ระบบ PEAK ได้พัฒนาเอกสาร ใบปรับต้นทุนสินค้า ขึ้นมาเพื่อช่วยนักบัญชีลดขั้นตอนการรวบรวมค่าใช้จ่ายแฝงต่างๆ (เช่น ค่าขนส่งเรือ ค่าชิปปิ้ง ค่าภาษี) จากผู้ขายหลายราย โดยระบบจะดึงเอกสารมารวมกันแล้วคำนวณเฉลี่ยกระจายค่าใช้จ่ายเข้าเป็นต้นทุนสุทธิของสินค้าให้อัตโนมัติ ทำให้ได้มูลค่าสต็อกที่ถูกต้องโดยไม่ต้องทำตาราง Excel คำนวณแยกข้างนอก
เงื่อนไขแพ็กเกจ: ฟังก์ชันนี้เปิดให้ใช้งานสำหรับแพ็กเกจทดลอง 30 วัน, Pro Plus และ Premium (ภายในสิ้นปี 2026 เท่านั้น) โดยหลังปี 2026 เป็นต้นไป เอกสารใบนี้จะถูกปรับเป็น "รายการเสริม" ที่ต้องซื้อเพิ่มเติม
1. การเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มทำใบปรับต้นทุน
เพื่อให้ระบบมีข้อมูลนำไปคำนวณต่อได้อย่างถูกต้อง คุณจำเป็นต้องออกเอกสารเรียงตามลำดับเหตุการณ์จริงก่อนเริ่มทำใบปรับต้นทุน (เช่น สถานการณ์นำเข้าสินค้าจากต่างประเทศ) ดังนี้
ออกใบสั่งซื้อ (PO) และ ใบมัดจำ: บันทึกการสั่งซื้อตามราคาปกติและบันทึกจ่ายเงินมัดจำล่วงหน้า
ออกใบบันทึกค่าใช้จ่าย (EXP): บันทึกค่าใช้จ่ายแฝงต่างๆ เช่น ค่าขนส่งต่างประเทศ ค่าขนส่งในประเทศ ซึ่งระบบรองรับการคีย์แยกตามผู้ขายได้หลายใบ
ออกใบบันทึกสินค้า (RI): เมื่อสินค้ามาถึง ให้ออกใบบันทึกสินค้าอ้างอิงจากรายการใบสั่งซื้อเดิม เพื่อนำสินค้าเข้าคลังด้วยมูลค่าเนื้อสินค้าเพียวๆ ก่อน
2. ขั้นตอนการสร้าง ใบปรับต้นทุนสินค้า
เมื่ออนุมัติใบบันทึกสินค้าเรียบร้อยแล้ว ให้ไปที่เมนู จัดการสินค้า/บริการ > ใบปรับต้นทุนสินค้า > กดสร้างเอกสาร และทำตาม 4 ขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1: กรอกข้อมูลส่วนหัวเอกสาร
ระบุวันที่ออกเอกสารและคำอธิบายอ้างอิง
ข้อควรระวัง: วันที่ออกเอกสารใบปรับต้นทุน (CA) จะต้องไม่ใช่วันที่ก่อนหน้าวันที่บันทึกซื้อสินค้านั้นๆ เข้าคลัง หากเลือกย้อนหลังระบบจะไม่อนุญาตและขึ้นแจ้งเตือน
ขั้นตอนที่ 2: เลือกวิธีปันส่วนต้นทุน
ระบบมีให้เลือก 3 รูปแบบตามความเหมาะสมของธุรกิจ
วิธีเฉลี่ยตามมูลค่าสินค้า: สินค้าที่ราคาสูงกว่าจะได้รับสัดส่วนค่าใช้จ่ายที่มากกว่า (เหมาะกับบิลที่มีสินค้าหลายประเภทและราคาต่างกันมาก)
วิธีเฉลี่ยตามจำนวนสินค้า: นำค่าใช้จ่ายทั้งหมดหารเฉลี่ยด้วยจำนวนชิ้นสินค้าเท่าๆ กัน (เหมาะกับสินค้าที่มีขนาดหรือน้ำหนักคล้ายกัน)
วิธีกำหนดเอง: ผู้ใช้งานสามารถคีย์ระบุยอดเงินปันส่วนเข้าฝั่งสินค้าได้อย่างอิสระ
เงื่อนไข: ยอดรวมฝั่งสินค้าที่คุณคีย์ปันส่วนเอง จะต้องเท่ากับยอดรวมฝั่งค่าใช้จ่ายที่นำมาปรับต้นทุนแบบพอดีเป๊ะ ระบบจึงจะยอมให้อนุมัติ
ขั้นตอนที่ 3: การเลือกเอกสารค่าใช้จ่ายแฝงมารวมต้นทุน (ฝั่งซ้ายของระบบ)
3.1. การเลือกเอกสาร
ในกล่องเมนูฝั่งซ้าย ให้กดปุ่มเลือกเอกสาร โดยจะมี 2 ตัวเลือก ดังนี้
ปุ่ม [เลือกเอกสารอ้างอิง]: สำหรับดึงเอกสารบันทึกค่าใช้จ่าย (EXP) ที่คีย์ไว้ในระบบมาผูก โดยระบบจะแสดงหน้าต่าง Pop-up ให้ค้นหาผ่านตัวกรอง เช่น ชื่อผู้ขาย, ประเภทเอกสาร, วันที่ออก (ค่าเริ่มต้น 2 เดือนล่าสุด) และรหัสผังบัญชีค่าใช้จ่าย
ปุ่ม [เพิ่มรายการไม่อ้างอิง]: สำหรับเปิดแถวพิมพ์รายการใหม่และกรอกจำนวนเงินค่าใช้จ่ายเข้าไปเองโดยตรง โดยไม่ต้องกดดึงอ้างอิงจากเอกสารใบอื่นในระบบ
3.2. การกรอกข้อมูล
ระบบจะแสดงหน้าต่าง Pop-up "เลือกเอกสารค่าใช้จ่ายนำไปปรับต้นทุน" ซึ่งคุณสามารถใช้ตัวกรอง เพื่อค้นหาเอกสารบันทึกค่าใช้จ่าย (EXP) ได้อย่างรวดเร็ว ได้แก่
ชื่อผู้ขาย: พิมพ์ระบุชื่อบริษัทขนส่งหรือชิปปิ้ง
ประเภทเอกสาร: เลือกประเภทเอกสารที่ต้องการค้นหา
วันที่ออก: ระบบจะกรอกเป็น 2 เดือนล่าสุด ไว้เป็นค่าเริ่มต้น (หากเอกสารย้อนหลังนานกว่านั้น สามารถเลือกปรับช่วงเวลาเองได้)
ค่าใช้จ่าย/บัญชี: เลือกเพื่อกรองเฉพาะรหัสผังบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง
3.3. การเลือกรายการย่อยภายในเอกสาร
หากกด ไอคอนรูปปากกา ท้ายเลขที่เอกสาร EXP ระบบจะแสดงหน้าต่างรายการย่อยข้างใน คุณสามารถเลือกติ๊ก "เอา" หรือ "ไม่เอา" เฉพาะบางแถวรายการที่มองว่าเป็นต้นทุนสินค้าจริง ๆ ได้ (กรณีที่ใบเสร็จใบนั้นมีค่าใช้จ่ายหลายรายการปนกัน)
หรือใน กรณีที่เอกสารมีหลายใบมาก คุณสามารถกรองข้อมูลรายการที่ต้องเลือกได้หลัก ๆ ดังนี้
กรองจากตัวเลือก "ค่าใช้จ่าย/บัญชี" > กด Drop-down เลือกค่าใช้จ่ายที่ต้องการ (เช่น ค่าขนส่งสินค้า) > ระบบจะดึงค่ามูล EXP ที่เป็นค่าขนส่งสินค้าขึ้นมาให้เลือก
การ กดปุ่มสวิตช์ [เลือกแล้ว] > ระบบจะดึงเฉพาะรายการที่เลือกไว้ขึ้นมาแสดง
3.4. การตรวจสอบรายการค่าใช้จ่ายที่เลือก
หลังจากเลิกรายการ EXP ที่ต้องการแล้ว คุณยังสามารถเข้าไปตรวจสอบว่าในรายการนั้น มีสินค้าใดบ้าง แล้วสามารถเลือกติ๊ก "เอา" หรือ "ไม่เอา" สินค้านั้นเข้าไปในรายการได้ ดังนี้
กดที่ ชื่อรายการที่ต้องการ (เช่น EXP-20260600003) หรือเลือก ไอคอนรูปปากกา ท้ายเลขที่เอกสาร EXP
ระบบจะแสดงหน้าต่างรายการย่อยข้างใน ว่า EXP ดังกล่าวประกอบไปด้วยค่าใช้จ่ายใดบ้าง > กดเลือก ค่าใช้จ่ายนำไปปรับต้นทุน > แล้ว "ยืนยัน"
เมื่อกด ยืนยัน "ค่าใช้จ่ายที่นำไปปรับต้นทุน" และ "เอกสารค่าใช้จ่ายที่นำไปปรับต้นทุน" เรียบร้อย > ระบบจะพากลับมาที่หน้าสร้างเอกสาร พร้อมแสดงแถบรายการ ค่าใช้จ่ายที่นำไปปรับต้นทุน (ฝั่งซ้ายมือ) ว่าประกอบไปด้วยรายการใดบ้าง และรวมเป็นจำนวนเงินเท่าใด
3.5. ข้อจำกัดในการแก้ไข
เมื่อบันทึกสร้างเอกสารและรายการค่าใช้จ่ายนั้นถูกประมวลผลปันส่วนไปแล้ว ระบบจะทำหน้าที่บล็อกไม่ให้เกิดการนำค่าใช้จ่ายก้อนเดิมไปคิดซ้ำ โดยผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบสถานะการใช้งานของเอกสารนั้น ๆ ได้ดังนี้
วิธีการตรวจสอบ: กดเข้าไปดูในใบ CA ที่อนุมัติเรียบร้อยแล้วบนหน้ารวมเอกสาร
การแสดงผลระบบ: ที่รายละเอียดหน้ารายงานข้อมูลเอกสาร รายการค่าใช้จ่ายหรือสินค้าที่ถูกนำไปใช้ประมวลผลแล้ว จะปรากฏ "ไอคอนรูปกุญแจสีฟ้า" อยู่ที่หน้าเลขที่เอกสารอ้างอิงใบนั้น ๆ เพื่อบ่งบอกว่าเอกสารนี้ถูกล็อกไว้เรียบร้อยแล้วในระบบ ไม่สามารถแก้ไข เปลี่ยนแปลง หรือนำไปผูกซ้ำซ้อนกับใบ CA ใบอื่นได้อีก
3.5. การตรวจสอบข้อมูล หลังยืนยันเอกสารค่าใช้จ่ายที่นำไปปรับต้นทุน
การตรวจสอบ: ยอดรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะแสดงผลที่ฝั่งซ้าย และหากต้องการตรวจสอบซ้ำ ว่ายอดรวมนี้ดึงมาจากเอกสารใบใดบ้าง สามารถเข้าไปดูได้ที่หัวข้อ สรุปข้อมูล > อ้างอิงเอกสารค่าใช้จ่าย
ระบบจะแสดงหน้าสรุป เอกสารค่าใช้จ่ายที่นำไปปรับต้นทุน ว่ามีเอกสารจำนวนกี่ใบ และประกอบไปด้วยอะไรบ้าง
ขั้นตอนที่ 4: เลือกเอกสารสินค้า (ฝั่งขวาของระบบ)
ที่กล่องเมนูฝั่งขวา "สินค้าที่ต้องการปรับต้นทุน" ให้กดปุ่ม [เลือกเอกสารอ้างอิง]
ระบบจะเปิดหน้าต่าง Pop-up "เลือกเอกสารสินค้าที่ต้องการปรับต้นทุน" (ฟังก์ชันการค้นหาและตัวกรองจะเหมือนฝั่งค่าใช้จ่ายทั้งหมด) > ให้ ติ๊ก เลือก เอกสารใบบันทึกสินค้าที่เตรียมไว้ > แล้วกด [ยืนยัน]
หมายเหตุสำคัญและข้อจำกัดของระบบในการเลือกสินค้า
จำกัดเฉพาะประเภทสินค้าเท่านั้น: ใบปรับต้นทุนสินค้านี้รองรับการคำนวณปรับมูลค่าให้กับรายการที่เป็น "สินค้า" เท่านั้น
หากรายการในเอกสารอ้างอิงเป็นประเภท "บริการ" (เช่น ค่าประกันภัย) หรือ "รายการจัดชุด" ระบบจะขึ้นข้อความแจ้งเตือนทันทีว่า “รายการนี้ไม่ใช่สินค้า ไม่สามารถนำมาปรับต้นทุนได้”
เงื่อนไขความสัมพันธ์ด้านเวลา (วันที่เอกสาร): ห้ามเลือกวันออกเอกสารใบปรับต้นทุน (CA) ก่อนวันที่บันทึกซื้อสินค้านั้น ๆ เข้าคลัง (เช่น สินค้าซื้อเข้าคลังวันที่ 29/07 วันที่ระบุบนใบ CA จะต้องเป็นวันที่ 29/07 หรือหลังจากนั้นเท่านั้น)
หากเลือกวันที่ย้อนหลัง ระบบจะแจ้งเตือนว่า “ไม่สามารถเลือกเอกสารซื้อสินค้า หลังวันที่ใบปรับต้นทุนสินค้าได้”
เงื่อนไขยอดปันส่วนกรณีเลือกวิธีกำหนดเอง: หากเลือกวิธีปันส่วนแบบกำหนดเอง ยอดเงินรวมของฝั่งสินค้าที่ผู้ใช้ระบุ (ฝั่งขวา) จะต้องตรงกับยอดรวมของฝั่งค่าใช้จ่ายที่ดึงเข้ามา (ฝั่งซ้าย) แบบพอดีเป๊ะ
หากตัวเลขไม่เท่ากัน เมื่อกดบันทึกระบบจะแจ้งเตือนว่า “มูลค่าปรับต้นทุนรวมจากค่าใช้จ่ายไม่เท่ากับสินค้า โปรดระบุยอดรวมให้เท่ากัน”
หลังจากทำการ ยืนยัน เอกสารสินค้าที่ต้องการปรับต้นทุน เรียบร้อย > ระบบจะดึงรายการสินค้าภายในเอกสารขึ้นมาแสดง พร้อมคำนวณตัวเลขเฉลี่ยสัดส่วนมูลค่าและยอดปรับเพิ่มต่อหน่วยให้อัตโนมัติทันที
โดยเมื่อตรวจสอบเอกสารฝั่ง "ค่าใช้จ่ายที่นำไปปรับต้นทุน" และฝั่ง "สินค้าที่ต้องการปรับต้นทุน" ครบถ้วนเรียบร้อย > กด อนุมัติใบปรับต้นทุนสินค้า
3.ผลลัพธ์และการแสดงผลหลังอนุมัติเอกสาร
หลังจากกด อนุมัติเอกสารใบปรับต้นทุนเรียบร้อยแล้ว ระบบจะจัดการข้อมูล ดังนี้
หน้ารายงานข้อมูลเอกสาร: หลังจากกดอนุมัติใบปรับต้นทุน ระบบจะแสดงหน้าสรุปรายละเอียดให้เห็นชัดเจนว่า นำค่าใช้จ่ายจากเอกสารใบไหน ไปจัดสรรหรือฝังเข้าสู่สินค้าตัวใด เป็นจำนวนเงินกี่บาท เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบย้อนกลับ
การบันทึกบัญชีอัตโนมัติ (JVIN): ระบบจะสร้างสมุดรายวันทั่วไปให้อัตโนมัติ
โดยลดยอด (เครดิต) ในหมวดค่าใช้จ่ายออก และเพิ่มมูลค่า (เดบิต) ไปฝังไว้ในหมวดสินค้าสำเร็จรูป/คลังสินค้า
ข้อควรรู้เพิ่มเติมหลังอนุมัติเอกสาร
แม้จะทำการอนุมัติเอกสารไปเรียบร้อยแล้ว คุณก็ยังสามารถ ยกเลิก ล็อก และ แก้ไข จุดเล็กน้อยบนเอกสารได้ (เช่น อ้างอิง และคำอธิบาย) หรือเพิ่มเอกสารได้ ในกรณีมีรายการค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นมาภายหลัง ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
กดปุ่ม ตัวเลือก (ขีด 3 ขีด) > เลือก "แก้ไข"
กดปุ่ม [แก้ไขเอกสารอ้างอิง] > เลือก เอกสารที่ต้องการเพิ่ม/แก้ไขข้อมูล
3.1. การแสดงผลหลังอนุมัติเอกสาร ในมิติด้านคลังสินค้า
ในหน้า เมนูสินค้า/บริการ > เมื่อดูแถบ เคลื่อนไหว ในคลัง > จะพบ เอกสารรหัส CA เข้ามาปรับเปลี่ยนมูลค่าเงิน โดยที่จำนวนสินค้าจะเป็น 0.00 (ไม่ได้เพิ่มจำนวนชิ้น)
3.2. การแสดงผลหลังอนุมัติเอกสาร ในมิติด้านการอัปเดตต้นทุนขาย
การอัปเดตต้นทุนขาย: ระบบจะคำนวณต้นทุนเฉลี่ยต่อหน่วยใหม่ให้อัตโนมัติ ซึ่งเมื่อมีการเปิดบิลขายสินค้าล็อตนี้ออกไป ระบบจะดึงต้นทุนใหม่นี้ไปตัดเป็น "ต้นทุนขาย" ทันที เพื่อสะท้อนกำไรขั้นต้นที่แท้จริง
4.การพิมพ์เอกสารและการตรวจสอบรายงาน
การพิมพ์เอกสาร: เมื่อกดพิมพ์ใบปรับต้นทุน รูปแบบเอกสารจะแสดงข้อมูลส่วนหัว, ส่วนค่าใช้จ่ายที่นำไปปรับต้นทุน (ถ้ารหัสผังบัญชีเดียวกันระบบจะกรุ๊ปรวมยอดให้เป็นบรรทัดเดียว)
ส่วนสินค้าที่ต้องการปรับต้นทุน และสรุปยอดเงิน ผู้ใช้สามารถปรับแต่งหน้าตาเอกสารได้เหมือนเอกสารทั่วไปบนระบบ PEAK
การดึงรายงาน Excel: สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
โดยไปที่เมนู สินค้า > ใบปรับต้นทุนสินค้า > พิมพ์รายงาน
จากนั้นตั้งค่าเงื่อนไขช่วงเวลา หรือสถานะเอกสารที่ต้องการ ระบบจะดาวน์โหลดข้อมูลออกมาในรูปแบบไฟล์ Excel (.xlsx) ให้นำไปใช้งานต่อได้อย่างสะดวก
(ตัวอย่าง รายงานบปรับต้นทุนสินค้า)
