ในการบริหารจัดการเอกสารบนระบบ PEAK การเข้าใจความหมายของสถานะเอกสาร จะช่วยให้คุณติดตามกระแสเงินสดและสถานะของธุรกิจได้อย่างแม่นยำ โดยสถานะเอกสารในระบบเป็นเพียงการแจ้งเตือนตามระบบว่าเอกสารนี้อยู่ในขั้นตอนใด โดยคู่มือนี้จะช่วยสรุป รายละเอียดสถานะต่างๆ ของเอกสาร ใน PEAK รายละเอียดมีดังนี้
รายละเอียดสถานะต่างๆ ของเอกสาร
สถานะเอกสารที่ปรากฏบนระบบเป็นเพียงตัวบ่งชี้สถานะภายใน เพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานบริหารจัดการงานได้ง่ายขึ้นเท่านั้น โดยจะไม่มีการแสดงสถานะเหล่านี้บนใบแจ้งหนี้หรือเอกสารชุดที่ส่งให้แก่ลูกค้า/คู่ค้าแต่อย่างใด
ท่านสามารถดำเนินการออกเอกสารหรือบันทึกรายการตามข้อเท็จจริงได้ทันที โดยไม่จำเป็นต้องแก้ไขสถานะเดิมของระบบ เนื่องจากการบันทึกรายการถัดไป (เช่น การรับชำระเงิน) จะส่งผลให้สถานะปรับเปลี่ยนตามขั้นตอนโดยอัตโนมัติ
สถานะเอกสาร | ความหมาย |
ร่าง | เอกสารอยู่ในสถานะร่าง ยังสามารถแก้ไขได้ และไม่มีการบันทึกบัญชี |
รออนุมัติ | เอกสารรอการอนุมัติ และไม่มีการบันทึกบัญชี หากต้องการดำเนินการในขั้นตอนถัดไปต้องแจ้งให้ผู้อนุมัติทำการอนุมัติเอกสารต่อ |
รอรับชำระ | เอกสารรอการรับชำระเงินจากลูกค้า/คู่ค้า และอยู่ภายในวันที่ครบกำหนดชำระ สถานะนี้มีการบันทึกบัญชี |
เกินเวลารับชำระ | เอกสารรอการรับชำระเงินจากลูกค้า/คู่ค้า แต่เกินวันที่ครบกำหนดชำระ สถานะนี้มีการบันทึกบัญชี |
รับชำระแล้ว | เอกสารมีการบันทึกว่าได้รับการรับชำระเงินจากลูกค้า/คู่ค้าแล้ว สถานะนี้มีการบันทึกบัญชี |
รอจ่ายชำระ | เอกสารรอการจ่ายชำระจากกิจการให้กับคู่ค้า ยังไม่มีการชำระเงิน และสถานะนี้มีการบันทึกบัญชี |
เกินเวลาชำระ | เอกสารรอการจ่ายชำระจากกิจการให้กับคู่ค้า แต่เกินวันที่กำหนดชำระ สถานะนี้มีการบันทึกบัญชี |
ชำระแล้ว | เอกสารมีการบันทึกว่าได้จ่ายชำระเงินให้กับคู่ค้าแล้ว สถานะนี้มีการบันทึกบัญชี |
- จบขั้นตอนรายละเอียดสถานะต่างๆ ของเอกสาร -