P4 資料回収は、大量かつ定型的な資料の提出依頼と回収を実行・管理する業務ツールです。

ユーザーは「専門家」と「顧客」に大別され、それぞれがP4 資料回収上で作業を行いながら下記のような流れで資料回収が進められていきます。

専門家	顧客
準備を行う：資料提出フォームの作成顧客への担当者の割り当て顧客の招待 ↓ 顧客に提出タスクを依頼する ↓
	提出タスクに対応（資料を提出）する ↓
提出された内容を確認し、必要に応じて差戻し等のやりとりを行う ↓	必要に応じて専門家からの質問や差戻しに対応する
提出された内容に問題がなければタスクのステータスを完了にする

以下では、その他P4 資料回収の基本的な仕組みや概念について説明いたします。

ユーザー・事務所・ロール

P4 資料回収を利用中のすべてのユーザーは常にいずれかの事務所にログインしており、その事務所における自身のロール（役割）に従うことになります。

ログイン中の事務所やロールは画面右上の表示で確認でき、ここからログイン中の事務所を切り替えることもできます。

事務所におけるユーザーのロール（役割）には下記の4種類があります。

このうち最初の3つは「専門家」に該当し、事務所側の立場でP4 資料回収を利用することになります。

分類	ロール	内容
専門家	オーナー	管理者の権限に加え、利用中のプランの管理等、事務所のサービス利用条件に関する権限を持つ。１事務所につき１オーナーのみ存在する。
専門家	管理者	メンバーの権限に加え、全顧客の表示が可能。事務所にログインできる顧客ユーザー・専門家ユーザーの追加や権限変更、および顧客に担当者を割り当てることができる。
専門家	メンバー	顧客及びそのタスクへのアクセスは、担当としてわりあてられた顧客の分に限定される。
顧客	顧客	顧客として、割り当てられたタスクを実行することに特化されており、不要なメニューやデータへのアクセスはない。

新規ユーザーアカウントが作成される際、自動的にそのユーザーをオーナーとする事務所も作成されます。また、事務所は削除することができません。

アカウントの作成

新規のユーザーアカウント作成には大きく分けて２パターンあります。

P4 資料回収のLPから自身で登録するパターン
このパターンは、専門家としての利用を目的したユーザーを想定しています。
事務所ユーザー（専門家）から招待されるパターン
オーナーまたは管理者であるユーザーは、ロールを指定したうえで他のユーザーを事務所に招待することができます。

このとき、招待される側のユーザーは必ずしもP4 資料回収アカウント登録済みである必要はなく、未登録ユーザーを招待した場合は新規アカウント作成が同時に行われることになります。

P4 資料回収に初めてログインした際に選択されている事務所は、LPから新規登録した場合（上記1）は自身の事務所、招待で新規登録された場合（上記2）は招待元の事務所となります。

招待する予定だったユーザーが誤ってLPから自分で新規登録してしまった場合でも、そうでない場合と同様に招待することで指定のロールで目的の事務所に紐つけることができます。

事務所に招待できる（紐つけることのできる）ユーザー数に関して、付与するロールが専門家（管理者またはメンバー）の場合は制限はありませんが、顧客についてはご利用中のプランに応じて上限が決まっています。

P4 資料回収で行われる資料回収の手続きは、タスクを単位として実施されます。

専門家は顧客に対してタスクの作成・割り当てを行い、タスクを割り当てられた顧客はそれに対して回答（資料提出）する、といった具合です。

タスクは、回答フォームに回答者や期限、名前、ステータスといった情報を付け加えたパッケージであり、P4 資料回収における基本的な作業単位です。

タスクの大きさは後述のフォームの設計に依存しますが、一連の回収イベントにおいて、大きなタスク（フォーム）をひとつだけ定めることもできれば、小さく分割したうえで各々の提出期限をずらしてつくることもでき、状況に応じて設計できます。

またタスクに紐づいた形でのコメント機能もあり、回答にあたっての不明点の質問や差し戻し時の指示等に利用できます。

上述したタスクはフォームを基本として作成されるものですが、そのフォームは予めマスタデータとして別途作成しておきます。

ログイン中の事務所名、その事務所におけるロール名、ログイン中のユーザーのアイコンが表示されています。（下の画像では、「アツメ会計事務所」に「オーナー」としてログイン中）

顧客、タスク、フォーム、チーム、コメント、設定、ヘルプ、の各メニューへのリンクが表示されており、それぞれクリックすることで対応したページを開くことができます。初期表示では顧客メニューが選択されています。

なお顧客ロールでアクセスしている場合、顧客、フォーム、チームのメニューは省略されており、初期表示ではタスクメニューが選択されています。

各メニューの内容詳細については、対応するヘルプページをご確認ください。