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ガントの見かたと日程の変更

ガントは、プロジェクトの対象月のタスクとスポットタスクを線表で一覧する画面です。誰が・いつからいつまで・どこまで進んでいるかを 1 画面で確かめられます。ガントは 1 つのプロジェクトずつ表示します。

プロジェクトを切り替える

画面の左上(「ガント」の見出しの下)に、表示しているプロジェクトの名前が出ています。

  1. プロジェクトの名前をクリックします

  2. 「表示するプロジェクト」の一覧から、見たいプロジェクトを選びます

選べるのは、あなたがメンバーに入っている、アーカイブしていないプロジェクトです。選んだプロジェクトは覚えておくので、次にガントを開いたときも同じプロジェクトが表示されます。

ご注意: どのプロジェクトにも入っていないときは、「まだどのプロジェクトにも入っていません。」と表示されます。オーナー・マネージャーには 「Asana から取り込む」 と「プロジェクトの設定を開く」も表示されます(記事「Asana と連携する」)。

ほかの月を見る(横スクロール)

前月・翌月を切り替えるボタンはありません。日付の部分を横にスクロールすると、前後の月が続けて表示されます(マウスでは、Shift キーを押しながらホイールを回すと横に動きます)。

  • 開いたときは、今日の 1 週間前あたりから表示されます。その範囲にバーが 1 本も無いときは、次に始まるタスクが見える位置まで進みます

  • 最初に読み込むのは、今日の月とその前後 1 か月です。左右の端に近づくと、その先の月を 1 か月ずつ読み込んで足します(前後それぞれ 1 年ほど先まで)。読み込んでいる間は、上の行に「読み込み中…」と出ます

  • メールの通知などのリンクから開いたときは、そのタスクの対象月が表示されます

見ている月について: ガントの左端から 1 週間ほど右の日が入っている月を、「見ている月」とします。上の行の進み具合のまとめ、「◯ 月分を作成」、印刷は、この月が対象です。

画面の見かた

  • 上の行に「10 月分・スポットタスク: 表示 N 件 / 完了 N 件(N%)/ 遅延 N 件 / 今週の期限 N 件」と、見ている月の進み具合のまとめが出ます(「実施しない」にしたタスクがあれば「実施しない N 件」も)。数えるのは、その月の「◯ 月分」のタスクと、その月に日程がかかるスポットタスク(日付のない未完了のものを含む)です

  • 左側に「タスク」「担当」「ステータス」、右側に日付ごとのバーが並びます。担当は丸いアイコン(写真か名前の頭文字)で表示されます

  • 左側のタスクは、親子の段ごとに字下げされ、縦の線で親タスクとつながります。選んでいるタスクの親タスクの線は濃く表示されます

  • タスク名の前の丸をクリックすると完了になり、もう一度クリックすると「進行中」に戻ります(変更できるタスクだけ。「実施しない」にしたタスクは除きます)

  • ステータスは「未着手」「進行中」「完了」「遅延」「待ち」「実施しない」のいずれかです。バーの色と模様でも区別できます(遅延は斜線、待ちは点線の枠、実施しないは破線の枠)

  • 日付の見出しは、月・日付と曜日・営業日の番号(丸で囲んだ数字。第 n 営業日)の 3 段です。休日は網掛けになり、今日の位置には線が引かれます

  • タスク名は、バーの右に省略せずに表示されます

  • 前後関係のあるタスクは、バーの間が線でつながります

  • マイルストーン のタスクは、期限の日に ◆ で表示されます(タスクの詳細の「◆ マイルストーンにする」で切り替えます)

  • 線の色を変えたタスクは、完了するまでその色で表示されます(下の「線のメニュー」)

  • 日付のないタスクは、バーの代わりに「日程なし」と表示されます

  • 「10 月分」などの見出しの行には、「N/M 完了」と遅延の数が出ます。見出しと、親タスクの名前の左の矢印をクリックすると、折りたためます

左側の幅を変える: 「タスク」「担当」「ステータス」の境目の線と、左側の右端の線をドラッグすると、幅を変えられます。線をダブルクリックすると元の幅に戻ります。変えた幅は、次に開いたときも使われます。

親タスクのバー: 子タスクのうち、いちばん早い開始日からいちばん遅い期限までで引かれます(子タスクを動かすと動きます)。

  • 子タスクを開いているときは、両端が下に伸びた細い括弧の形で表示されます

  • 子タスクを折りたたんだときは、ふつうのバーの形になり、右端に子タスクがある印が付きます

子タスクに日付が 1 つも無いときは、親タスク自身の日程でバーが引かれます。

並びかた

タスクは、対象月ごと(「10 月分」「11 月分」…の古い順)に、親子の形で並びます。

  • 対象月の中に四半期・半期・年次のタスクがあるときは、「11 月分」の中が「月次タスク」「四半期タスク」「半期タスク」「年次タスク」に分かれます(以前に隔月にしたタスクは「隔月タスク(以前の設定)」)。月次のタスクだけのときは分かれません

  • いちばん下に 「スポットタスク」(1 回だけのタスク)のまとまりが出ます。読み込んでいる月に日程がかかるものと、日付のない未完了のものが並びます

  • Asana と連携したプロジェクトでは、「スポットタスク」の中が Asana のセクションごとに分かれます(セクションの分からないものは「セクション未設定」)。タスクの無いセクションも、見出しだけ表示されます(「月次」のように月の親タスクが入っているセクションと、絞り込み・印刷のときは表示しません)

絞り込み・検索

プロジェクトの名前の右で、表示するタスクを絞り込めます。

  • 担当者: 「担当者: すべて」の欄で選びます(「担当者なし」も選べます)

  • 状態: 「状態: すべて」の欄で、ステータスを選びます

  • 検索: 「タスク名・親タスク・担当者で検索」の欄に入力すると、すぐに絞り込まれます

絞り込むと、条件に合うタスクの親タスクも薄い文字で表示されます。上の行には「(絞り込み中。全 N 件)」と出ます。「絞り込みを解除」 で元に戻ります。

日程を変える(ドラッグ・キーボード)

  • バーの中ほどをドラッグ: 開始日と期限をまとめて動かします

  • バーの左端・右端をドラッグ: 開始日・期限を変えます

変更はすぐに保存され、画面の下に知らせが出ます。間違えたときは 「元に戻す」 を押してください。

後に続くタスクがある場合は、知らせに 「後のタスクも N 日ずらす(K 件)」(前に動かしたときは「後のタスクも N 日前にずらす(K 件)」)のボタンが出ます。押すと、まだ終わっていない後のタスクもまとめてずれます。そのあとで「元に戻す」を押すと、後のタスクも一緒に戻ります。

ポイント: キーボードでも操作できます。Tab キーでバーを選んで、←/→ で 1 日ずつ動かし、Shift+←/→ で期限を縮める・伸ばす、Enter で詳細を開きます。

バーやタスク名をクリックすると、タスクの詳細が開きます(記事「タスクの詳細(チェックリスト・マニュアル・完了)」)。

ご注意: 「実施しない」にしたタスク、親タスクのバー(子タスクの日程で引いたもの)、閲覧可能のプロジェクトのタスクは、日程を動かせません。コメント可能の方は、自分が担当のタスクだけ動かせます。後のタスクはずらせないので、知らせに出る担当の方に連絡してください。

線のメニュー(開閉・線の色・複製・削除)

バーにマウスを乗せると、バーの右にボタンが出ます(タスク名はその分だけ右にずれます)。

  • 開閉(子タスクがあるとき): 子タスクを折りたたむ・表示します

  • 「⋯」(プロジェクト管理者・編集可能): メニューが開きます

「⋯」のメニューでできること:

  • 線の色(完了するまで): 9 色から選ぶと、そのタスクが完了するまでバーがその色になります。「状態の色に戻す」 で元に戻ります。色はそのタスクだけのもので、Asana には送りません

  • タスクを複製: 名前に「(コピー)」を付けて、すぐ下に作ります。子タスク・マニュアル・チェックリスト(チェックと記録は除く)も写します

  • タスクを削除: 確かめてから削除します。削除できないタスク(定例タスクから作ったもの・子タスクがあるもの)は、理由が表示されます

前後関係を線で引く・外す

編集できるタスク(プロジェクト管理者・編集可能)のバーにマウスを乗せると、バーの両端に丸いつまみが出ます。

  1. 前にするタスクのバーの 右のつまみ を押したまま、後にするタスクのバーまで動かします(点線が伸びます)

  2. バーの上で離すと、「前のタスクが終わったら後のタスクを始める」前後関係ができ、バーの間が線でつながります

左のつまみから引くと、逆に「離したタスクが前」になります。引いている途中で Esc キーを押すと取りやめます。

  • 前後関係の線をクリックすると線が濃くなり、「前後関係を外す」 のボタンが出ます

  • ここで引いた前後関係は、そのタスクだけのものです。定例タスクの「前のタスク」は変わりません

  • 輪になる前後関係(A の前が B、B の前が A など)は作れません

  • Asana と連携したプロジェクトでは、Asana の依存関係にも反映されます。Asana で足した依存関係も、ガントに線で表示されます

並べ替える・親タスクを変える(ドラッグ)

左側のタスク名を押したまま上下に動かすと、タスクを動かせます(プロジェクト管理者・編集可能)。

  • 行と行の境目(線が出ます)で離すと、その位置に並べ替えます

  • 行の上(枠が出ます)で離すと、そのタスクの子タスクにします

  • 動かしている途中で Esc キーを押すと取りやめます。子タスクも一緒に動きます

動かせるのは、同じ対象月の中だけです(スポットタスクはスポットタスクの中)。Asana と連携したプロジェクトでは、Asana の親タスクと並び順も合わせます。

ポイント: 下の「複数のタスクをまとめて変える」で選んだタスクをドラッグすると、選んだタスクをまとめて動かせます。

複数のタスクをまとめて変える

  • Cmd キー(Windows は Ctrl キー)を押しながら タスク名かバーをクリックすると、1 件ずつ選び足し・外しができます

  • Shift キーを押しながら クリックすると、前にクリックしたタスクからの範囲を選びます

2 件以上選ぶと、画面の右にパネルが開きます。ガントは操作できるままなので、選び足し・外しを続けられます。

  • 担当: 選んで 「そろえる」

  • 日付: 開始日・期限を入れて 「日付をそろえる」(空の欄は変えません)。または日数を入れて 「N 日後へずらす」(マイナスの日数で前へ。暦日で数えます)

  • 線の色(完了するまで): 色を選ぶか 「状態の色に戻す」

  • 親タスク: 選んで 「動かす」(同じ対象月のタスクだけを選んでいるとき)

  • 「選んだタスクを複製」・「選んだタスクを削除」

変えられるのは、編集できるタスクだけです(ほかのタスクは件数が表示され、変わりません)。担当・日付・線の色・親タスクの変更は、画面の下の知らせの 「元に戻す」 で戻せます(複製と削除は戻せません)。パネルの × で選ぶのをやめます。

1 回だけのタスクを追加する(スポットタスク)

定例タスクではない、1 回だけの作業を追加できます(プロジェクト管理者・編集可能)。

  1. 右上の 「タスクを追加」 をクリックします

  2. タスク名、開始日(任意)、期限、担当を入力します。日程は後から決めてもかまいません(開始日を決めるときは期限も入れてください)。Asana と連携したプロジェクトでは、入れる 「Asana のセクション」 も選びます

  3. 「追加する」 をクリックします

追加したタスクは、表示しているプロジェクトの「スポットタスク」に入ります(どの対象月にも入りません)。Asana と連携したプロジェクトでは、選んだセクションに Asana のタスクも作られます。読み込んでいる月の外の日程にしたときは、その月まで横にスクロールすると表示されます。

ポイント: 好きな位置に足すときは、下の「行の間の+でタスク・セクションを足す」を使ってください。「◯ 月分」のタスクの下に足すときは、そのタスクを開いて「子タスクを追加」でも足せます。足したタスクは、親と同じ対象月に入ります。

行の間の+でタスク・セクションを足す

編集できるタスクの行にマウスを乗せると、行の下の境目に線と、左端に 「+」 が出ます(プロジェクト管理者・編集可能)。

  1. 「+」 をクリックします

  2. 開いた欄にタスク名を入れ、Enter キー(または 「追加」)を押します

その行のすぐ下(同じ親タスクの中で次)にタスクができます。日程と担当は、知らせの「開く」からタスクの詳細で入れてください。

Asana と連携したプロジェクトのスポットタスク では、Asana のセクションのまとまりの中の行と、セクションの見出しにも「+」が出ます。欄の左で 「タスク」 か 「セクション」 を選びます。

  • セクション: 名前を入れて Enter キー(または 「作成」)を押すと、今のセクションのすぐ後に新しいセクションができ、Asana にも同じセクションが作られます。Asana に作り終わるまで(ふつうは数秒)、見出しに「Asana に作っています」と表示され、その間はタスクを入れられません

  • セクションの見出しの「+」で 「タスク」 を選ぶと、そのセクションのいちばん上にタスクを足せます。タスクの無いセクションにタスクを入れるときに使います

ご注意: セクションの名前の変更・削除と、タスクをほかのセクションへドラッグで移すことは、まだできません。Asana で行ってください(15 分ごとの確認で P4 タスク管理に届きます)。

◯ 月分を作成する

見ている月がまだ作成されていなければ、プロジェクト管理者には右上に 「11 月分を作成」 が表示されます(作成済みの月には表示されません)。

  1. 作りたい月が見えるところまで横にスクロールします(ボタンの月の名前が、見ている月に変わります)

  2. 「11 月分を作成」 をクリックします

  3. 作られるタスクが表示されるので、確かめてから 「作成する」 をクリックします

くわしくは記事「◯ 月分のタスクを作る」をご覧ください。

ご注意: 定例タスクの無いプロジェクト(Asana から取り込んだばかりのプロジェクトなど)では、このボタンは表示されません。

印刷する

「印刷」 をクリックすると、ブラウザの印刷画面が開きます。見ている月のタスク(その月にかかるスポットタスクを含む)が、A4 横に収まる大きさで印刷されます。上には、組織名・プロジェクト名・対象月・印刷日と、進み具合のまとめが入ります。

ポイント: 印刷したい月まで横にスクロールしてから押してください。絞り込み・検索をしているときはその結果が、折りたたんだところは折りたたんだまま印刷されます。印刷は Google Chrome をおすすめします。

Asana との同期の状態

Asana と連携したプロジェクトがあるときは、進み具合のまとめの横に「Asana と同期中」「Asana に送れないものが N 件」「Asana との同期が止まっています」などの状態が表示されます。クリックすると 設定 > プロジェクト が開きます。プロジェクトごとの状態は、表の「Asana 連携」の欄で確かめられます。

「Asana から取り込む」で作ったばかりのプロジェクトでは、最初の読み込みが終わるまで「Asana から読み込んでいます(読めたものから並びます)」と表示され、読めたタスクから順に並びます。

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