “oi” ao chatbot e iniciá-la antes do horário agendado, da mesma forma que em uma contagem comum;
13. Após receber a mensagem pelo WhatsApp ou antecipar o início da recontagem, a pessoa responsável deve informar as quantidades dos ingredientes solicitados e finalizar a contagem pelo chatbot;
14. Após a conclusão da recontagem pelo WhatsApp, ela passa a aparecer na tela de Contagem de Estoque com o status “Aguardando Conferência”. O usuário pode, então, acessar o registro para conferir as quantidades informadas;
15. Na conferência da recontagem, o usuário analisa as quantidades informadas e as compara com o estoque registrado no sistema. Se algum ingrediente precisar de nova verificação, pode selecioná-lo para gerar outra recontagem. Para os itens cujas quantidades foram confirmadas, pode aceitar a contagem;
16. Após conferir as quantidades, o usuário seleciona os ingredientes que deseja confirmar e clica em “Aceitar contagem”;
17. Ao clicar em “Aceitar contagem”, o sistema exibe uma janela com os ajustes que serão registrados nas movimentações de estoque dos ingredientes com diferença. Após a confirmação, esses ajustes são realizados automaticamente;
18. Após a confirmação dos ajustes, a contagem passa a constar como “Finalizada” na tela de conferência. Os ajustes realizados no estoque também ficam registrados, conforme mostrado abaixo:
