ในบทความนี้เราจะมาแนะนำเกี่ยวกับ การส่งอีเมล ผ่านระบบ PEAK ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้สามารถส่งเอกสารทางอีเมลถึงลูกค้าและคู่ค้าได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องออกจากระบบ
ฟังก์ชันการส่งอีเมล คืออะไร
ฟังก์ชันกดส่งอีเมล คือ ฟังก์ชันช่วยอำนวยความสะดวกในการส่งอีเมลให้กับคู่ค้า โดยสามารถกดส่งอีเมลและเลือกแนบไฟล์เอกสารจากระบบให้กับคู่ค้าผ่านระบบ PEAK ได้ เป็นทางเลือกในการใช้งานแทนการเขียนอีเมลด้วยตนเองผ่านกล่อง mailbox
หมายเหตุ ฟังก์ชันส่งอีเมล สามารถส่งอีเมลทุกเอกสารให้ทางลูกค้าได้ ยกเว้น เอกสารบันทึกซื้อสินค้าและเอกสารบันทึกค่าใช้จ่าย
1. การใช้ฟังก์ชัน การส่งอีเมล
ปัจจุบันเมื่อกดปุ่ม "ส่งเอกสาร" หน้าต่าง Pop-up จะมีตัวเลือกเพิ่มขึ้นมา 2 ช่องทางหลัก เพื่อให้ผู้ใช้เลือกส่งได้ตามกรณีที่เหมาะสม ดังนี้
ช่องทางที่ 1: Email (รูปแบบเดิม): ใช้สำหรับส่งหาคู่ค้าทั่วไปที่ไม่ได้ใช้ระบบ PEAK หรือต้องการส่งเข้าอีเมลภายนอกปกติ
โดยเลือกเอกสารที่ต้องการส่งอีเมล > คลิกปุ่ม "ส่งเอกสาร" > เลือก อีเมล
เมื่อกดแล้วจะมี Pop-up แสดงขึ้นมาให้กรอกรายละเอียดอีเมลที่ต้องการ
รูปแบบ สามารถเลือกได้ว่าต้องการส่งเป็นรูปแบบภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ
ผู้รับ ระบุอีเมลของผู้รับ สามารถเลือก Cc และ Bcc ได้ หากมีการตั้งค่าไว้ ระบบจะแสดงผลให้อัตโนมัติ
หัวข้อ ระบบแสดงหัวข้อให้อัตโนมัติ แต่สามารถแก้ไขได้
เรียน ระบบแสดงชื่อกิจการให้อัตโนมัติ แต่สามารถแก้ไขได้
ข้อความจากผู้ส่ง กรอกข้อความที่ต้องการ
ผู้ส่ง ระบบแสดงอีเมลของผู้ล็อกอิน สามารถเลือกเปลี่ยนเป็นอีเมลกลางได้
ช่องทางที่ 2: PEAK to PEAK (รูปแบบใหม่ล่าสุด): ใช้สำหรับส่งตรงเข้าสู่ระบบของคู่ค้าทันที (ยิงตรงเข้าหน้ากล่องขาเข้า - Inbox ของคู่ค้า) โดยช่องทางนี้จะแสดงขึ้นมาให้เลือกก็ต่อ เมื่อกิจการของคุณและคู่ค้ามีการทำการ "เชื่อมต่อผู้ติดต่อ PEAK to PEAK" กันเรียบร้อยแล้วเท่านั้น
โดยเลือกเอกสารที่ต้องการส่ง PEAK to PEAK > คลิกปุ่ม ส่งเอกสาร > เลือก "PEAK to PEAK"
ระบบจะแสดงหน้าต่าง Pop-up "ส่งเอกสารผ่าน PEAK to PEAK" ขึ้นมา (ประกอบด้วย เลขที่ใบแจ้งหนี้, ผู้รับ, ผู้ส่ง) > เมื่อตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อย > กด "ส่งเอกสาร"
ข้อดี เมื่อเลือกส่งผ่านช่องทาง PEAK to PEAK
คู่ค้าจะได้รับเอกสารในระบบทันที ผ่านระบบกระดิ่งแจ้งเตือน (Notification แท็บ ภายนอก) และเอกสารจะไปรอสแตนด์บายที่หน้าเมนูกล่องขาเข้า (Inbox) ทันที
ไม่ต้องกังวลเรื่องอีเมลตกหล่นไปอยู่ในกล่องจดหมายขยะของคู่ค้า
ข้อมูลตัวเลขและรายการสินค้าจะถูกส่งต่อแบบดิจิทัล ช่วยให้ฝั่งคู่ค้ากดดึงไปบันทึกบัญชีต่อได้เลยโดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่
2. การแนบไฟล์
การแนบไฟล์ สามารถลากหรือกดเพิ่มไฟล์เพื่อแนบไฟล์ในอีเมลได้
ไฟล์ที่ต้องการให้ผู้รับเห็น ให้ติ๊กถูกหน้าไฟล์
ไฟล์เฉพาะกิจการ ไม่ต้องติ๊กถูก
ไฟล์แนบที่รองรับ .pdf, .png, .jpg, .gif, .txt, .csv, .xlsx, .docx, .zip, .rar, .7z, .jpeg, .pptx, .key
ข้อมูลผู้ส่งเอกสาร สามารถเลือกแสดงชื่อผู้ส่งและข้อมูลติดต่อกลับ หรือแสดงรูปผู้ส่ง
เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้คลิกปุ่ม “ส่ง”
ตัวอย่างอีเมลที่จะได้รับ
หากกดปุ่มดูเอกสารในอีเมลที่ได้รับ ระบบจะนำไปยังหน้าตัวอย่างก่อนพิมพ์เอกสาร สามารถกดพิมพ์หรือบันทึก PDF ได้
– จบขั้นตอนการส่งอีเมล (Send Email) –
คำถามที่พบบ่อย (คลิกปุ่ม ▶ เพื่อดูคำตอบ)
ส่งอีเมลใบเสนอราคา พร้อมแนบไฟล์เอกสารอย่างอื่นประกอบ สามารถทำได้ไหม
ส่งอีเมลใบเสนอราคา พร้อมแนบไฟล์เอกสารอย่างอื่นประกอบ สามารถทำได้ไหม
สามารถทำได้โดยดูในคู่มือ การส่งอีเมล (Send Email) ใน PEAK
– ในหัวข้อ ข้อ 2. การแนบไฟล์ มีอธิบายขั้นตอนการแนบไฟล์เพิ่มเติมก่อนกดส่งอีเมลไว้ครบถ้วน ผู้ใช้สามารถทำตามขั้นตอนในคู่มือนั้นได้เลย
บทความที่เกี่ยวข้อง