ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารทางการเงินที่ส่งไปยังลูกค้าหรือผู้รับบริการเพื่อแจ้งให้ทราบถึงยอดเงินที่ต้องชำระ โดยระบุรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ได้รับรวมถึงจำนวนเงินที่ค้างชำระ วันกำหนดชำระเงิน และข้อมูลทางการเงินอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินนั้นๆ

ไปที่เมนูตั้งค่า > ตั้งค่านโยบายบัญชี > ตั้งค่าการออกเอกสารจากใบเสนอราคา

สามารถตั้งค่าข้อมูลได้ ดังนี้

เมื่อตั้งค่าเสร็จ กดบันทึก

1.1. ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ดูทั้งหมด

1.2. ไปที่สถานะยอมรับแล้ว จากนั้นเลือกใบเสนอราคาที่ต้องการอ้างอิงมาสร้างใบแจ้งหนี้ กดปุ่ม สร้างใบแจ้งหนี้

หมายเหตุ: ใบเสนอราคาจะต้องอยู่ในสถานะยอมรับแล้ว ถึงดึงมาสร้างใบแจ้งหนี้ได้

เลือกวิธีการสร้างเอกสาร โดยแบ่งออกเป็น 3 วิธี ดังนี้

ระบบจะสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ตามยอดทั้งหมดของใบเสนอราคา

ระบบจะสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้โดยคำนวณจากยอดจำนวนคงเหลือตามแต่ละแถวของสินค้า/บริการ สามารถระบุจำนวนและราคาที่ต้องการออกใบแต่ละใบแจ้งหนี้

กรณีเอกสารใบแจ้งหนี้ที่สร้างเป็นสร้างออกเฉพาะบางสินค้า/บริการ เมื่อออกใบแจ้งหนี้ฉบับต่อไป ไปที่หน้าใบเสนอราคา > ตัวเลือก > สร้างใบแจ้งหนี้

ระบบจะแสดงยอดคงเหลือให้อัตโนมัติ

เมื่อมูลค่าใบแจ้งหนี้ที่ออกครบตามมูลค่าใบเสนอราคา ระบบจะเปลี่ยนสถานะเอกสารใบเสนอราคาจาก "ออกบางส่วน" เป็น "ออกครบแล้ว" ให้อัตโนมัติ

สามารถระบุเปอร์เซ็นต์ที่ต้องการออกในใบแจ้งหนี้

หมายเหตุ: เอกสารจะต้องระบุประเภทบริการเท่านั้น ถ้ามีสินค้าจะแบ่งเป็นเปอร์เซ็นต์ไม่ได้

ซึ่งระบบจะสร้างเอกสารโดยคำนวณจากยอด % คูณช่องที่เป็นจำนวนเงินตามใบเสนอราคา เช่น ราคา/หน่วย, ส่วนลด/หน่วย, ส่วนลดรวม

ระบบจะทำการดึงข้อมูลจากใบเสนอราคามายังใบแจ้งหนี้ให้อัตโนมัติ สามารถตรวจสอบรายการที่ระบบดึงข้อมูลมา

กลุ่มจัดประเภท (สำหรับ Package Pro Plus) สามารถระบุประเภทตอนสร้างเอสการ หรือจะไม่ระบุ มาระบุย้อนหลังได้เช่นกัน

เมื่อระบุข้อมูลใบแจ้งหนี้เรียบร้อยแล้ว สามารถกดปุ่มตามที่ต้องการได้

จะดูเอกสารลงบันทึกบัญชีได้ ใบแจ้งหนี้จะต้องกดอนุมัติเท่านั้น

ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี