Globale Erinnerungen aktivieren
Navigiere zu Rechnungen → Einstellungen → Zahlungserinnerungen. Aktiviere den Schalter „Automatische Erinnerungen aktivieren", damit konfigurierte Regeln auf alle zutreffenden Rechnungen angewendet werden. Wenn der Schalter deaktiviert ist, werden keine automatischen Erinnerungen versendet – unabhängig von den konfigurierten Regeln.
E-Mail-Vorlagen erstellen
Bevor du Erinnerungsregeln anlegen kannst, benötigst du mindestens eine E-Mail-Vorlage. Klicke auf „+ E-Mail-Vorlage hinzufügen" und fülle folgende Felder aus:
Name der Vorlage: Interner Name zur Identifikation
Betreffzeile: Betreff der E-Mail
Nachrichtenvorlage: Text der E-Mail
In Betreff und Nachricht kannst du Variablen verwenden, z. B. {invoice_number}, {issue_date}, {total_value}, {company_name}, {entity_iban}, {entity_bic}. Über „Alle Variablen" siehst du die vollständige Liste.
Bestehende Vorlagen lassen sich über das Dropdown auswählen und direkt bearbeiten. Eine Vorlage kann nicht gelöscht werden, solange sie von einer Erinnerungsregel verwendet wird.
Erinnerungsregeln erstellen
Klicke auf „+ Erinnerungsregel hinzufügen", um eine neue Regel zu erstellen. Bestehende Regeln lassen sich über das Stift-Symbol bearbeiten oder löschen. Du kannst mehrere Regeln anlegen, z. B. eine Erinnerung kurz vor Fälligkeit und eine Mahnung einige Tage danach.
Eine Regel hat folgende Felder:
Name der Erinnerung: Interner Name zur Identifikation, z. B. „Mahnung – 7 Tage nach Zahlungsziel"
Zeitpunkttyp: Zahlungserinnerung (vor Fälligkeit) oder Mahnung (nach Fälligkeit)
Mahnstufenintervall (Tage): Anzahl der Tage vor oder nach dem Fälligkeitsdatum, an dem die Erinnerung ausgelöst wird
Aktiv: Nur aktive Regeln werden verarbeitet. Inaktive Regeln werden übersprungen.
E-Mail-Vorlage auswählen: Welche E-Mail-Vorlage für diese Regel verwendet wird. Eine Vorlage muss ausgewählt sein, damit die Regel gespeichert werden kann. Betreff und Nachrichtentext werden aus der Vorlage übernommen und können nur in der Vorlage selbst bearbeitet werden.
Wann wird eine Erinnerung versendet?
Eine Erinnerung wird nur gesendet, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Zahlungserinnerung
Die Rechnung wurde noch nicht vollständig bezahlt
Die Rechnung ist in N Tagen fällig
Die Unternehmenseinstellung „Automatische Erinnerungen aktivieren" ist aktiv
Die Rechnungseinstellung „Automatische Erinnerungen" ist für diese Rechnung aktiv
Mahnung
Die Rechnung wurde noch nicht vollständig bezahlt
Die angegebene Anzahl an Tagen seit dem Fälligkeitsdatum ist vergangen
Die Unternehmenseinstellung „Automatische Erinnerungen aktivieren" ist aktiv
Die Rechnungseinstellung „Automatische Erinnerungen" ist für diese Rechnung aktiv
Erinnerungen pro Rechnung steuern
Unabhängig von den globalen Einstellungen kannst du automatische Erinnerungen für einzelne Rechnungen aktivieren oder deaktivieren. Beim Bearbeiten einer Rechnung sowie in der Detailansicht einer ausgestellten Rechnung findest du den Schalter „Automatische Erinnerungen".