ในการใช้งานระบบบัญชี PEAK หากมีความจำเป็นต้องปรับปรุงข้อมูลรหัสกลุ่ม เปลี่ยนการผูกผังบัญชี แก้ไขนโยบายการคิดค่าเสื่อมราคา หรือต้องการเปลี่ยนหมวดหมู่สินทรัพย์ให้ถูกต้อง กระบวนการ แก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อย จะมีเงื่อนไขและขั้นตอนปฏิบัติที่แตกต่างกันไปตามสถานการณ์ของกลุ่มสินทรัพย์นั้นๆ
คู่มือฉบับนี้จึงทำขึ้นเพื่อแนะนำขั้นตอนปฏิบัติแบบละเอียดยิบ ให้ผู้ใช้งานสามารถทำตามได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ และป้องกันความผิดพลาดในการบันทึกบัญชี
คำอธิบายและข้อจำกัดสำคัญของการ แก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อย
กลุ่มสินทรัพย์ : ทำหน้าที่เป็นหมวดหมู่ย่อยที่กำหนดรูปแบบการคำนวณค่าเสื่อมราคาและผูกผังบัญชีให้กับสินทรัพย์ที่อยู่ภายใต้กลุ่มนั้นๆ
กรณีเปลี่ยนหมวดหมู่หลัก: หากต้องการเปลี่ยน "หมวดหมู่หลัก" ของกลุ่มสินทรัพย์ ระบบจะไม่ยินยอมให้แก้ไขข้ามหมวดหมู่โดยตรง การแก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อยในกรณีนี้ จะต้องทำการลบกลุ่มสินทรัพย์เดิมออก แล้วจึงสร้างกลุ่มสินทรัพย์ขึ้นมาใหม่ภายใต้หมวดหมู่หลักที่ถูกต้อง
เงื่อนไขในการแก้ไข/ลบกลุ่มสินทรัพย์: กลุ่มสินทรัพย์ที่จะทำการแก้ไขการตั้งค่าบัญชี หรือทำการลบเพื่อเปลี่ยนหมวดหมู่ย่อยได้นั้น จะต้องไม่มีรายการสินทรัพย์ค้างอยู่ภายในกลุ่มเลย (จำนวนต้องเป็น 0 ตัว)
เพื่อให้เข้าใจความแตกต่างของแต่ละกรณีชัดเจนก่อนลงมือปฏิบัติ โปรดศึกษาตารางเปรียบเทียบการแก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อยด้านล่างนี้
เงื่อนไขของกลุ่มสินทรัพย์ | แก้ไขข้อมูลทั่วไป/ผูกบัญชี | แก้ไข/เปลี่ยนหมวดหมู่หลัก | ขั้นตอนหลักที่ต้องดำเนินการ |
กรณีที่ 1: ยังไม่มีสินทรัพย์อยู่ในกลุ่ม (จำนวน = 0) | ทำได้ทันที | ต้องลบกลุ่มเดิม แล้วสร้างใหม่ | เข้าเมนูทะเบียนสินทรัพย์ > เลือกตัวเลือก > กดแก้ไข/ลบ |
กรณีที่ 2: มีสินทรัพย์ค้างอยู่ในกลุ่มแล้ว (จำนวน > 0) | ต้องลบสินทรัพย์ชิ้นย่อยออกก่อน | ต้องลบสินทรัพย์ชิ้นย่อยออกก่อน > ลบกลุ่มเดิม > สร้างใหม่ | เข้าไปลบรายการสินทรัพย์ชิ้นย่อย > กดแก้ไข/ลบกลุ่มสินทรัพย์ |
1. ขั้นตอนการเตรียมความพร้อมก่อนทำการ แก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อย
ก่อนเริ่มต้นการแก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อย ให้ผู้ใช้งานเข้าสู่ระบบ PEAK และปฏิบัติตามขั้นตอนการเข้าถึงเมนูหลัก ดังนี้
เริ่มต้นจาก คลิกที่ไอคอน "ศูนย์รวมแอปพลิเคชัน" (สัญลักษณ์ตาราง 9 จุด) > เลือกแอปพลิเคชัน "PEAK Asset"
ระบบจะนำคุณเข้าสู่หน้า PEAK Asset จากนั้นที่แถบเมนูด้านซ้ายมือ ให้คลิกเลือกหัวข้อ "ทะเบียนสินทรัพย์"
เมื่อกดเข้าไป หน้าจอจะแสดงหน้ารวมรายการทะเบียนสินทรัพย์ทั้งหมด ทั้งที่เป็นรายการสินทรัพย์เดี่ยว และรายการ "กลุ่มสินทรัพย์" ที่ได้เคยสร้างไว้
2. ขั้นตอนการ แก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อย กรณีไม่มีรายการสินทรัพย์อยู่ในกลุ่ม
หากกลุ่มสินทรัพย์นั้นยังไม่มีการเพิ่มรายการสินทรัพย์ใด ๆ เข้าไป หรือเป็นกลุ่มสินทรัพย์ที่เพิ่งสร้างขึ้นใหม่ ผู้ใช้งานสามารถดำเนินการแก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อยได้ทันทีตามขั้นตอน ดังนี้
2.1. ค้นหาและเลือกกลุ่มสินทรัพย์ที่ต้องการแก้ไข
ส่วนนี้เป็นการแนะนำวิธีค้นหาและเปิดหน้าต่างแก้ไข สำหรับกลุ่มสินทรัพย์ที่ไม่มีรายการสินทรัพย์ค้างอยู่
เมื่ออยู่ในหน้า ทะเบียนสินทรัพย์ > ให้มองหาแถบเมนูด้านซ้ายมือในหัวข้อ "หมวดสินทรัพย์"
คลิกเลือกหมวดหมู่หลักที่ต้องการ (เช่น อุปกรณ์และเครื่องใช้สำนักงาน) จะปรากฏรายชื่อ "กลุ่มสินทรัพย์ (หมวดหมู่ย่อย)" ด้านล่าง (เช่น คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์)
เมื่อคลิกเลือกกลุ่มสินทรัพย์ย่อยแล้ว ตารางฝั่งขวาจะแสดงรายการกลุ่มสินทรัพย์ขึ้นมา ให้สังเกตช่อง "จำนวน" ซึ่งหน้าจอจะแสดงเป็น 0 (หมายถึงยังไม่มีรายการสินทรัพย์ค้างอยู่ภายในกลุ่ม)
คลิกเข้าไปที่ เลขที่เอกสาร (เช่น COM-00001 หรือ OEQ-00001) หรือ ชื่อสินทรัพย์ ของกลุ่มนั้น ๆ เพื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียด
บริเวณมุมขวาบนของหน้าต่างรายละเอียด ให้คลิกที่ปุ่มสีส้ม "ตัวเลือก" > แล้วเลือกหัวข้อ "แก้ไข"
2.2. ดำเนินการปรับปรุงข้อมูลและบันทึกการ แก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อย
ส่วนนี้จะระบุรายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ ที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ ทั้งข้อมูลทั่วไปและการตั้งค่าผูกผังบัญชีค่าเสื่อมราคา
เริ่มจาก เมื่อกด แก้ไข > หน้าจอจะแสดงฟอร์ม "แก้ไขกลุ่มสินทรัพย์" ซึ่งจะปรากฏช่องข้อมูลต่าง ๆ ให้ปรับปรุง
ข้อมูลทั่วไป: ผู้ใช้งานสามารถแก้ไข เลขที่กลุ่มสินทรัพย์, ชื่อภาษาไทย, ชื่อภาษาอังกฤษ, หน่วยนับ, รหัสบาร์โค้ด และคำอธิบายเพิ่มเติมได้ตามต้องการ
ข้อมูลการบันทึกบัญชี: สามารถปรับปรุงการผูกผังบัญชีได้ ดังนี้
เลือกเปลี่ยน บัญชีสินทรัพย์ ใหม่ตามที่ต้องการ
แก้ไข อายุการใช้งาน (ปี/เดือน)
เปลี่ยน บัญชีค่าเสื่อมราคา และ บัญชีค่าเสื่อมราคาสะสม
ปรับเปลี่ยน มูลค่าซาก และกำหนด นโยบายค่าเสื่อมทางบัญชี
เมื่อตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เลื่อนลงมาด้านล่างสุด แล้วคลิกปุ่ม "บันทึก"
ระบบจะแสดงข้อความแจ้งเตือน "แก้ไขกลุ่มสินทรัพย์" เพื่อยืนยันบันทึกข้อมูลสำเร็จ ถือเป็นอันจบขั้นตอนการแก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อยแบบไม่มีสินทรัพย์ค้าง
3. ขั้นตอนการ แก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อย กรณีเคยมีการบันทึกรายการสินทรัพย์หรือยอดยกมาแล้ว
หัวข้อนี้สำหรับกรณีที่กลุ่มสินทรัพย์นั้น มีรายการสินทรัพย์ค้างอยู่ (สังเกตจากช่องจำนวนไม่เป็น 0) ระบบจะไม่ยินยอมให้กดแก้ไขกลุ่มทันที ผู้ใช้ต้องทำการเข้าไปลบรายการสินทรัพย์ชิ้นย่อยที่ค้างอยู่ภายในกลุ่มออกก่อน เพื่อให้กลุ่มสินทรัพย์กลับมาว่างเปล่า (จำนวนเป็น 0) จึงจะสามารถกดแก้ไขกลุ่มสินทรัพย์ได้
หากกลุ่มสินทรัพย์ ยังมีรายการสินทรัพย์ค้างอยู่ ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนอย่างเป็นลำดับ ดังนี้
3.1. ขั้นตอนการปลด/ลบรายการสินทรัพย์ออกจากกลุ่ม
เมื่ออยู่ที่หน้าระบบ PEAK Asset > เลือกเมนู "ทะเบียนสินทรัพย์" > คลิกเลือกกลุ่มสินทรัพย์ที่ต้องการดำเนินการ (เช่น OEQ-00001 สมุดถนอมสายตา มีเส้น)
เมื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียดกลุ่มสินทรัพย์แล้ว > ให้เลื่อนลงมาที่ตาราง รายการสินทรัพย์ ด้านล่างสุด > คลิกที่รหัสสีเขียวในช่อง "เลขที่สินทรัพย์" (เช่น OEQ-00001-001) เพื่อเปิดเข้าสู่หน้าข้อมูลสินทรัพย์ชิ้นนั้น
เมื่อเข้าสู่หน้า ข้อมูลสินทรัพย์ เรียบร้อยแล้ว > ให้มองไปที่มุมขวาบน แล้วคลิกปุ่มสีส้ม "ตัวเลือก" > เลือก "ลบ"
หน้าจอจะแสดงกล่องข้อความยืนยันลบสินทรัพย์ > ให้คลิกปุ่ม "ลบ"
เมื่อลบเรียบร้อยแล้ว รายการสินทรัพย์ชิ้นนั้นจะถูกตัดออกจากระบบทันที แล้วระบบจะพากลับมายังหน้ารายละเอียดกลุ่มสินทรัพย์เดิม
หมายเหตุ: หากในกลุ่มนั้นมีสินทรัพย์หลายรายการ ให้ทำตามขั้นตอนข้างต้นซ้ำจนกว่าตารางด้านล่างจะไม่มีรายการสินทรัพย์เหลืออยู่เลย
3.2. ขั้นตอนการเริ่ม แก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อย
เมื่อปลดรายการสินทรัพย์จนกลุ่มว่างเปล่าแล้ว ให้สังเกตที่หน้ารายละเอียดกลุ่มสินทรัพย์ ช่อง "จำนวน" จะเปลี่ยนเป็น 0 ตัว (ตารางด้านล่างไม่มีรายการค้าง)
มองไปที่มุมขวาบนของหน้ารายละเอียดกลุ่มสินทรัพย์ คลิกปุ่มสีส้ม "ตัวเลือก" > เลือก "แก้ไข"
หน้าจอจะแสดงฟอร์ม "แก้ไขกลุ่มสินทรัพย์" ให้ผู้ใช้งานปรับปรุงข้อมูลได้ตามต้องการ ทั้งข้อมูลทั่วไป, เลขที่กลุ่ม, หรือข้อมูลการผูกผังบัญชีและนโยบายค่าเสื่อมราคา
เมื่อตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้เลื่อนลงมาด้านล่างสุด แล้วคลิกปุ่ม "บันทึก"
ระบบจะแสดงแจ้งเตือนบันทึกสำเร็จ เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนการแก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อย
4. ขั้นตอนการแก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อย กรณีต้องการเปลี่ยนหมวดหมู่หลัก (การลบแล้วสร้างใหม่)
หัวข้อนี้สำหรับกรณีที่ผู้ใช้งานตั้งใจจะเปลี่ยน "หมวดหมู่หลัก" ของสินทรัพย์ (เช่น สร้างผิดหมวดหมู่จาก อุปกรณ์สำนักงาน เป็น เครื่องจักร) ระบบจะไม่ยอมให้กดแก้ไขเปลี่ยนหมวดหมู่หลักข้ามไปมาได้ การแก้ไขในกรณีนี้จึงต้องทำการลบกลุ่มสินทรัพย์เดิมทิ้ง แล้วสร้างกลุ่มใหม่ขึ้นมาแทน
โดยหากต้องการเปลี่ยนหมวดหมู่หลัก ให้ปฏิบัติตามขั้นตอน ดังนี้
4.1. ขั้นตอนการลบกลุ่มสินทรัพย์เดิม
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำการลบรายการสินทรัพย์ชิ้นย่อยออกจากกลุ่มจนกระทั่งช่อง "จำนวน" แสดงเป็น 0 ตัว แล้วเรียบร้อย (หากยังมีสินทรัพย์ค้างอยู่ ให้ทำตามขั้นตอนในข้อ 3.1 ก่อน)
คลิกเข้าไปใน รายการสินทรัพย์ ดังกล่าว > เมื่ออยู่ใน หน้ารายละเอียดกลุ่มสินทรัพย์ที่ว่างเปล่า > ให้มองไปที่มุมขวาบน คลิกปุ่มสีส้ม "ตัวเลือก" > เลือก "ลบ"
หน้าจอจะแสดงกล่องข้อความยืนยันการลบกลุ่มสินทรัพย์ ให้คลิกปุ่ม "ลบ" ระบบจะทำการลบกลุ่มสินทรัพย์เดิมออกจากทะเบียนสินทรัพย์ทันที
4.2. ขั้นตอนการสร้างกลุ่มสินทรัพย์ใหม่ในหมวดหมู่หลักที่ถูกต้อง
กดย้อนกลับมาที่หน้า ทะเบียนสินทรัพย์ > มองหาปุ่มสีส้มบริเวณด้านบนตาราง แล้วคลิกปุ่ม "+ เพิ่มกลุ่มสินทรัพย์"
สำหรับรายละเอียดขั้นตอน และวิธีการกรอกข้อมูลการสร้างกลุ่มสินทรัพย์แบบละเอียด สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่คู่มือ: เพิ่มกลุ่มสินทรัพย์ ใน PEAK
โดยเมื่อบันทึกสร้างกลุ่มสินทรัพย์ใหม่เรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้งานสามารถนำเข้าสินทรัพย์ยกมา หรือบันทึกสินทรัพย์เข้ามาผูกกับกลุ่มใหม่นี้ได้ทันที
- จบขั้นตอนวิธีการ แก้ไขกลุ่มสินทรัพย์และหมวดหมู่ย่อย ใน PEAK -