การสร้างรายชื่อผู้ติดต่อทำให้การออกเอกสารของกิจการเป็นไปอย่างมีระบบมากขึ้น และสามารถเรียกดูรายงานอายุลูกหนี้ อายุเจ้าหนี้รายตัวได้อย่างแม่นยำ
การสร้างรายชื่อผู้ติดต่อมี 2 วิธี ดังนี้
วิธีที่ 1: การสร้างรายชื่อทีละรายชื่อ (มี 3 ขั้นตอน)
วิธีที่ 2: การสร้างรายชื่อด้วยการนำเข้า (Import) ไฟล์ Excel (มี 4 ขั้นตอน)
วิธีที่ 1 : การสร้างรายชื่อผู้ติดต่อทีละรายชื่อ
ขั้นตอนที่ 1: กดเมนู ผู้ติดต่อ > กดเพิ่มผู้ติดต่อ
ขั้นตอนที่ 2: ระบุเลข 13 หลักของกิจการ หากระบุครบแล้ว และผู้ติดต่อนั้นเป็นกิจการจดภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบจะดึงข้อมูลชื่อกิจการ และที่อยู่จดทะเบียนมาแสดงให้อัตโนมัติ พร้อมมีแจ้งเตือนแสดงว่า "ค้นหาสำเร็จ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลอีกครั้ง"
กรณีที่ใส่เลข 13 หลักแล้วระบบแจ้งเตือนว่าไม่พบข้อมูล
สาเหตุเกิดจากเลข 13 หลักของผู้ติดต่อนี้ ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบจึงไม่พบข้อมูลที่จะดึงมาแสดงในระบบให้อัตโนมัติได้ ตรวจสอบได้ที่VATINFOWSWebของสรรพากร
ซึ่งในส่วนนี้กิจการสามารถเพิ่มข้อมูลชื่อกิจการ และที่อยู่จดทะเบียนด้วยตนเอง และกดเพิ่มข้อมูลได้เช่นกัน
ขั้นตอนที่ 3: สามารถเลือกกำหนดระบุประเภทของผู้ติดต่อได้ ว่าเป็น ลูกค้า หรือ ผู้ขาย เพื่อให้ข้อมูลไปแสดงยังแยกยังแถบด้านข้างของภาพรวมผู้ติดต่อ การกำหนดรหัสขึ้นตอนสามารถทำได้ตามการตั้งค่ารหัสประเภทผู้ติดต่อ
ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบชื่อ ที่อยู่ และเลข 13 หลักอีกครั้ง หากไม่ถูกต้องให้แก้ไขก่อนแล้วกดปุ่ม "เพิ่ม"
PEAK Tips:
อีก 1 วิธีที่สะดวกมากยิ่งขึ้นด้วยการสร้างรายชื่อขณะสร้างเอกสารได้เพียงกดปุ่ม "+ผู้ติดต่อ" ที่หน้าเอกสารนั้นได้เลย
วิธีที่ 2 : การสร้างรายชื่อด้วยการนำเข้า (Import) ไฟล์ Excel
การสร้างผู้ติดต่อด้วยการนำเข้า (Import) ไฟล์ Excel จะเป็นการนำเข้าผู้ติดต่อในจำนวนมาก
โดยสามารถนำเข้ารายชื่อผู้ติดต่อสูงสุด 1,000 รายการ/ไฟล์ โดยมี 4 ขั้นตอนการสร้างดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: กดเมนู ผู้ติดต่อ > กดนำเข้าผู้ติดต่อ
ขั้นตอนที่ 2: กดปุ่ม "ดาวน์โหลดฟอร์ม (.xlxs)" เพื่อดาวน์โหลด Excel Template สำหรับนำไปกรอกข้อมูล
ขั้นตอนที่ 3: กรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม Sheet Import Contact โดยแบบฟอร์ม จะมี 2 sheets ได้แก่
1. Sheet Description เป็นอธิบายวิธีการกรอกข้อมูลพร้อมทั้งตัวอย่างประกอบ
2. Sheet Import Contact สำหรับกรอกข้อมูลนำเข้าผู้ติดต่อหลายราย
ขั้นตอนที่ 4:
กรอกข้อมูลให้เรียบร้อย และกดบันทึกไฟล์ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์แล้ว
นำไฟล์ Excel ที่กรอกข้อมูลเสร็จแล้วมาวางในกรอบเส้นประ หรือกดค้นหาเพื่อเลือกไฟล์
กดปุ่ม "ยืนยัน" เพื่อทำรายการนำเข้า
สามารถดูวิดีโอการสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ (ลูกค้า/คู่ค้า) (NC001) (N2/8) ได้ที่ลิงก์ PEAK Account วิธีการบันทึกยอดยกมา (Beginning Balance) วินาทีที่ 2:09
-จบขั้นตอนการสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ (ลูกค้า/คู่ค้า)-
คู่มืออื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการผู้ติดต่อ