Welche Pausenregeln gibt es?
Feste Pausen
Gesetzliche Pausen (DE)
Keine festgelegte Pausenregel
Feste Pausen
Mit festen Pausenregeln können vordefinierte Pausenzeiten im Anwesenheitsplan hinterlegt werden. Diese werden automatisch in die Arbeitszeiterfassung übernommen, sobald eine Anwesenheit eingetragen wird. So bleiben Berechnungen der Arbeitszeit konsistent, während Mitarbeitende ihre Pausen bei Bedarf trotzdem manuell anpassen oder überschreiben können.
Funktionsweise
Feste Pausen werden automatisch angewendet, wenn
eine Mitarbeiterin vor Beginn der Pausenzeit eincheckt, oder
ein Tag nachträglich eingetragen wird. In diesem Fall ist die Pause bereits im Formular vorausgefüllt.
Die hinterlegte Pause wird automatisch von der Arbeitszeit abgezogen, kann aber jederzeit manuell geändert oder gelöscht werden.
Einstellungen
Es können bis zu drei feste Pausenregeln pro Anwesenheitsplan festgelegt werden. Jede Pause muss innerhalb der definierten Arbeitszeiten liegen und darf sich nicht mit anderen Pausen überschneiden. Die Dauer kann zwischen 15 und 120 Minuten gewählt werden (in 15-Minuten-Schritten).
Hinweis
Feste Pausenregeln dienen der Vereinfachung und Vereinheitlichung der Zeiterfassung. Sie prüfen keine manuell eingegebenen Zeiten und ersetzen keine gesetzliche Pausenvalidierung.
Gesetzliche Pausen (DE)
Sorgt automatisch für die Einhaltung des deutschen Arbeitszeitgesetzes auf Basis der Nettoarbeitszeit. Das System prüft die erforderlichen Pausen und erläutert alle automatischen Anpassungen transparent.
Konfiguration
Die Funktion kann für jeden Anwesenheitsplan individuell aktiviert oder deaktiviert werden. Es ist dabei immer nur eine Pausenregel-Art aktiv sein. Entweder festen oder gesetzlichen Pausenregel. Nach der Aktivierung ist keine weitere Einrichtung erforderlich
Grundlegender Prüfablauf
Das System prüft automatisch, ob alle gesetzlichen Pausen eingehalten werden. Mitarbeitende geben dazu ihre Start und Endzeit sowie, falls gewünscht, manuelle Pausen ein.
Anschließend berechnet das System die Gesamtarbeitszeit und wendet die passenden Pausenregeln an. Wenn nötig, werden Pausen automatisch eingefügt, verlängert oder angepasst. Jede Änderung wird in einem Hinweisdialog erklärt, den Mitarbeitende bestätigen oder ablehnen können. Alternativ lassen sich die Zeiten auch manuell korrigieren.
Pausenregeln nach Arbeitsdauer
Das System prüft automatisch, ob die gesetzlichen Pausen eingehalten werden.
Bis 6 Stunden Arbeit ist keine Pause nötig. Ab mehr als 6 Stunden wird die Nettoarbeitszeit begrenzt oder eine Pause eingefügt.
Zwischen 6,5 und 9,5 Stunden sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, ab 9,75 Stunden mindestens 45 Minuten.
Bei mehr als 10 Stunden Arbeitszeit erscheint ein Hinweis, dass die gesetzliche Grenze überschritten wurde.
Automatische Anpassungen
Das System nimmt bei Bedarf automatische Anpassungen vor, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Wenn erforderlich, werden Standardpausen automatisch nach sechs und neun Stunden Arbeitszeit eingefügt.
Kurze Pausen von weniger als 15 Minuten werden auf die gesetzlich vorgeschriebene Mindestdauer verlängert, während ungültige Pausen, etwa solche außerhalb der Arbeitszeit oder mit negativer Dauer werden entfernt werden. Überschreitet die Nettoarbeitszeit die zulässigen Grenzen, wird die Endzeit entsprechend angepasst.
Außerdem sorgt das System dafür, dass kein Arbeitsblock länger als sechs Stunden ohne Pause andauert, indem es bei Bedarf zusätzliche Pausen einfügt.
Hinweise
Die Regel gilt nur für Zeiteinträge mit Start- und Endzeit. Manuelle Pausen werden akzeptiert, sofern sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, also mindestens 15 Minuten dauern und korrekt innerhalb der Arbeitszeit liegen. Mitarbeitende dürfen auch längere Pausen nehmen, als gesetzlich vorgeschrieben. Wichtig ist jedoch, dass die Nettoarbeitszeit niemals länger als 6 oder 9 Stunden ohne Pause sein darf.
Einschränkungen
Wenn ein Eintrag durch den Nachtschichtmodus automatisch um Mitternacht geschlossen wird, erfolgt keine Pausenprüfung oder Bestätigungsabfrage, da der Nutzer nicht reagieren kann. Da Anwesenheitszeiten ohnehin manuell überprüft werden müssen, wird die Regel später beim Bearbeiten angewendet.
Das System prüft nur zusammenhängende Arbeitsblöcke, also pro Start / Ende -Zeitraum. Die Pausenregel gilt nicht über mehrere Zeiteinträge hinweg. Dies entspricht dem gesetzlichen Prinzip der „ununterbrochenen Arbeit“. Siehe auch: Kann ich mehrere Anwesenheitszeiten an einem Tag eintragen?
Einträge, die über Mitternacht hinausgehen, werden als zwei separate Tage gespeichert. Das System kombiniert sie nicht automatisch zur Prüfung. Dadurch kann theoretisch eine fehlende Pausenprüfung entstehen, wenn eine Schicht über Mitternacht hinausgeht. Siehe auch: Wie funktioniert die Pausenprüfung bei Nachtschichten?