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タスクメニュー

タスクは、「このフォームで、この期限までに資料を提出する/してもらう」という提出/依頼の単位です。事務所側はこのメニューからタスクを作成・管理し、同じく顧客側は回答(資料提出)をします。

サイドバーの「タスク」から開きます。

タスク一覧(事務所側)

画面の見かた(事務所側)

上部のツールバー

項目

内容

検索

検索パネルを開閉します

CSVデータ

「CSVダウンロード」「一括更新」のメニューです

提出物データ

「回答ダウンロード」「添付ダウンロード」のメニューです

表示件数

10件 / 50件 / 100件 から選びます

追加

タスクを新しく作成します

一覧の列

内容

顧客名/ID

顧客の氏名と ID。氏名をクリックすると顧客一覧でその顧客を表示します

顧客タグ / 担当者

顧客メニューで設定した内容

タスク名/ID

タスク名

タスクタグ

タスクに付けたラベル

期限

提出期限

ステータス

進み具合(下記)

最終更新者 / 最終更新日時

最後に変更した人と日時

フォーム名

使っているフォーム

コメント数(未読件数)

そのタスクのコメントスレッドの件数。自分が担当者の顧客のタスクでは、クリックするとコメント画面に移動します

「コピー」「削除」のメニューです

行をクリックすると、右側にタスクの詳細(タスクパネル)が開きます。

ステータスの流れ

ステータス

意味

下書き

準備中のタスク。顧客には表示されません

未着手

顧客に依頼した状態。未着手にした時点で顧客に「新規タスク」の通知(メール・LINE)が届きます

作成中

顧客が「一時保存」した状態

提出済み

顧客が「この内容で提出する」を押した状態。担当者に「タスクが更新されました」の通知が届きます

差戻し

事務所が内容の修正を求めた状態。顧客に通知が届きます

完了

事務所が確認を終えた状態。顧客に通知が届き、回答は変更できなくなります

アーカイブ

一覧の既定の表示から隠した状態(「アーカイブを除く」のチェックを外すと表示されます)

ステータスは事務所側がタスクパネルや一括操作で自由に変更できます。顧客側の操作起点では、「一時保存」で作成中、「この内容で提出する」で提出済みに変更されます。

タスクを追加する

「追加」を押すと「タスクを追加」の画面が開きます。

タスクを追加

項目

内容

タスク名

必須。500 文字まで

顧客

必須。メンバーは自分が担当している顧客だけを選べます

期限

必須

繰り返しタスクを生成

定期的な回収用に、同じタスクを複数の期限でまとめて作ります(下記)

フォーム

必須。ステータスが「公開」のフォームだけ選べます。作成後は変更できません

ステータス

既定は「下書き」。すぐに依頼するときは「未着手」にします

繰り返しタスク

「繰り返しタスクを生成」をオンにすると、繰り返し頻度(毎日 / 毎週 / 毎月(特定の日付)/ 毎月(特定の週と曜日)/ 毎年)と終了日を指定できます。期限から終了日までの各日付を期限にした同じ内容のタスクが、それぞれ 1 件ずつ作成されます(作成した後は 1 件ずつ独立したタスクになります)。

繰り返しタスクの設定

タスクの詳細を開く(タスクパネル)

一覧の行をクリックすると、右側にタスクパネルが開きます。URL に ?task=タスクID が付くので、そのままリンクとして共有できます。

タスクパネル

基本情報

タスク名・顧客・期限・ステータスを変更して「保存」を押します。変更があると「未保存の変更があります」と表示されます。タグだけは、入力して Enter を押した時点で保存されます(既存のタグは入力中に候補が表示されます)。

ステータスを「提出済み」にして保存するときは、必須の設問がすべて回答されている必要があります。未回答があると「未回答の必須設問があります」と表示され、保存されません。

必須設問が未回答のときの表示

回答

顧客の回答内容が設問ごとに表示され、右上に「回答済み n / m」の進み具合が出ます。事務所側でも回答の入力・ファイルの添付ができます(入力すると自動で保存されます)。「完了」のタスクは読み取り専用です。

回答の確認

関連情報

  • 「コメントスレッドを開く」: このタスクのコメント画面に移動します

  • 「添付ダウンロード」: このタスクに提出されたファイルを ZIP でまとめてダウンロードします

  • 「ストレージを開く」: この顧客のストレージ(成果物・提出物・コメントの添付ファイル)を開きます

関連情報

顧客側の画面と回答のしかた

顧客ユーザーには、自分のタスクが表示されます。一覧の右端の「回答」から回答画面を開きます(完了したタスクの「回答」は押せません)。

タスク一覧(顧客ユーザー側)

回答画面では、設問ごとに入力します。入力内容は自動で保存されます。ファイルの設問は、枠をクリックするかドラッグ&ドロップでアップロードします(xlsx, csv, pdf, png, jpg, jpeg, xml, txt, xtx。1 ファイルの上限は標準で 5MB)。

回答画面(顧客側)

  • 「一時保存」: 入力を保存して閉じます。ステータスは「作成中」になります

  • 「この内容で提出する」: ステータスが「提出済み」になり、担当者に通知が届きます。必須の設問が未回答だと「未回答の必須設問があります」と表示され、提出できません

必須設問が未回答のときの表示(顧客側)

事務所が「差戻し」にすると顧客に通知が届き、顧客は回答を修正して再提出できます。

タスクを探す(検索・並べ替え)

「検索」で検索パネルを開きます。複数の条件はすべて満たすタスクだけが表示されます。

検索パネル

条件

説明

顧客名 / 担当者 / 最終更新者

氏名に含まれるもの

顧客タグ / タスクタグ

タグ名に含まれるもの

タスク名 / フォーム名

名前に含まれるもの

期限 / 最終更新日時

日付の範囲

ステータス

選んだステータスのもの

アーカイブを除く

既定でオン。アーカイブのタスクを隠します(ステータスで「アーカイブ」を選ぶと表示されます)

列見出しの矢印で並べ替えできます(昇順 → 降順 → 解除)。「該当する全 n 件を選択」で検索結果の全件を選択できます。

顧客メニューの氏名やステータス件数のリンクからは、その顧客・ステータスに絞り込んだ状態でこの画面が開きます。

複数のタスクをまとめて操作する

行のチェックボックスにチェックを入れると、一括操作バーが表示されます。

一括操作バー

操作

内容

ステータスの変更

選択したタスクのステータスをまとめて変更します。未着手・差戻し・完了への変更では顧客に通知が送られます

タスクタグの編集

「追加」でタグを付け、「削除」で外します

削除

選択したタスクを削除します(そのタスクの成果物も一緒に削除されます)

ステータス一括更新

タスクタグの一括変更

タスクをコピー・削除する

行の「⋮」から「コピー」を選ぶと、タスク名・期限・フォーム・ステータスを引き継いだ状態で「タスクを追加」が開きます(顧客だけ選び直します)。「削除」を選ぶとそのタスクを削除します。

行のメニュー

CSV でまとめて登録・更新する

「CSVデータ」→「CSVダウンロード」で、現在の一覧(選択中の行があればその分)を CSV でダウンロードできます。列は「タスクID(更新時は必須)」「顧客ID(必須)」「タスク名(必須)」「ステータス(登録・更新対象外)」「タグ」「期限(必須)」「フォームID(必須)」です。

CSVデータのメニュー

「CSVデータ」→「一括更新」でその CSV をアップロードし、「プレビュー」で内容を確認してから「保存」します。

  • タスク ID が空の行は、新しいタスクとしてステータス「下書き」で作成されます(顧客 ID とフォーム ID は一覧に表示されている数字を使います)

  • タスク ID がある行は、そのタスクのタスク名・期限・タグを上書きします。ステータスとフォームは CSV からは変更できません

  • 顧客 ID は顧客メニュー、フォーム ID はフォームメニューの一覧で確認できます

CSV の一括更新

提出物をまとめてダウンロードする

「提出物データ」から、現在の一覧(選択中の行があればその分)を対象にダウンロードできます。

  • 「回答ダウンロード」: 各タスクの回答内容を CSV にします(設問と回答が横に並びます。ファイルはファイル名が入ります)

  • 「添付ダウンロード」: 提出されたファイルを ZIP にまとめます(顧客名 / タスク名 のフォルダに分かれます)

提出物データのメニュー

通知について

タイミング

通知先

ステータスが「未着手」になったとき

顧客に「新規タスクが設定されました」

顧客が提出して「提出済み」になったとき

その顧客の担当者に「タスクが更新されました」

ステータスが「差戻し」「完了」になったとき

顧客に「タスクが更新されました」

メール・LINE のどちらで受け取るかは、各ユーザーが設定メニューで選べます(設定メニューの記事を参照)。

権限による違い

オーナー・管理者

メンバー

顧客

表示されるタスク

事務所の全タスク

担当している顧客のタスク

自分宛てのタスク(下書きを除く)

追加・コピー・削除・一括操作

○(担当顧客の分)

×

タスクパネル(編集)

○(担当顧客の分)

×

回答画面(一時保存・提出)

×

×

CSV・提出物データ

×

メンバー権限ユーザーのタスク一覧

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