Spring videre til hovedindholdet

Kom i gang med automatisk bogføring til e-conomic

I denne hjælpeartikel hjælper vi dig med at komme i gang med automatisk bogføring til e-conomic fra A-Z. Bare rolig - det tager maks 5 min.

Opdateret i dag

Introduktion

Vi får en del spørgsmål om hvorvidt man skal være bogholder og/eller revisor for, at sætte vores bogføring op. Og nej - det skal du ikke. Du skal dog have styr på nogle fundamentale ting, som f.eks. dine konti i din kontoplan, hvordan banken er koblet på, og jeres tilgodehavende konti mv. Meget af dette, hjælper vi dig også med, at få styr på, i vores hjælpecenter, hvis du mangler kyndig vejledning. Derfor er det også fulgt ud muligt, nemt at komme i gang med den automatisk bogføring.

Følg med forneden, og bliv guidet til hvordan du på cirka en kop kaffe, får opsat automatisk bogføring mellem din webshop og e-conomic, ved at bruge Paypilot. Har du spørgsmål undervejs, så sidder vi klar på chatten til at hjælpe ​🤠​ 💬​​

Forbind din webshop, betalingsudbyder og e-conomic til Paypilot

For at komme i gang med automatisk bogføring, skal du først være oprettet og forbundet på Paypilot. Det er heldigvis super nemt, og vores brugere er uden teknisk kunnen fuldt forbundet på ca. 2 minutter.

Hvis du er oprettet og forbundet, kan du fortsætte videre, men hvis ikke, så har vi en guide til hvordan du nemt og hurtigt kommer i gang lige her.

Opsæt kassekladde og konti i e-conomic

Vi ved det godt - man vil helst ikke sidde og rode i sit bogføringssystem. Men bare rolig, det er meget simpelt arbejde, og vi vil vove påstå, at enhver kan gøre det, så længe de får kynding vejledning. Lad os springe ud i det!

Der er primært 2 ting vi skal sikre os, og det er nedenstående:

  1. Paypilot kassekladde(r) er oprettet

  2. Fordelingskonto, tilgodehavende konti og konto til afrundringsdifferencer er oprettet

Lad os starte ved punkt 1: Paypilot kassekladde(r). Da e-conomic understøtter muligheden for, at oprette flere kassekladder, i sit regnskab, så anbefaler vi altid, at du opretter en særskilt kassekladde til Paypilot. Dette betyder, at al bogføring bliver bogført i sin egen mappe, så du nemt kan følge med i bogføringsarbejdet fra denne kanal.

Du kan også vælge, at køre med flere kassekladder til Paypilot, f.eks. én kassekladde for alt bogført salg, refunderinger og tilgodehavender og en anden kassekladde for alle bogførte udbetalinger, tilbageførsler, kortgebyrer mv.

For at oprette din(e) kassekladde(r) til Paypilot, skal du blot følge trinene forneden:

  1. Log ind på din e-conomic bruger og vælg den gældende aftale, så du redigerer i den rigtige virksomhed, hvis du har adgang til flere

  2. Tryk på det orange tandhjul, og vælg 'Alle indstillinger'

  3. Gå til 'Kassekladder' i venstre sidemenu, og tryk på den blå knap, hvor der står 'Ny kassekladde'

  4. Giv den navnet 'Paypilot', og vælg evt. 'Godkend før bogføring' hvis du sikre dig, at posteringer i denne kassekladde skal godkendes af din administrator, inden de bogføres i dit regnskab

  5. Du har nu oprettet din kassekladde, og kan fortsætte med opsætningen.

Næste trin er, at sikre, at vi har de rigtige konti oprettet i vores kontoplan. Dette kan du gøre relativt nemt, ved at følge nedenstående trin:

  1. Tryk på det orange tandhjul, og vælg 'Alle indstillinger'

  2. Gå til 'Kontoplan' i venstre sidemenu, og søg efter eventuelle konti som kunne være en eksisterende fordelingskonto, tilgodehavende konti eller konto brugt til afrundingsdifferencer.

Hvis du bruger løsninger som f.eks. Storebuddy eller IEX, så er der chance for, at du allerede har disse konti oprettet i dag. Hvis de eksisterer, behøver du ikke oprette disse. Hvis ikke de er oprettet, kan du følge nedenstående trin for at oprette dem:

  1. Tryk på det orange tandhjul, og vælg 'Alle indstillinger'

  2. Gå til 'Kontoplan' i venstre sidemenu, og tryk 'Ny konto'

    1. I oprettelsesformularen af kontioprettelse, skal du kun udfylde felterne "Type", "Nr." og "Navn".

  3. Opret en konto for hver af dine indløsere, som tilgodehavende konti. Typisk er de placeret under '5500 - Omsætningsaktiver', hvis du bruger e-conomics standard kontoplan. Tilgodehavende konti er altid 'Balance' som type. En indløser er dem, som udbetaler penge til dig. F.eks. Nets, hvis du har Dankort via Nets, og Clearhaus samt Shopify Payments, hvis du kører med disse på VISA/MC. I dette eksempel ville du oprette 3 konti, hhv.: 'Balance - 5505 - Dankort (Nets)', 'Balance - 5506 - Clearhaus' og 'Balance - 5507 - Shopify Payments'.

  4. Når disse er oprettet, skal du oprette din fordelingskonto til Paypilot. Denne konto skal ligesom tilgodehavende konti oprettes som en balancekonto, i samme talrække, som dine tilgodehavende. F.eks. 'Balance - 5510 - Fordelingskonto (Paypilot)'

  5. Nu skal du blot oprette konto til afrundingsdifferencer. Denne konto skal være typen 'Drift', og skal oprettes med nummeret 1060, med navnet 'Afrundingsdifferencer'. Altså, f.eks. 'Drift - 1060 - Afrundingsdifferencer'.

Med ovenstående konti, har nu nu oprettet alle konti, som du skal bruge ifm. opsætningen af dine bogføringsregler i Paypilot! Du kan nu fortsætte til opsætningen af bogføringsreglerne forneden.

Opsæt bogføringsregler i Paypilot

Når du kommer tilbage til Paypilot fra e-conomic, skal du blot tilgå 'Bogføring' i sidemenuen. Hvis du ser knappen 'Kom i gang med automatisk bogføring', så mangler du at forbinde dit bogføringssystem. Du kan klikke her, for at oprette forbindelsen.

Når du er forbundet til dit bogføringssystem, så skulle du gerne se en knap, hvor der står 'Aktiver bogføring', og under denne to forskellige formularer:

  • Håndtering af salg, betalinger & refunderinger

  • Håndtering af tilgodehavender, udbetalinger & gebyrer

OBS: Vi anbefaler at du ikke aktiverer bogføringen, før du har udfyldt alle felter, i begge formularer. Hvis der mangler regler i indstillingerne, så vil dine bogføringsjob fejle konsekvent.

Indstil regler for bogføring af salg, betalinger & refunderinger

Når du indstiller regler i Paypilot, tager vi dataen direkte fra dit bogføringssystem. Det er derfor blot en masse konti, som skal linkes korrekt, så vi ved, hvor vi skal bogføre de forskellige ting, fra din webshop.

Når du ruller formularen for bogføring af salg, betalinger & refunderinger ud, vil du se nogle nye sektioner. Forneden vil vi løbe hver af disse igennem, og guide dig i opsætningen.

Generelt

Dette er dine generelle indstillinger. Her skal du angive hvorvidt du ønsker salg med firmanavn, CVR eller EAN-oplysninger bogført som B2B-salg, hvad dit regnskabsår er (følger det et normalt kalenderår, eller har du en skæv skæring, f.eks. d. 30 juni?), og forskellige momsinformationer (typisk altid Danmark i felterne 'Momspligtigt land' og 'Ved mangel på landekode i leveringsadressen bruges') samt valg af kassekladde og konti.

Lad os tage udgangspunkt i eksemplet forneden:

Her ønsker man ordrer med firmaoplysninger i faktureringsinformationen bogført som B2B-salg, og har samtidig et skævt regnskabsår, hvor skringsdatoen er d. 30 juni.

Man bruger kassekladden 'Paypilot', har ingen afdelingskode (det er ret normalt ikke, at bruge afdelinger - det ses mest i større og komplekse regnskaber for større virksomheder), og benytter sin oprettede fordelingskonto samt konto til afrundingsdifferencer.

Hertil bruger de standard konti for hhv. 'Konto til valutakurstab', 'konto til valutakursgevinst' og 'modkonto for chargebacks'. Vi anbefaler ikke at rette disse konti, medmindre du er regnskabskyndig.

Når disse indstillinger er udfyldt, kan du folde den sammen, og åbne indstillinger for kontoplan for indland og EU.

Kontoplan for indland og EU

Dette er indstillinger for alle ordrer som sælges til private forbrugere i EU (herunder indland - altså Danmark).

Som udgangspunkt skal du altid vælge 'U25 - udgående (salg)' som momskode for salg med moms, og 'Ingen' for momskode for salg uden moms. Ift. konti, så vil de skulles indstilles som nedenfor, medmindre du bruger en speciel kontoplan i e-conomic, og derfor har ændret i de standard salgskonti:

Hvis du har en speciel kontoplan, hvor salgskonti er anderledes end standard i e-conomic, så kan du naturligvis blot indstille ovenstående regler ud fra disse.

Når disse er udfyldt, kan du folde denne sammen, og fortsætte til kontoplan for B2B-salg i EU.

Kontoplan for B2B-salg i EU

Disse indstillinger er kun aktuelle, hvis du har valgt, at du ønsker salg med firmaoplysninger i faktureringsinformationen bogført som B2B salg, i dine generelle indstillinger.

Her skal du blot udfylde momskode og konti fra din kontoplan, som du ønsker disse bogført. F.eks. som vist forneden, hvis vi følger e-conomics standard kontoplan:

Når disse er udfyldt, kan du folde denne sammen, og fortsætte til kontoplan for øvrige dele af verdenen (NON-EU).

Kontoplan for øvrige dele af verdenen (NON-EU)

Disse indstillinger styrer hvordan vi bogfører salg til lande uden for EU. Hvis du ikke har kunder fra lande uden for EU, bør du ikke bekymre dig om disse indstillinger, men ellers skal du indstille dem, som du ønsker, at vi bogfører ordrer fra disse lande. F.eks. som vist forneden, hvis du følger e-conomics standard kontoplan:

Når disse er udfyldt, kan du folde denne sammen, og fortsætte til opsæt specifik kontoplan for særskilte lande (OSS Moms).

Opsæt specifik kontoplan for særskilte lande (OSS Moms)

Hvis du er underlagt OSS-moms, så skal du indberette moms for de EU-lande, du sælger i, og her er det vigtigt, at du bogfører ordrer for sig selv, med korrekt momskode for det givne land. Dette kan du nemt indstille, ved at tilføje de lande, som du sælger til, og opsætte både momskoder og bogføringskonti specifikt for dette land.

OBS: Du er kun underlagt OSS-moms, hvis du sælger til EU-lande med en omsætning på mere end 10.000 EUR i de respektive markeder. Sælger du f.eks. til både Sverige og Tyskland, men sælger kun for 5.000 EUR årligt i det ene marked, så er det kun markedet hvor omsætningen er mere end de 10.000 EUR, som skal bogføres under OSS-ordningen.

Forneden kan du se et eksempel på, at Sverige er valgt, hvorefter mulighederne for at indstille momskode og bogføringskonti vises, så du kan indstille dem:

Når du har sat oventående indstillinger op, har du færdiggjort opsætningen af regler for bogføring af salg, betalinger & refunderinger, og kan nu fortsætte til reglerne for bogføring af tilgodehavender, udbetalinger & gebyrer.

Indstil regler for bogføring af tilgodehavender, udbetalinger & gebyrer

Det første du vil se, når du åbner for indstillingerne til bogføring af tilgodehavender, udbetalinger & gebyrer er en oversigt over dine indløsere.

OBS: Hvis du ikke ser nogen indløsere, eller mangler indløsere, så kan det ske, at den eller disse indløsere ikke er forbundet på Paypilot endnu. Har du forbundet dine indløsere, men ser du stadig ingen indløsere i din bogføringsopsætning? Kontakt os i chatten, så ser vi på det.

For at indstille reglerne for en indløser, skal du blot trykke ind på den indløser, du ønsker at indstille. Lad os tage udgangspunkt i et eksempel, hvor du bruger Clearhaus på VISA/MC og Nets til Dankort.

Indstil VISA/MC indløser

I dette eksempel er Clearhaus den brugte indløser, og vi indstiller hvordan der udbetales (udbetaler din indløser i bundter, så skal du vælge udbetaling i bundter, da vi bl.a. bruger dette ifm. bankafstemningen til at linke op med indbetalingen), og samtidig vælger vi hvilken konto vi får udbetalt penge på, hvilken konto vi ønsker kortgebyrer bogført på, og hvilken konto tilgodehavende skal bogføres på.

Mens det ikke er standard, så kan du også vælge en særskilt kasekladde, som du ønsker udbetalinger mv. bogført på. Hvis du blot ønsker det bogført på samme kassekladde, som bogføringen kører på, så behøver du ikke udfylde noget i e-conomic kasseklasse til bogføring af afregning.

Valg af type for indløser ift. bundt- og enkeltvise udbetalinger er en Plus-funktion. Som gratis bruger vil udbetalinger og tilbageførsler fra din indløser altid blive bogført enkeltvis, og du skal derfor selv håndtere afstemning af udbetalinger via dit bogføringssystem.

Indstil Dankort fra Nets

I dette eksempel er Nets brugt som indløser på Dankort, og vi indstiller hvordan der udbetales (i dette tilfælde enkeltvis, da Nets udbetaler Dankort-salg enkeltvis per ordre), og samtidig vælger vi hvilken konto vi får udbetalt penge på, hvilken konto vi ønsker kortgebyrer bogført på, og hvilken konto tilgodehavende skal bogføres på.

Mens det ikke er standard, så kan du også vælge en særskilt kasekladde, som du ønsker udbetalinger mv. bogført på. Hvis du blot ønsker det bogført på samme kassekladde, som bogføringen kører på, så behøver du ikke udfylde noget i e-conomic kasseklasse til bogføring af afregning.

OBS: Da Dankort fra Nets kører med bruttoafregning, og derfor udbetaler salg 1:1, hvorefter de sender en faktura på gebyropkrævningerne hver måned, så bogfører vi ikke løbende Dankort-gebyrer. Vi bogfører generelt kun kortgebyrer, når du kører med nettoafregning, hvor gebyrerne hæves af indløseren ved udbetaling.

Når du har opsat ovenstående, skal du blot gemme indstillingerne, og er nu klar til at aktivere bogføringen.

Aktiver bogføringen og brug tiden på det du er bedst til

Når du har indstillet alle reglerne, og gemt disse, så skal du faktisk ikke gøre mere end at gå op i toppen af bogføringssiden, og trykke på 'Aktiver automatisk bogføring'.

Herfra vil din bogføring køre automatisk, og du vil løbende kunne følge med via bogføringsstatusserne i Paypilot, under salgsvisningen, transaktionsvisningen og afregningsvisningen.

Har spørgsmål undervejs, eller har du brug for hjælp til noget ifm. opsætningen, så tøv endelig ikke med at række ud til os.

Er du endnu ikke i gang med Paypilot, så kan du komme i gang gratis nedenfor.

Kom i gang gratis nu
Relaterede artikler
Sådan bogfører vi
Kom i gang med automatisk bogføring
Besvarede dette dit spørgsmål?