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顧客メニュー

事務所に所属する顧客(資料を提出してもらう相手)を一覧で管理するメニューです。顧客ごとのタスクの進み具合を確認したり、タグ・担当者・メモを付けたり、顧客を招待したり、顧客とやり取りするファイル(ストレージ)を開いたりできます。

サイドバーの「顧客」から開きます(オーナー・管理者・メンバーが使えます。顧客ユーザーには表示されません)。

顧客一覧の全体

画面左のサイドバーからメニューを切り替えます。画面右上には現在の事務所名と自分の権限(オーナー / 管理者 / メンバー / 顧客)が表示され、複数の事務所に所属している場合はここで切り替えられます。

画面の見かた

上部のツールバー

項目

内容

検索

検索パネルを開閉します

CSVデータ

「CSVダウンロード」「一括更新」のメニューです

1ページの表示

10件 / 50件 / 100件 から選びます

一括招待の履歴

CSV から一括招待した結果の一覧ページを開きます(オーナー・管理者のみ)

CSV から一括招待

CSV ファイルで顧客をまとめて招待します(オーナー・管理者のみ)

顧客を招待

メールアドレスを入力して顧客を 1 人招待します(オーナー・管理者のみ)

顧客枠

事務所に所属できる顧客の人数と、現在の使用数。招待中(有効期限内)の人数も含みます

一覧の列

内容

ID

顧客のユーザー ID。CSV の一括更新やタスクの CSV 登録で使います

名前

氏名とメールアドレス。氏名をクリックすると、その顧客のタスク一覧に移動します

顧客タグ

事務所で自由に付けられるラベル。クリックして編集します

担当者

その顧客を担当する事務所のユーザー。クリックして編集します(メンバーは表示のみ)

リンク

顧客に関連する外部リンク(最大 10 件)。クリックすると別タブで開きます。セルの余白をクリックすると編集できます

メモ

事務所内だけで見える顧客メモ。クリックして編集します

下書き 〜 完了

ステータスごとのタスク件数。数字をクリックすると、その条件でタスク一覧を開きます。列見出しの下の「(数字)」は、表示中の顧客全員の合計です

合計

アーカイブを除いたタスクの合計件数

「ストレージ」「事務所から外す」のメニューです

氏名や件数のリンクから、タスク一覧へ移動できます。

顧客を探す(検索・並べ替え)

「検索」をクリックすると検索パネルが開きます。入力すると自動で絞り込まれ、複数の条件はすべて満たす顧客だけが表示されます。

検索パネル

条件

説明

ID

顧客 ID と完全に一致するもの

名前/メールアドレス

姓・名・メールアドレスのいずれかに含まれるもの

タグ

顧客タグ名に含まれるもの

担当者

担当者の氏名に含まれるもの

メモ

メモに含まれるもの

タスクのステータス(複数選択可)

選んだステータスのタスクを 1 件以上持つ顧客

期日までの日数

「3 日以内(超過分を含む)」「ちょうど 3 日」のように、期日が近い(または過ぎた)タスクを持つ顧客。超過はマイナスで指定します(例: -3 は 3 日超過)。ステータスと同時に指定したときは、両方を満たす同じタスクを持つ顧客だけが対象です

「該当する全 n 名を選択」を押すと、検索結果の全員(他のページも含む)をまとめて選択できます。

列見出しの「名前」「メモ」「各ステータスの件数」「合計」をクリックすると並べ替えできます(昇順 → 降順 → 解除の順に切り替わります)。

顧客の情報を編集する

一覧のセルをクリックすると、その項目の編集画面が開きます。

顧客タグ

タグ名を入力して Enter を押すと登録されます。入力中には事務所で使っている既存のタグが候補として表示されるので、クリックして付けることもできます。付いているタグの「×」で外せます。変更はその場で保存されるため、終わったら「閉じる」を押してください。

顧客タグの編集

担当者

「現在の担当者」のゴミ箱アイコンで外し、「新しい担当者を追加」でユーザーを選んで「追加」します。最後に「保存」を押すと反映されます(オーナー・管理者のみ)。

担当者は、メンバーがどの顧客を見られるかを決める設定です。メンバー権限のユーザーは、自分が担当者になっている顧客のタスク・コメント・ストレージだけを見られます。オーナー・管理者はすべての顧客を見られます。

担当者の編集

リンク

表示テキストと URL(http:// または https:// で始まるもの)を 1 行ずつ入力します。「リンクを追加」で行を増やせます(最大 10 件)。表示テキストに「[」「]」は使えません。

リンクの編集

メモ

事務所内だけで見えるメモです。顧客には表示されません。事務所ごとに保存されるので、同じ顧客が別の事務所にも所属している場合、メモは共有されません。

メモの編集

複数の顧客をまとめて操作する

行のチェックボックスにチェックを入れると、一覧の上に一括操作バーが表示されます。列見出しのチェックボックスは表示中のページ全員を、検索パネルの「該当する全 n 名を選択」は検索結果の全員を選択します。選択はページを移動しても保持されます。

一括操作バー

操作

内容

コメントの送信

選択した顧客それぞれの「一般」スレッドに同じコメントを投稿します。通常のコメントと同じように、メール・LINE の通知が届きます(メンバーは担当顧客に対してのみ可能)

顧客タグの編集

「追加」でタグを付け、「削除」で外します。すでに付いている(付いていない)顧客は自動的にスキップされます

担当者の編集

「追加」で担当者を割り当て、「削除」で外します(オーナー・管理者のみ)

コメントの送信

送信前の確認

顧客タグの一括変更

担当者の一括変更

顧客を招待する

顧客の追加は、この画面から招待して行います(オーナー・管理者のみ)。

1 人ずつ招待する

「顧客を招待」を押し、メールアドレスを入力して「招待する」を押します。

  • すでに P4 資料回収を使っているメールアドレスなら、その場で事務所に追加され、本人に「追加されました」のメールが届きます。

  • まだ使っていないメールアドレスなら、登録案内のメールが届きます。相手が同じメールアドレスで p4apps に登録(ログイン)すると、自動的に事務所に参加します。招待の有効期限は 30 日です。

顧客を招待

招待中の顧客を確認する

まだ参加していない招待は、一覧の下の「招待中の顧客」に表示されます。「再送」で案内メールをもう一度送り(有効期限が 30 日延びます)、「招待を取り消す」で招待を無効にできます。期限が過ぎた招待には「期限切れ」と表示されます。

招待中の顧客

CSV でまとめて招待する

「CSV から一括招待」を押し、CSV ファイルを選んで「プレビュー」を押します。CSV の 1 行目はヘッダで、列は次のとおりです。

内容

email(メールアドレス)

必須

last_name(姓)/ first_name(名)

任意。招待中の一覧に仮の名前として表示されます

assignee_email(担当者)

担当にする事務所ユーザーのメールアドレス。複数は「;」区切り

tags(タグ)

付ける顧客タグ。複数は「;」区切り

日本語のヘッダ(メールアドレス / 姓 / 名 / 担当者 / タグ)でも読み込めます。文字コードは UTF-8 と Shift_JIS に対応しています。最大 2,000 行です。

CSV から一括招待(ファイルの選択)

プレビューでは、送信前に「招待メールを送る(未登録)」「すぐに追加する(登録済み)」「既にこの事務所のメンバー」「招待済み」「メールアドレスの形式が不正」「CSV 内で重複」に分類した件数と、スキップされる行の理由が表示されます。顧客枠が足りない場合はここで止まります。問題なければ「n 件を招待」を押してください。

一括招待のプレビュー

送信は順番に処理されます。進み具合と結果は「一括招待の履歴」で確認できます。行をクリックすると 1 人ずつの結果(送信済み / 追加済み / スキップ / 失敗)と登録状況が見られ、「結果 CSV をダウンロード」「未登録に再送」「未登録を取消」ができます。

一括招待の履歴

履歴の詳細

顧客枠について

事務所ごとに、所属できる顧客の人数(顧客枠)がプランで決まっています。招待中(有効期限内)の人数も枠に含まれます。枠が足りないときは「顧客枠の上限に達しています。プランのアップグレードをご検討ください。」と表示されます。プランの変更は P4 apps ポータルから行ってください。

顧客を事務所から外す

行の「⋮」から「事務所から外す」を選びます(オーナー・管理者のみ)。担当者の割り当てと顧客タグが解除され、その顧客のタスクはすべてアーカイブになります(タスク名の末尾に「(削除済み)」が付きます)。相手のアカウント自体は削除されません。

行のメニュー

ストレージ(顧客とやり取りするファイル)

行の「⋮」から「ストレージ」を選ぶと、右側にその顧客のストレージが開きます。タスクの詳細にある「ストレージを開く」や、コメント画面の「ストレージ」ボタンからも開けます。

ストレージ(一般フォルダ)

左側はフォルダの一覧です。「一般」(タスクに紐づかないファイル)と、タスクごとのフォルダが期限の新しい順に並びます。各フォルダにはファイルの件数が種類別に表示されます。「成果物があるフォルダのみ」にチェックを入れると絞り込めます。

右側には、選んだフォルダのファイルが 3 つのグループで表示されます。

グループ

内容

成果物

事務所から顧客に渡すファイル。ここでアップロード・削除できます

コメントの添付ファイル

コメントのやり取りで送受信したファイル

提出物

顧客がタスクの回答フォームで添付したファイル(タスクのフォルダのみ)

ストレージ(タスクのフォルダ)

成果物をアップロードする

「ファイルを選択」またはドラッグ&ドロップでファイルを追加し、「アップロード」を押します。1 回に 10 ファイルまで、1 ファイル 10MB までです(pdf, png, jpg, jpeg, xlsx, docx, pptx, csv, txt, xml, xtx, zip)。

「顧客に通知する(コメントに自動投稿)」にチェックを入れてアップロードすると、そのフォルダに対応するコメントスレッドに「成果物をアップロードしました。」というコメントが自動で投稿され、顧客にメール・LINE で通知されます。

「フォルダを一括ダウンロード」を押すと、そのフォルダのファイルをまとめて ZIP でダウンロードできます。

顧客側の見えかた

顧客には、サイドバーの「成果物」メニューに同じストレージが表示されます。顧客は成果物とコメントの添付ファイルをダウンロードできます(提出物は表示されません。下書き・アーカイブのタスクのフォルダも表示されません)。

顧客側の「成果物」

CSV で顧客情報をまとめて更新する

  1. 「CSVデータ」→「CSVダウンロード」で現在の一覧を CSV にします(顧客を選択していればその人だけ、していなければ検索結果の全員)。

  2. ダウンロードした CSV の「タグ」「リンク」「メモ」「担当者」を編集します。タグは「,」区切り、リンクは [表示テキスト](URL) を「,」区切り、担当者はユーザー ID を「,」区切りで書きます。「名前」列は表示用で、変更しても反映されません。ファイル名は変えずに、UTF-8(BOM 付き)のまま保存してください。

  3. 「CSVデータ」→「一括更新」でそのファイルを選び、「プレビュー」で内容を確認して「保存」します。リンクの書式に誤りがある行があると保存できません。

CSVデータのメニュー

CSV の一括更新

権限による違い

オーナー・管理者

メンバー

表示される顧客

事務所の全顧客

自分が担当者になっている顧客のみ

顧客の招待・事務所から外す

×

担当者の編集(個別・一括)

×

コメントの送信(一括)

○(担当顧客に対してのみ)

タグ・リンク・メモの編集

ストレージ

全顧客

担当顧客のみ(成果物の削除は自分がアップロードしたもののみ)

メンバー権限ユーザーの顧客一覧

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