Spring videre til hovedindholdet

Tjek-ind, timeout, tjek-ud

Daglig koordinering hjælper jer til at være forberedte før travle perioder, støtte hinanden under vagten, yde bedre service til gæsterne samt reducere stress og øge trivslen.

Opdateret for over 3 uger siden

Daglig koordinering fungerer godt, når I er mellem 5-20 medarbejdere med forskellige opgaver, ansvarsområder og mødetider. ​

Hvad kræver det af jer

  • 10 min. til tjek-ind før vagten​

  • 3–5 min. til time-out undervejs​

  • 5 min. til tjek-ud inden man går hjem​

  • At alle deltager aktivt og åbent​

  • Et opgaveskema der kan hentes nederst på siden

Sådan tjekker I ind

Formål: At skabe et fælles overblik over dagen, fordelingen af roller og opgaver og evt. særlige opmærksomheder.

  • Hver vagt indledes med en tjek-ind med de medarbejdere, der er mødt ind

  • Caféchefen, eller dagens ansvarlige, har ansvar for at gå hele opgaveskemaet igennem og besvare spørgsmålene​

  • Dele af opgaveskemaet kan evt. udfyldes dagen før, eller som det første på dagen, inden tjek ind afholdes​

  • Tjek ind kan afholdes igen, når aftenholdet er mødt ind

Tjek ind: Morgen- eller frokostvagt

  1. Gennemgå holdet og rollefordeling: Hvem er ansvarlig og backup på opgaverne, fx.:​

    • Bar​

    • Indgang og modtagelse af gæster​

    • Gulvsektionerne

    • Køkken

    • Klap​

  2. Gennemgå bookinger i bogen og forventninger om travle perioder i løbet af vagten​

  3. Særlige opmærksomheder fra køkkenet - bemanding, sygdom, nyt på menuen, udsolgte retter etc.​

  4. Særlige opmærksomheder fra gulvet - bemanding, sygdom, prøvevagter etc.

  5. Eventuelle spørgsmål

Tjek ind: Aftenvagt

  1. Gennemgå holdet og rollefordeling: Hvem er ansvarlig og backup på opgaverne:​

    • Bar​

    • Indgang og modtagelse af gæster​

    • Gulvsektionerne

    • Køkken

    • Klap​

  2. Gennemgå bookinger i bogen og forventninger om travle perioder i løbet af vagten​

  3. Særlige opmærksomheder fra køkkenet - bemanding, sygdom, nyt på menuen, udsolgte retter etc.​

  4. Særlige opmærksomheder fra gulvet - bemanding, sygdom, prøvevagter etc.

  5. Forberedelse til næste dag – er der særlige behov for klargøring til i morgen?​

  6. Rengøring og egenkontrol – hvad skal gøres, inden vi går hjem og hvem har opgaven?

  7. Eventuelle spørgsmål​

Sådan holder I timeout undervejs

Formål: At følge op på evt. udfordringer og ændringer i planen fra den oprindelige briefing​.

⚙️ Husk at få ro på, når I holder en timeout. Få noget at drikke, træk vejret dybt et par gange og sid ned, hvis der er behov for det​

  1. Status: Bemanding, udsolgte retter, flere gæster end forventet etc. evt. justering af plan fra tjek-ind

  2. Spørg og tilbyd: Har du brug for hjælp? Kan du hjælpe andre?

Sådan tjekker I ud

Formål: At give mulighed for at vende både gode og svære oplevelser i løbet af vagten, dele begejstring og bekymringer og evt. følge op efter behov​

Inden du går hjem fra din vagt, finder du en kollega, der har 5 minutter til tjek ud. Lad kollegaen stille dig følgende spørgsmål:

  1. Hvordan har din vagt været? Har der været udfordringer, gode oplevelser eller har du lært noget nyt?

  2. Er der noget, der skal gives videre til andre? Opgaver der er uklare, oplevelser der skal følges op på, noget dine kollegaer eller ledere skal gøres opmærksomme på?

💡Hvad er det godt for

  • Studier i servicebranchen viser, at klare og gentagne rutiner kan reducere fejl og variation i opgaveløsning med op til 30–50% (Tucker & Edmondson, 2003).

  • En stor Gallup-undersøgelse (2020) viste, at ubalanceret opgavefordeling er blandt de tre største årsager til stress på arbejdspladsen.

  • Daglige møder (stand-ups) er dokumenteret til at forkorte feedback-cyklusser med gennemsnitligt 37% og reducere uafklarede opgaver, fordi problemer opdages og adresseres tidligt (Rigby, Sutherland & Takeuchi, 2016).

Hent opgaveskemaet her

Besvarede dette dit spørgsmål?