Comme vous le savez, il est possible d'ajouter un rendez-vous que vous avez planifié dans Nexxio (main ou mobile) à votre Agenda Google.
Ainsi vous visualisez les agendas des techniciens, sur la journée, les 3 jours à venir, la semaine...
De son côté, chaque technicien a aussi accès à son Agenda Google pour voir ses propres interventions.
En ce qui concerne l'utilisation de cet agenda, il y a différents cas de figure en fonction de vos adresses mails professionnelles.
Google Agenda ne fonctionne qu'avec les adresses Gmail. Si vous n'en avez pas, il faudra vous en créer une générale, mais ne vous inquiétez pas cela prend 2 minutes !
De plus, vous pouvez ensuite superposer vos deux agendas, par exemple vous pouvez intégrer votre agenda Google à votre agenda Outlook afin d'avoir une visibilité complète sur vos 2 agendas en même temps. Pour cela, référez-vous à l'article Ajoutez votre agenda Google à votre agenda Outlook.
Une fois que vous avez une adresse Gmail :
Vous allez créer un sous-agenda par technicien et le partager avec chacun d'entre eux en leur accordant tous les droits afin qu'ils puissent eux aussi ajouter leurs propres rendez-vous.
Pour cela, voici les étapes à suivre :
1. Connectez-vous à votre Google Agenda :
2. Créez des sous-agenda :
Pour cela, cliquez sur le "+" à côté de "Autres agendas" puis sur "Créer un agenda" :
Inscrivez ensuite le nom de votre agenda puis cliquez sur "Créer un agenda" pour valider. Faites de même pour chacun de vos techniciens :
Vous pouvez ensuite voir tous les agendas créés dans votre liste "Mes agendas" :
Tous les sous-agendas créés se trouvent bien dans "Mes agendas" ? Parfait !
Maintenant il ne vous reste plus qu'à partager chaque sous-agenda au technicien correspondant.
Cliquez sur les trois points à droite de votre agenda puis sur "Paramètres et partage" :
Plus bas cliquez sur "Partager avec des personnes en particulier" puis sur "Ajouter des contacts" :
Inscrivez l'adresse mail Gmail de votre technicien (perso ou alias que vous avez créé pour Nexxio) puis gérez les autorisations en cliquant sur la flèche :
Sélectionnez "Apporter des modifications et gérer le partage" afin que le technicien puisse aussi ajouter des rendez-vous à cet agenda. Si vous voulez être le/la seul(e) à ajouter des rendez-vous au Google Agenda, sélectionnez "Afficher les détails des événements" :
3. Le technicien va recevoir un mail afin d'ajouter cet agenda à ses agendas :
Il va devoir cliquer sur "Ajouter cet agenda" :
Son agenda apparaîtra bien sur le Google Agenda :
Il pourra même superposer son agenda personnel avec son agenda professionnel. Nous lui conseillons de télécharger l'application Google Agenda sur son téléphone.
Voici les différentes étapes pour qu'un technicien planifie lui-même son rendez-vous depuis Nexxio mobile et l'ajoute à son agenda Google :
1. Sélectionnez l'intervention à planifier puis renseignez la date et l'heure du rendez-vous :
2. Puis cliquez sur "Planifier" :
3. Une fois planifiée, cliquez sur le "+" en haut à droite pour ajouter le rendez-vous à votre agenda Google :
4. Avant de l'ajouter à votre agenda Google, vous pouvez 1 modifier l'intitulé de votre rendez-vous, 2 sélectionner l'agenda de votre technicien, 3 si vous le souhaitez vous pouvez ajouter une pièce jointe à votre technicien en cliquant sur le trombone au-dessus du commentaire. Puis cliquez sur Enregistrer :
5. Vous pouvez sélectionner en bas à gauche de votre écran certains agendas seulement ou bien tous les agendas en même temps afin d'avoir une visibilité complète sur toutes les interventions :
En cliquant en haut à droite, vous pouvez sélectionner les agendas sur la journée, la semaine ou le mois :
6. Téléchargez ensuite l'application Google Agenda sur le téléphone de votre technicien. Il pourra ainsi visualiser les rendez-vous que vous lui avez affecté et aura toutes les informations nécessaires :
Attention !! Si en ajoutant un rendez-vous, l'Agenda Google insère automatiquement un lien vers Google Meet, vous devez changer vos paramètres.
Pour cela :
1. Cliquez sur les paramètres en haut à droite :
2. Cliquez sur "Paramètres des événements" puis décochez la case de visioconférence Google Meet :
