Ces informations sont à paramétrer afin qu'elles apparaissent ensuite sur vos documents (devis/factures/bons de commande ...).
Vous pouvez les modifier à tout moment mais cela n'impactera pas les commandes déjà saisies.
L’onglet « Administration - Société » est indispensable pour utiliser Nexxio car il concerne toutes les informations comptables et juridiques de votre société.
Vous cliquez sur l’onglet « Administration » puis « Société » pour configurer les informations de votre société :
Seules les infos avec un astérisque rouge sont obligatoires.
Étape 1 : Onglet Info société
Les informations demandées :
Raison sociale : nom de votre entreprise ;
Votre logo ;
Pied de page des documents : ce qui figure en bas de page de vos documents. Si vous n'avez rien de particulier, vous pouvez écrire adresse postale - adresse mail - numéro de téléphone - RCS par exemple ;
Forme juridique (SAS, SARL...) et si vous souhaitez que le nom de votre entreprise apparaisse sur vos devis/factures, vous pouvez le rajouter à côté de la forme juridique ;
Numéro de TVA ;
Calcul de l'estimation des déchets ;
Adresse e-mail de réception des rapports d'astreinte : uniquement si vous faites de l'astreinte.
Il est proposé une mention légale par défaut, mais vous pouvez la modifier.
Les mentions légales des factures apparaissent sur les factures + les devis.
Les mentions légales des devis apparaissent uniquement sur les devis.
Options à cocher :
Prévenir les admins sur les commandes à prendre en compte : si vous êtes connectés à votre client, vous pouvez choisir de recevoir un mail dès qu'une nouvelle commande vous est envoyée ;
Afficher le bloc de temps réel/estimé sur les commandes : Vous référer à l'article correspondant pour plus d'infos > ici ;
Restreindre les droits des techniciens pour cette société : si vous souhaitez masquer les prix des prestations pour les techs. Vous référez à l'article correspondant pour plus d'infos > ici ;
Restreindre la diffusion des rapports d'intervention des sous-traitants : si vous souhaitez que les sous-traitants ne puissent pas envoyer le rapport au client mais uniquement aux personnes de votre entreprise ;
Afficher le bloc fluides frigorigènes sur les rapports d'intervention : si vous souhaitez pouvoir remplir cette info dans les rapports.
Étape 2 : Onglet Services
Toute commande est rattachée à un pilote (= chargé d’affaires, conducteur de travaux…), lui-même rattaché à un service.
Si vous avez un conducteur de travaux par service (ex : Service REL, Service Entretien Courant, Service Réha), vous pouvez créer plusieurs services. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez créer le service "Siège".
Pour ajouter un service :
Cliquez sur "Ajouter un service" ;
Écrivez le nom de votre service ;
N'ajoutez pas de logo et cliquez sur "Valider".
Étape 3 : Onglet Etablissements
ATTENTION ! Une agence est déjà créée.
S'il manque des infos, vous devez cliquer sur l'agence, rajouter les infos manquantes puis cliquer sur "Modifier". Les infos accompagnées d’un astérisque rouge comme le SIRET et RCS par exemple sont obligatoires.
Vous pouvez également créer d’autres agences en cliquant sur "Ajouter une agence", en complétant les informations demandées et en cliquant sur « Créer ». Vous verrez ensuite apparaître le siège ainsi que les autres agences créées en dessous du champ « Liste des agences ».
Étape 4 : Onglet Infos bancaires
Cliquez sur "Ajouter une information bancaire" puis complétez les champs suivant :
Titulaire du compte : votre société ;
Libellé : nom de votre banque ;
IBAN ;
RIB : identique à l'IBAN sans le FR et les deux premiers chiffres ;
BIC : facultatif.
Cliquez sur "Créer".
Si vous avez plusieurs comptes bancaires, vous pouvez remplir plusieurs informations. Ultérieurement, lors de la création des clients, vous rattacherez chaque client à un compte sur lequel il vous paiera.
Étape 5 : Onglet Chorus/Freedz/Envoi postal
Nous consulter si vous êtes intéressé par l'envoi automatique de vos factures vers les plateformes numériques de vos clients.
Étape 6 : Onglet Facturation
Les factures sont numérotées AnnéeMoisxxxxxx(x = numéro chronologique) avec remise à 0 à la date que vous aurez saisie.
Si vous ne souhaitez pas utiliser le chrono Nexxio, vous pouvez choisir d'inscrire vos propres numéros de factures pour chaque commande. Pour cela, cochez la case "Utiliser mes propres numéros pour la facturation".
Date de séquence de facturation :
Dernière date à afficher sur les factures avant la remise à zéro (à droite) : date de clôture de votre exercice comptable ;
Prochaine date de remise à zéro des factures (à gauche) : une fois par an après la fin de votre exercice comptable, vous pouvez vous accorder quelques jours si vous n'avez pas eu le temps de tout facturer sur le dernier exercice. Par exemple si vous clôturez votre exercice au 31/12/2022 et que vous inscrivez le 05/01/2023 comme date de remise à zéro, cela signifie que jusqu'au 5 janvier toutes vos factures seront datées au 31/12/2022.
Séquence de facturation par défaut :
Vous pouvez définir un préfixe pour distinguer la série de facturation issue de Nexxio, d’une autre série de facturation issue d’un autre logiciel, pour une autre activité.
Vous pouvez par exemple écrire "N', ce qui signifie que devant tous vos numéros de factures, la lettre N apparaîtra.
Si vous avez un logiciel de comptabilité, vous allez ensuite exporter ces factures vers celui-ci et cela vous permettra de différencier votre chrono Nexxio d'un autre éventuel chrono provenant d'un autre logiciel.
Séquences de facturation par service :
Si vous avez plusieurs services, vous pouvez créer plusieurs séquences de facturation avec différents préfixes afin de distinguer les chronos de factures par service lors de l'export comptable.
Étape 6 : Onglet Corps d’état
Les corps d’états ne sont exploités qu’en cas de mise en place d’un lien avec votre logiciel de comptabilité ou si vous souhaitez suivre votre chiffre d'affaires par corps d'état. Si cela concerne l'analyse de votre CA par corps d'état, nous pouvons vous faire un export annuel.
Attention ! Si des corps d’états sont déclarés ici : la saisie d’un corps d’état pour chaque ligne du BPU (Bordereau des prix unitaires) sera obligatoire.
Si vous souhaitez ajouter un corps d’état, cliquez sur "Ajouter un corps d'état", écrivez son nom puis cliquez sur "Créer".
Vous verrez ensuite apparaître votre/vos corps d’états créés en dessous du champ « Liste des corps d’états » :
Étape 7 : Onglet Type d'équipements
Étape 8 : TVA
Vous devez renseigner :
Taux de TVA ;
Cocher "Taux par défaut" si c'est le cas ;
Compte de TVA (info à demander à votre comptable) ;
Libellé : exemple TVA 10% ou AUTOLIQUIDATION ;
Compte de vente "Entretien" (info à demander à votre comptable) ;
Compte de vente "Réhabilitation", "Maintenance", "Divers" si vous avez d'autres activités où les comptes sont différents au niveau de la comptabilité.