การบันทึกข้อมูลตั้งต้นยอดยกมาตามรายงานทางบัญชี (งบทดลอง) นั้น จริงๆ แล้วมีข้อมูลคงเหลือที่จะย้ายมายังระบบใหม่ค่อนข้างเยอะ และการบันทึกข้อมูลตั้งต้นตามขั้นตอนที่ 1 ถึง 7 ที่ผ่านมาเป็นเพียงการบันทึกข้อมูลบางส่วนเท่านั้น แม้ว่าจะเปลี่ยนเริ่มต้นใช้งาน PEAK เราก็สามารถเห็นรายการเคลื่อนไหวและทำรายการต่อเนื่องที่ PEAK ได้ เช่น สินค้า ลูกหนี้ เจ้าหนี้ เป็นต้น
ดังนั้นวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะบันทึกข้อมูลส่วนที่เหลือเพื่อความครบถ้วน และลดความเสี่ยงในการบันทึกผิดพลาด จึงต้องบันทึกตามขั้นตอนที่ 8 ดังนี้
การบันทึกข้อมูลตั้งต้นที่สมุดบัญชีรายวัน 3 ขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: จับคู่ผังบัญชีจากงบทดลองที่ยกมา กับผังบัญชีใน PEAK
ขั้นตอนที่ 2: กลับรายการการบันทึกบัญชีที่ถูกบันทึกจากขั้นตอนที่ 1 ถึง 7 ให้เหลือศูนย์
(ปรับให้ยอดคงเหลือของรายงานเหลือศูนย์)
ขั้นตอนที่ 3: บันทึกข้อมูลยอดยกมาตั้งต้นทั้งหมดที่สมุดบัญชีรายวัน
ขั้นตอนที่ 1: จับคู่ผังบัญชีจากงบทดลองที่ยกมา กับผังบัญชีใน PEAK
นำงบทดลองที่เป็นแบบแสดงรายการย่อย มาเปรียบเทียบกับผังบัญชีใน PEAK
เพิ่มเติม: แต่หากเรานำเริ่มต้นใช้งานระหว่างปี งบทดลองที่นำมาใช้ จะเป็นงบทดลอง ณ วันที่ก่อนเริ่มต้นใช้งาน PEAK เช่น ถ้าเราต้องการเริ่มต้นใช้งาน 01 เม.ย. XX ข้อมูลในงบทดลองที่นำมาจะเป็นวันที่ตั้งแต่เริ่มต้นปี 01 ม.ค. XX ถึง 31 มี.ค. XX เป็นต้น โดยข้อมูลสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ จะเป็นของวันที่ 31 มี.ค. XX ส่วนรายได้ และค่าใช้จ่าย จะเป็นยอดระหว่างวันที่ 01 ม.ค. XX ถึง 31 มี.ค. XX เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 2: กลับรายการการบันทึกบัญชีที่ถูกบันทึกจากขั้นตอนที่ 1 ถึง 7 ให้เหลือศูนย์ (ปรับให้ยอดคงเหลือของรายงานเหลือศูนย์)
2.1 พิมพ์รายงานงบทดลองคงเหลือ ณ วันสิ้นงวดก่อนหน้า (31 ธ.ค. XX) แบบแสดงบัญชีย่อย เพื่อนำมาบันทึกกลับรายการให้เป็นฝั่งตรงกันข้าม
2.2 นำข้อมูลที่ได้จากขั้นตอน 2.1 มาบันทึกที่สมุดบัญชีรายวันโดยบันทึกฝั่งตรงกันข้าม
โดยการบันทึกเพื่อกลับรายการนั้นเป็นการบันทึกที่สมุดบัญชีรายวัน ลงวันที่ ณ วันสิ้นงวดก่อนหน้า (31 ธ.ค. XX) และมี 2 วิธี ดังนี้
วิธีที่ 1: การบันทึกที่สมุดบัญชีรายวันโดยตรง คลิกดูขั้นตอน
วิธีที่ 2: การนำเข้าสมุดบัญชีรายวันด้วย ไฟล์ Excel คลิกดูขั้นตอน
จากคงเหลืออยู่ฝั่ง เดบิต >>> ให้บันทึกฝั่ง เครดิต
จากคงเหลืออยู่ฝั่ง เครดิต >>> ให้บันทึกฝั่ง เดบิต
ขั้นตอนที่ 3: บันทึกข้อมูลยอดยกมาตั้งต้นทั้งหมดที่สมุดบัญชีรายวัน
ระบุคอลัมน์บัญชีหลัก และบัญชีย่อย ให้ครบถ้วน
ตัวอย่าง: หากเป็นบัญชีธนาคารออมทรัพย์ ให้เราเลือกบัญชีเป็น 111301 แล้วเลือกบัญชีย่อย เป็นธนาคาร (หรือช่องทางการเงิน) ที่เราเพิ่มในขั้นตอนที่ 4
หากบัญชีหลักใดไม่มีบัญชีย่อย ระบบจะแสดงเป็นแถบสีเทาให้อยู่แล้ว (ไม่สามารถระบุข้อมูลได้)
ระบุวันที่ ณ วันสิ้นงวดก่อนหน้า (31 ธ.ค. XX)
สามารถดูวิดีโอการการบันทึกยอดยกมา (Beginning Balance) ตอนที่ 8/8 (Part 8/8)ได้ที่ลิงก์ PEAK Account วิธีการบันทึกยอดยกมา (Beginning Balance) วินาทีที่ 15:35
- จบขั้นตอนการบันทึกข้อมูลยกมาตั้งต้นที่สมุดบัญชีรายวัน -