Vores bogføringskoncept
Vi ved det - bogføring er ikke et sjovt område. Slet ikke, at læse om. Ikke desto mindre, så er der en essentiel forståelse nødvendig, inden du går igang med bogføringsopsætningen, således at du er indforstået med det bogføringskoncept, der er grundlag for brugen af Paypilot i samspil med dit bogføringssystem. Men bare rolig. Vi skal nok spare dig for de komplekse brancheord, og gøre det så kort som muligt.
Paypilot bogfører via finansposteringer. Det betyder, at vi ikke opretter fakturaer eller kreditnotaer i dit bogføringssystem, på kundeniveau. I stedet, så bogfører vi direkte i din kassekladde. Det gør en hel del gode ting, for dit overordnede regnskab, og sikrer samtidig en nemmere kontrol. Vi gør med andre ord revisorens arbejde, i slutningen af året, meget nemmere, og sparer dig for en højere timeregning, pga. nødvendighed for justeringer, manglende dokumentation mv.
Brugen af finansposteringer betyder også, at du skal være opmærksom på følgende:
Når der bogføres via finansposteringer, kan dit bogføringssystems debitorstyring ikke bruges.
Når der bogføres via finansposteringer, oprettes der ikke fakturaer/kreditnotaer i bogføringssystem. Vi opretter dog en faktura/kreditnota, der vedlægges på posteringen, for salget/refunderingen, og som også kan findes i Paypilot.
Når der bogføres via finansposteringer, er det ikke muligt at integrere til e-conomics lagerstyring, da dette kræver at man bogfører via deres fakturamodul.
Ting vi ikke bogfører i dag
Vi bogfører som udgangspunkt, alle dine ordrer og refunderinger samt udbetalinger og tilbagebetalinger, fra din webshop og de betalingsløsninger, som du har forbundet til Paypilot. Der er dog nogle få undtagelser, du for nu, skal være opmærksom på:
Vi bogfører i øjeblikket ikke gavekort, hvorfor evt. salg/refunderinger af gavekort skal bogføres manuelt.
Vi bogfører ikke ordrer, der er behandlet via en betalingsløsning, som du ikke er forbundet med til Paypilot. Det betyder, at hvis du f.eks. er forbundet med din Shopfy webshop sammen med PensoPay, Clearhaus & Shopify Payments, men også får ordrer betalt via f.eks. PayPal, Klarna el. lign. på din webshop, så vil du fortsat skulle bogføre salg/refunderinger fra disse betalingsmetoder manuelt. Vi arbejder på, at dække flere betalingsgateways- og indløsere, og du vil naturligvis blive informeret, som vi får nye integrationer, der er relevant for din webshop.
I forlængelse af pkt. 2, bogfører vi heller ikke B2B salg, EAN fakturaer, bankoverførsler, POS (foruden brug af Shopify POS m. Shopify Payments, som understøttes) el. lign. ordrer. Disse skal derfor tilsvarende behandles manuelt.
Vi understøtter ikke brugtmoms, kunstermoms mv., såfremt du sælger blandt 'normale' produkter, da vi på nuværende tidspunkt ikke understøtter regler for produkter- eller produktkategorier, ift. momsopsætning for bogføringsarbejdet (det foregår derfor på ordreniveau og hele ordren bogføres efter den givne momsopsætning ud fra ordrens land)
Eksempel
Salg: Når et salg er gennemført (afsendt) og pengene hæves hos kunden, overfører Paypilot salget til regnskabssystemet. Pengene posteres på fordelingskontoen I regnskabsprogrammet.
Retur: Når der oprettes en returnering, krediteres omsætning og eventuel moms. Modkontoen er fordelingskontoen.
Betaling: Når hævningen er sket, og Paypilot spotter udbetalingen fra indløser, lægges det tilgodehavende beløb over på den korrekte tilgodehavende konto.
Tilbagebetaling: Når der sker en tilbagebetaling til en kunde, føres pengene tilbage fra den tilgodehavende konto, til fordelingskontoen.
Udbetaling: Når pengene udbetales, bogfører Paypilot udbetalingen på banken og udligner beløbet på tilgodehavende kontoen fra indløseren. I samme process bogføres evt. kortgebyrer for den givne udbetaling også, så gebyromkostningerne ligeledes bliver bogført.
OBS: Bruger du Paypilot Plus med vores bankforbindelse, som giver adgang til automatisk bankafstemning, vil tilbagebetalinger og udbetalinger blive håndteret anderledes, end beskrevet foroven. Læs mere om processen for automatisk bankafstemning her.
Ovenstående bogføringskoncept sikrer ikke blot, at alt bliver bogført på de korrekte konti, med den korrekte moms mv., men gør også kontrol af bogføringen nem som en leg. Foruden dette, så får man også dydbegående indblik i samtlige transaktioner mv. tilhørende et salg direkte i Paypilot, så man altid kan føre nem kontrol af transaktionssporet.
Har du øvrige spørgsmål til hvordan vi bogfører, og ikke mindst, hvordan du kan indstille bogføringen, nemmest muligt, for dine kunder? Så tøv endelig ikke med, at kontakte os direkte.