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定例タスクを登録する

「定例タスク」は、くり返すタスクのひな形です。ここで登録したタスクから、対象月ごとのタスク(「11 月分」など)が作られます。タスクは何段でも親子にできます(10 段まで)。たとえば「月次決算」の下に「仕訳入力」「試算表の確認」を置き、さらにその下に細かい作業を置けます。

登録・編集できるのは、そのプロジェクトのプロジェクト管理者と編集可能の方です(コメント可能・閲覧可能の方は内容を見ることができます)。

画面の見かた

設定 > 定例タスク を開くと、プロジェクトごとに定例タスクが表で並びます(サイドバーの「設定」にポインターを合わせると出る一覧か、設定の画面のタブから開きます)。

  • プロジェクトが 2 つ以上あるときは、上の「プロジェクト」で表示するプロジェクトを選べます(「すべてのプロジェクト」)

  • 表は、一番上のタスクのサイクルごとに 「月次タスク」「四半期タスク」「半期タスク」「年次タスク」 に分かれます(そのサイクルのタスクがあるときだけ出ます)

  • 列は「タスク」「サイクル」「開始」「期限」「担当(副)」「前のタスク」「チェックリスト」「マニュアル」です。1 つのタスクは 1 行で、所要時間の目安はタスク名の右に、バックアップは担当の右に「(副: 名前)」と出ます。前のタスクが 2 つ以上あるときは、最初の 1 つと「ほか ◯ 件」が出ます(ポインターを合わせると全部が出ます)

  • 表を下へスクロールしても、列の名前の行は上に残ります

  • 子タスクがあるタスクは、名前の左の矢印で開閉します。「すべて開く」「すべて閉じる」でまとめて開閉できます

  • タスク名をクリックすると、右側に編集の画面が開きます(タブは「基本」「マニュアル」「チェックリスト」)

  • 「Asana から取り込む」で作ったプロジェクトで、定例タスクがまだ無いときは、「定例タスクを作る」 が表示されます(オーナー・マネージャーで、そのプロジェクトのプロジェクト管理者の方)。Asana の月のタスクを読んで、定例タスクを作れます(記事「Asana から定例タスクを作る」)

タスクを追加する

  1. 「タスクを追加」 をクリックします(「すべてのプロジェクト」を表示しているときは、プロジェクトごとの見出しにあります)

  2. 右側の「基本」に、次の項目を入力します

    • タスク名(例: 給与計算)

    • 有効: 外している間は、このタスクと子タスクを作りません

    • サイクル・タスクを作る月: 一番上のタスクだけで選びます(下の「サイクルとタスクを作る月」)

    • 担当・バックアップ

    • 所要時間(分): 目安です。空欄でもかまいません

    • 前のタスク: このタスクを始める前に終わっている必要があるタスクを選びます(同じプロジェクトの定例タスクから、複数選べます)

    • 開始のルール・期限のルール: 日程の決め方です(記事「日程のルールの決めかた」)。日程を決めないタスクは「日付なし」にチェックを入れます

  3. 「タスクを追加」 をクリックします

追加すると、そのまま編集の画面に替わります。続けて「マニュアル」「チェックリスト」のタブで書けます。

ポイント: 開始日が前のタスクの期限より前になるときは、案内が表示されます。前のタスクが終わってから始めるタスクは、開始のルールを「前のタスクの完了から」にしてください。

子タスクを追加する

  1. 親にしたいタスクの行の右端の 「…」 をクリックし、「子タスクを追加」 を選びます

  2. 「基本」に入力して、「タスクを追加」 をクリックします

担当とバックアップには、最初は親タスクと同じ人が入っています。サイクルは「親と同じ」です。

ポイント: 子タスクがある親タスクは、その月に作る子タスクが 1 つも無いときは作られません。親タスクのガントのバーは、子タスクの日程に合わせて引かれます。親タスク自体に日程が要らないときは「日付なし」にできます。

サイクルとタスクを作る月

一番上のタスクで、くり返すサイクルを選びます。

サイクル

タスクを作る月

月次

毎月

四半期

3 か月ごと。「1・4・7・10 月」「2・5・8・11 月」「3・6・9・12 月」から選びます

半期

6 か月ごと。「1・7 月」「2・8 月」…「6・12 月」から選びます

年次

12 か月ごと。1 月〜12 月から 1 つ選びます

  • 四半期・半期・年次のタスクは、選んだ月の「◯ 月分」にだけ作られます。Asana と連携したプロジェクトでは、Asana のその月の「◯月タスク」の下に作られます

  • サイクルを選べるのは一番上のタスクだけです。子タスクは「親と同じ」になり、親タスクを作る月にだけ作られます

  • サイクルを変えると、表の「月次タスク」「四半期タスク」などの区分も移ります

ご注意: 隔月は選べません。以前に「隔月」にしたタスクは、そのまま 2 か月ごとに作られます(一番上のタスクは「隔月タスク(以前の設定)」の表に出ます)。

ポイント: 以前の設定のまま、子タスクに親と別のサイクルが付いているときや、月がサイクルと合わないときは、「(以前の設定)」と表示されます。編集の画面で「親と同じにする」を押すか、「タスクを作る月」を選び直してください。直すまでは、今の設定のまま作られます。

並べ替える・親子を変える

行の右端の 「…」 のメニューで操作します。

  • 上へ・下へ: 同じ親の中で順番を入れ替えます(一番上のタスクは、同じ区分の表の中で入れ替えます)

  • 一段上げる: 親タスクの外に出し、親の次に並べます

  • 一段下げる: すぐ上のタスクの下に入れます

  • チェックリストの項目にする: 子タスクの無いタスクを、親タスクのチェックリストの最後の項目にします。このタスクのマニュアル・チェックリスト・前のタスクの設定は削除されます

ポイント: 一番上のタスクをほかのタスクの下に入れると、サイクルは「親と同じ」になります。子タスクを一番上に出すと、それまでのサイクルが付きます。

キーボードでは、タスク名の上で ↑↓ で行を移り、→ ← で子タスクを開閉できます。

マニュアルを書く

編集の画面の 「マニュアル」 タブを開きます。

  1. 「マニュアルを書く」(または「編集」)をクリックします

  2. 書式のボタンを使って書きます。見出し 2 段階・太字・斜体・下線・取り消し線・箇条書き・番号付きリスト・引用・リンク・区切り線などが使えます。画像と表は使えません

  3. 必要なら 「変更内容のメモ」 を書き、「保存して新しい版にする」 をクリックします

保存するたびに新しい版ができます。「版の履歴」 で過去の版を表示し、「この版に戻す」で戻せます(今の版も履歴に残ります)。

チェックリストを作る

編集の画面の 「チェックリスト」 タブを開きます。

  1. 「追加する項目」 に項目を入力して Enter キー(または「項目を追加」)を押します

  2. 項目ごとに、必要なら 「必須」 にチェックを入れ、入力のタイプを選びます

    • 入力なし: チェックだけの項目

    • テキストを記録: 文章を記録する項目

    • 数値を記録: 金額などを記録する項目(例: 振込総額)

  3. 「チェックリストを保存」 をクリックします

ポイント: 日程や担当を決めたい項目は、「タスクにする」 で、このタスクの子タスクにできます(チェックリストを保存してから使えます)。できたタスクは「日付なし」なので、開いて日程を決めてください。

ご注意: 「ファイルを添付」のタイプは選べますが、ファイルの添付は準備中です。

◯ 月分のプレビュー

プロジェクトの表の下にある 「2026 年 11 月分のプレビュー」(最初は来月)で、保存済みの定例タスクをその月に当てはめたときのタスクと日程を確かめられます(保存はされません)。矢印や一覧で月を切り替えられ、「来月に戻す」で来月に戻ります。四半期・半期・年次のタスクは、作る月に切り替えると出てきます。

日程が決まらないタスクがあるときは、理由と「編集」のボタンが表示されます。

無効にする・削除する

  • 無効にする: 編集の画面の「基本」で 「有効」 のチェックを外して保存します。このタスクと子タスクが作られなくなります。しばらく使わないタスクはこちらをお使いください。チェックを入れ直すと戻ります

  • 削除: 行の「…」の 「削除」 で削除します。子タスク・マニュアル(版の履歴を含む)・チェックリストもすべて削除します。元に戻せません。作成済みの月のタスクは残ります。このタスクを前のタスクにしているタスクは、このタスクの前のタスクにつなぎ直します

変更した内容を◯ 月分のタスクに反映する

定例タスクを変えても、すでに作られた月のタスクはそのままです。作成済みの月に反映するには、ガントの 「◯ 月分に反映」 を使います(来月分は、設定 > プロジェクト の行の「◯ 月分に反映」で、そのプロジェクトだけ反映することもできます。記事「◯ 月分のタスクを作る・反映する」)。

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