組織とプロジェクトの違い
組織: 会社・事務所の単位です。メンバーと権限、営業日カレンダーを持ちます(以前は「ワークスペース」と呼んでいました。Asana のワークスペースとは別のものです)
プロジェクト: 組織の中の、タスクのまとまりです(例: 経理、人事労務、顧問先 A 社)。定例タスクはプロジェクトごとに、設定 > 定例タスク で登録します(記事「定例タスクを登録する」)。Asana と連携するプロジェクトは、「Asana から取り込む」で Asana のプロジェクトを選んで作ります
プロジェクトを追加・変更する
設定 > プロジェクト を開きます。プロジェクトが表で並びます(列: プロジェクト/あなたのロール/Asana 連携/定例タスクの自動作成/定例タスクの手動作成/メンバー/アーカイブ)。変更できるのは、オーナー・マネージャーと、そのプロジェクトのプロジェクト管理者です。
追加: 表の下の 「追加する」 をクリックし、開いた画面で名前・色と、入れるメンバーとロールを選んで「追加する」をクリックします(オーナー・マネージャー)。ロールの説明は、「プロジェクトのロール」の横の「?」にポインターを合わせると表示されます
Asana から取り込む: 表の下の 「Asana から取り込む」 をクリックし、Asana のプロジェクトを選んで 「取り込む」 をクリックします。Asana と同じ名前のプロジェクトができ、Asana のタスクがそのままガントに並びます(オーナー・マネージャー。選べるのは、Asana でプロジェクト管理者のプロジェクトです。記事「Asana と連携する」)
名前・色を変える: 名前をクリックすると、その場で入力欄になります。Enter キーを押すか欄の外をクリックすると保存されます(Esc キーで取り消し)。色は、名前の左の色の印をクリックして選ぶと、すぐに保存されます
並べ替える: 行の左端のつまみをドラッグします(つまみを選んで ↑↓ キーでも動かせます。オーナー・マネージャー)
Asana 連携: Asana と連携したプロジェクトには、同期の状態(「同期中」など)が表示されます。クリックすると、詳しい状態と操作の画面が開きます。見出しの「?」にポインターを合わせると、連携の説明が表示されます
定例タスクの自動作成: 「オン(14 日前)」「オフ」と表示されます。クリックすると画面が開き、定例タスクから来月分のタスクを自動で作成するかどうかと、作成するタイミング(対象月の最初の開始日の何日前。0〜60 日)を変えられます
定例タスクの手動作成: プロジェクト管理者には「11 月分を作成」(作成済みなら「11 月分に反映」)が表示されます。そのプロジェクトの来月分だけを作成・反映します
メンバー: 人のアイコンの横に、入っている人数が表示されます。クリックすると、プロジェクトに入れる人とロールを変えられます(Asana と連携したプロジェクトは見るだけです)
アーカイブ: 使わなくなったプロジェクトは、行の右端のアーカイブのアイコン(ポインターを合わせると「アーカイブ」と出ます)をクリックし、確認の画面で「アーカイブする」をクリックします。定例タスクは消えずに残ります。「アーカイブ済み」の「元に戻す」で戻せます。最後の 1 つのプロジェクトはアーカイブできません
表の下の 「Asana 接続」 では、ご自分の Asana への接続と、メンバーと Asana のユーザーの対応を確かめられます(記事「Asana と連携する」)。
組織の設定
設定 > 組織 を開きます(オーナー・マネージャー)。
組織名
定例タスクを自動で作成する時刻(日本時間): ◯ 月分のタスクを自動で作る時刻です。0:00〜23:00 から選びます(既定は 6:00。全プロジェクト共通)。自動で作るかどうかと何日前に作るかは、プロジェクトごとに決めます(上の「定例タスクの自動作成」。記事「◯ 月分のタスクを作る・反映する」)
変更したら「保存する」をクリックします。
組織を切り替える・追加する
画面の右上の組織名をクリックすると、参加している組織の一覧が開きます(組織ごとに、あなたのロールも表示されます)。選ぶと切り替わります。一覧の下の「組織を作成」で新しく作れます。
ご注意: free プランで作れる組織は 1 つまでです。増やしたいときは、P4 apps のお問い合わせからご連絡ください。
