กรณีผู้ใช้งานพบว่าสมุดบัญชีรายวันไม่มีการระบุบัญชีย่อย เช่น ธนาคาร สาเหตุมักเกิดจากการบันทึกรายการในสมุดรายวันโดยไม่ได้ระบุผังบัญชีย่อย หรือมีการแก้ไขข้อมูลที่สมุดบัญชีรายวันภายหลัง ซึ่งอาจส่งผลกระทบที่ทำให้รายงานรายรับ และรายงานค่าใช้จ่าย ยอดกระทบยอดธนาคาร (Reconcile) และงบทดลองแสดงข้อมูลไม่ตรงกัน คู่มือนี้จะสอนวิธีพิมพ์รายงานสมุดบัญชีรายวันออกมาคัดกรองข้อมูลด้วย Excel พร้อมวิธีกลับไปแก้ไขเพิ่มบัญชีย่อยให้ถูกต้องทั้งในหน้าเอกสารและสมุดรายวัน เพื่อให้รายงานทางการเงินของคุณกลับมาถูกต้อง ขั้นตอนการ ตรวจสอบสมุดบัญชีรายวันที่ไม่มีการระบุบัญชีย่อย มีดังนี้
1. พิมพ์รายงานสมุดบัญชีรายวันออกมาตรวจสอบ
สาเหตุมักเกิดจากการบันทึกรายการในสมุดรายวันโดยไม่ได้ระบุผังบัญชีย่อย สามารถตรวจสอบได้ตามวิธีดังนี้
ไปที่เมนูบัญชี > บัญชีรายวัน > รายวันทั้งหมด
คลิกปุ่ม "พิมพ์รายงาน"
ระบุรายละเอียดที่ต้องการในรายงาน จากนั้นคลิกปุ่ม "พิมพ์รายงาน"
เมื่อได้ไฟล์ Excel ให้คลุมดำที่แถวหัวข้อ Column > กด Sort & Filter > Filter
ที่ Column เลขผังบัญชี เลือกผังบัญชีที่ต้องการตรวจสอบ ตัวอย่างเช่น ผังบัญชี 111301
จะพบว่า มีผังบัญชีที่ไม่ได้ระบุผังบัญชีย่อย จึงต้องทำการแก้ไขโดยเพิ่มผังบัญชีย่อยในสมุดรายวัน หรือแก้ไขที่หน้าเอกสาร
2. การแก้ไข
ทำการแก้ไขที่สมุดรายวันที่ไม่ได้ระบุบัญชีย่อย
นำเลขที่บันทึกบัญชีไปค้นหาที่บัญชีรายวัน โดยใช้ช่องค้นหา > กดไปที่เลขที่เอกสารรายวัน
กดปุ่มตัวเลือก > เลือก แก้ไข
เลือกบัญชีย่อย ที่ผังบัญชี 111301
จากนั้นคลิกปุ่ม "บันทึก"
- จบขั้นตอนการตรวจสอบสมุดบัญชีรายวันที่ไม่มีการระบุบัญชีย่อย -