Um papel em branco ou uma planilha com linhas e colunas infinitas dão aquela liberdade para você fazer as coisas do seu jeito. Isso talvez torne os processos flexíveis demais, abrindo espaço para que sua equipe faça as coisas de diversas formas.
Por outro lado, ao adotar um sistema e alinhar os processos a ele, você efetivamente sistematiza o trabalho e a rotina. Essa abordagem cria hábitos, aumenta a eficiência, reduz erros e simplifica o treinamento de novos colaboradores. Esses treinamentos serão baseados em processos já estabelecidos, facilitando a assimilação e integração dos membros da equipe.
Um dos processos que orientamos com o Monde é o fechamento das vendas.
Antes de tudo, ao efetuar uma venda, o vendedor deve seguir os passos abaixo:
Cadastre todos os dados do pagante em Pessoas.*
Cadastre todos os passageiros em Pessoas, fornecendo a maior quantidade possível de informações.
Importe ou cadastre a venda, garantindo que todos os campos estejam preenchidos, e anexe recibos, contratos e reservas à venda correspondente.
No campo Observações da venda, registre qualquer informação relevante para si mesmo e/ou para a equipe financeira.
*É aconselhável que cada vendedor seja responsável pelo cadastro de suas próprias vendas, pois possui conhecimento sobre todas as informações. Evite centralizar essa tarefa em outra pessoa.
Agora, com a venda devidamente cadastrada, o setor financeiro deve prosseguir com o processo de fechamento. Na prática, basta clicar no botão "Fechar" da venda. No entanto, o objetivo vai além disso. Recomendamos que, nesse momento, a pessoa responsável pelo financeiro revise os anexos e as informações cadastradas, efetue o pagamento ao fornecedor, assegure-se de que a receita na venda está correta, entre outras verificações que o administrador pode sugerir.
Quando tudo estiver em ordem com a venda, aí sim, basta clicar no botão "Fechar" e pronto!
Benefícios do Fechamento de Vendas no Monde
"Double Check": além do trabalho cuidadoso do vendedor, a venda passa por uma segunda checagem realizada pela pessoa do financeiro, contribuindo para a redução de erros futuros.
Aumento da confiabilidade nas informações cadastradas: o gestor tem a opção de configurar em Permissões de Acesso que, após o fechamento de uma venda, somente pessoas autorizadas poderão efetuar alterações.
Organização para o financeiro: o processo permite que o departamento financeiro organize suas atividades de maneira eficiente. Através de pesquisas e filtros, o financeiro pode, a qualquer momento, acompanhar e dar sequência nas vendas abertas.
Acompanhamento do vendedor: como responsável pela viagem do cliente, o vendedor também pode acompanhar e cobrar o financeiro sobre o fechamento de vendas em aberto.
Agilidade na conferência de fatura de fornecedor: com as vendas cadastradas corretamente e fechadas, as divergências na conferência de faturas são reduzidas.
Segurança e maior lucratividade: processos organizados e alinhados entre os departamentos, como neste caso entre vendas e financeiro, aumentam a segurança das atividades, minimizando erros e perdas financeiras. Isso naturalmente contribui para elevar a lucratividade.
Como Realizar o Fechamento de Vendas no Monde
Passo 1: Localizar e Conferir o Cadastro da Venda
Acesse o menu Vendas;
Através dos filtros de pesquisa, localize a venda;
Na aba Detalhes e no cadastro dos produtos da venda, realize a conferência dos valores.
Nota: Esta etapa facilita a conferência da Fatura Fornecedor, já que são conferidos os valores que futuramente vão compor o pagamento ou recebimento do fornecedor.
Passo 2: Confirmar as Formas de Pagamento da Venda
Nesta etapa, é importante confirmar se as formas de pagamento lançadas na venda estão corretas. Para os recebimentos na agência, é necessário preencher a data de vencimento com a previsão do pagamento do cliente e, caso a conta já esteja paga, adicionar a data de liquidação.
As formas de pagamento recebidas pela agência são:
Boleto;
Cartão de Crédito/Débito;
Cheque;
Crédito na Agência;
Dinheiro;
Depósito em Conta;
Faturar;
Outros.
As formas de pagamento realizadas diretamente no fornecedor são:
Crédito no Fornecedor;
Cartão de Crédito;
Cheque;
Outros.
As formas de pagamento enviadas diretamente ao fornecedor são controladas por ele. No Monde, sua tarefa é apenas verificar se os valores foram inseridos corretamente pelo vendedor. Para obter mais detalhes sobre cada forma de pagamento, consulte o artigo: Formas de Pagamento da Venda.
Dica: para editar a conta e/ou a data da movimentação de um pagamento, clique com o botão direito no pagamento selecionado e escolha a opção Editar Movimentação:
Passo 3: Outras Conferências da Venda
Lembre-se de que o fechamento da venda deve abranger todos os aspectos do processo. Portanto, é recomendável realizar algumas verificações adicionais, tais como:
Confirmar se os anexos da venda já foram inseridos.
Verificar se o contrato foi assinado pelo cliente.
Assegurar que os sinais de pagamento ao fornecedor foram devidamente lançados.
Avaliar se há necessidade de emitir Notas Fiscais para recebimento de comissão.
Importante: diferentes processos podem envolver diferentes etapas nos lançamentos da venda. Certifique-se de adaptar essa lista de conferência de acordo com as necessidades específicas da sua agência.
Passo 4: Fechar a Venda
Após realizar todas as conferências, clique no botão Fechar.
Dica: recomendamos que o processo de fechamento de vendas, que lida principalmente com o controle de movimentações, seja conduzido pelo responsável financeiro da agência. Para entender melhor quem tem a autorização para fechar e reabrir vendas, bem como para obter mais informações sobre as permissões no sistema, consulte o artigo sobre: Permissões de Acesso.
Desejamos que você tenha sempre muitas vendas para fechar!