คำแนะนำเบื้องต้นสำหรับ การใช้ผังบัญชี PEAK กับธุรกิจ

ผังบัญชี PEAK ใช้อย่างไร

เนื่องจากโปรแกรม PEAK มีผังบัญชี 5 หมวด ที่เป็นมาตรฐานในโปรแกรม กิจการสามารถเลือกใช้งานได้ตามรายการที่ต้องการบันทึกบัญชี โดยไม่ต้องทำการสร้างผังบัญชีก่อนใช้งาน และด้วยผังบัญชีที่เป็นมาตรฐานนี้จึงมีข้อจำกัดที่กิจการและผู้ใช้งานควรทราบ โดยมีข้อมูลที่ต้องทราบดังนี้

ผังบัญชีที่มีอยู่ในโปรแกรม ประกอบด้วยรายละเอียดต่างๆ ดังนี้

ผังบัญชีที่มีอยู่ในโปรแกรม มีข้อควรทราบ 5 ข้อด้วยกัน คือ

กิจการและผู้ใช้งานที่ต้องการเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม PEAK สามารถพิจารณาเลือกการใช้งานผังบัญชีได้เป็น 2 กรณี ด้วยกัน คือ

กรณีนี้สามารถเลือกใช้ผังบัญชีในการบันทึกบัญชีได้ทันทีในหน้าการสร้างเอกสาร หรือ การบันทึกรายวัน ระบบจะแสดงผังบัญชีที่มีอยู่ให้เลือกใช้

กรณีนี้มีข้อแนะนำสำหรับการวางแผนการใช้งานผังบัญชีตามความต้องการของกิจการเพิ่มเติม แบ่งเป็น 2 กรณีย่อยได้ ดังนี้

เทียบผังบัญชีของกิจการ กับ ผังบัญชีของโปรแกรม ด้วย 4 ขั้นตอน

สามารถกดดาวน์โหลดรายงานผังบัญชีได้ที่กระดิ่งแจ้งเตือน หรือ อีเมล ในรูปแบบไฟล์ Excel

สำหรับกิจการที่ใช้ผังบัญชีในการแบ่งหมวดบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่าย เพื่อบันทึกบัญชีรับรู้รายการตามฝ่าย แผนก โครงการ และอื่นๆ ที่มีการจัดสรรไว้เพื่อเรียกดูรายงานในการเปรียบเทียบเฉพาะ หรือ ธุรกิจบริการ ที่มีการรับรู้รายได้จากการให้บริการมากกว่า 99 รายการบริการขึ้นไป

สามารถวางแผนการใช้ผังบัญชีได้ 2 วิธีดังนี้

วิธีที่ 1 : ใช้การสร้างรหัส บริการ รับรู้รายได้ตามชื่อของบริการแทนการสร้างผังบัญชี

ตัวอย่างเช่น กิจการมีรายได้จากการให้บริการ A, B, C และ D โดยการให้บริการทั้ง 4 บริการนี้ มีการบันทึกบัญชีเป็นรายได้จากการให้บริการทุกรายการ

สามารถสร้างเลขที่บริการ/รหัสการบริการและผูกผังบัญชีรายได้จากการให้บริการได้ตามคู่มือการเพิ่มบริการ โดยเมื่อมีการเพิ่มบริการเรียบร้อยแล้วจะได้รหัสการบริการเพื่อใช้สำหรับการออกเอกสารรายการค้า

รูปภาพแสดงข้อมูลการเพิ่มเลขที่บริการ/รหัสบริการ และการผูกผังข้อมูลการบันทึกบัญชี

รูปภาพแสดงผลการเพิ่มเลขที่บริการ/รหัสบริการ หน้าเมนูสินค้า

รูปภาพแสดงผลการดูรายงานงบทดลองทางบัญชีเมื่อเลือกใช้เลขที่บริการ/รหัสบริการ

วิธีที่ 2 : ใช้การจัดกลุ่มประเภท เพื่อจัดสรรการรับรู้รายได้ และค่าใช้จ่ายแทนการสร้างผังบัญชีด้วยชื่อเดียวกัน

ตัวอย่างเช่น กิจการมีต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A โดยแบ่งเป็นของ 4 แผนก ประกอบด้วย แผนกการขาย, แผนกการตลาด, แผนกบุคคล และแผนกบัญชี โดยทั้ง 4 แผนกนี้มีการบันทึกบัญชีเป็นต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A ทุกรายการ

สามารถเพิ่มกลุ่มจัดประเภทสำหรับการจัดการต้นทุน ค่าใช้จ่าย หรือรายได้ สำหรับการแยกแผนก โครงการ และอื่นๆ ตามกิจการ ได้ตามคู่มือ การใช้งานฟังก์ชั่นกลุ่มจัดประเภท โดยเมื่อมีการเพิ่มกลุ่มจัดประเภทเรียบร้อยแล้วจะได้กลุ่มประเภทปรากฏที่หน้าการสร้างเอกสารรายรับ และบันทึกค่าใช้จ่ายเพื่อใช้สำหรับเลือกจัดกลุ่มประเภทของรายได้และค่าใช้จ่ายตามต้องการ

รูปภาพแสดงข้อมูลการเพิ่มกลุ่มจัดประเภทที่ต้องการเปิดใช้งาน

รูปภาพแสดงผลการเลือกจัดกลุ่มจัดประเภทหน้าการสร้างเอกสารและการบันทึกค่าใช้จ่าย

รูปภาพแสดงผลการเพิ่มกลุ่มจัดประเภทหน้าการสร้างเอกสารและการบันทึกรายได้

หลังจากการจัดกลุ่มประเภทในการสร้างเอกสารและรายการการบันทึกบัญชีตามที่ต้องการแล้ว สามารถเรียกดูรายงานเอกสารการจัดกลุ่มประเภท และรายงานแสดงตามกลุ่มจัดประเภทได้ตามคู่มือ การสร้างและดูรายงาน PEAK Board หรือ กรณีต้องการ ปันส่วนกลุ่มจัดประเภท แบ่งเป็นรายบัญชี (Classification) หรือ การค้นหาขั้นสูงตามกลุ่มจัดประเภท

รูปภาพแสดงผลการเรียกดูรายงานกลุ่มจัดประเภท (PEAK Board)

รูปภาพแสดงผลการพิมพ์ค้นหาขั้นสูงมากตามกลุ่มจัดประเภทที่เมนูเอกสารรายรับและรายจ่าย สามารถกดพิมพ์รายงานเป็นไฟล์ Excel เพื่อนำมา filter ข้อมูลทางบัญชีที่ต้องการใช้ได้