เงินสดย่อย คืออะไร ?

เงินสดย่อย คือ เงินของกิจการส่วนหนึ่งที่กำหนดไว้ให้พนักงานขอเบิกไปเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่างๆ ในกิจกรรมประจำวันได้ เช่น ค่าเมสเซนเจอร์ส่งของ ค่าซื้ออุปกรณ์สำนักงานในออฟฟิศ หรือค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่ไม่จำเป็นต้องรอให้เจ้านายเช็นอนุมัติการจ่าย พนักงานสามารถใช้เงินสดย่อยแทนได้เลย โดยมาขอทำเรื่องเบิกกับผู้ถือเงินสดย่อยของกิจการ

ขั้นตอนการเงินสดย่อย มีดังนี้

การทำเงินสดย่อยแบ่งออกเป็น 2 กรณี

1. กรณีบันทึกเงินสดย่อยตามเอกสารค่าใช้จ่าย โดยจ่ายชำระทีละเอกสาร

ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับเงินสดย่อยมี 4 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 4: การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือการคืนเงินสดย่อย

ขั้นตอนที่ 1 การเพิ่มช่องทางการชำระหรือการเพิ่มของผังบัญชี การตั้งเงินสดย่อย

1. เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > กด + เพิ่มช่องทางการเงิน

2. เลือกประเภทช่องทางการเงิน
แนะนำให้ทำรายการแบบขั้นสูง เพื่อระบุรายละเอียดให้ครบถ้วน
2.1 ประเภทช่องทางการเงิน : เงินสด
2.2 ชื่อช่องทางการเงิน : ระบุชื่อตามที่ต้องการและลักณษะการใช้งาน เช่น เงินสดย่อยที่ออฟฟิศ, เงินสดที่นาย A หรือ งดสำหรับทดลองจ่าย A เป็นต้น
2.3 คำอธิบายช่องทางการเงิน : ระบุหรือไม่ระบุก็ได้
2.4 เลือกใช้สำหรับรับเงิน/ใช้สำหรับจ่ายเงิน : ช่องทางการเงินที่ระบุว่าใช้รับเงินได้ จะสามารถเลือกเป็นช่องทางที่ใช้รับเงินเข้าได้ ส่วนช่องทางการเงินที่ระบุว่าใช้จ่ายเงินได้ จะสามารถเลือกเป็นช่องทางที่ใช้จ่ายเงินออกได้

เมื่อระบุครบถ้วนแล้ว กด +เพิ่มเงินสด

ขั้นตอนที่ 2 การตั้งเงินสดย่อย

เมื่อสร้างช่องทางการเงินที่เป็นเงินสดย่อยแล้ว จากนั้นจะเป็นการเบิกเงินจากกิจการมาตั้งเป็นวงเงินสดย่อยเพื่อใช้ โดยทำรายการโอนเงินจากช่องทางธนาคารของกิจการเข้าช่องทางเงินสดย่อย

2.1 เลือกธนาคารที่ต้องการใช้โอนเงินเข้าช่องทางเงินสดย่อย

2.2 ทำรายการโอนเงิน

2.3 ระบุรายละเอียด

วันที่โอน : วันที่ ที่โอนเงินสดไปยังกระเป๋าเงินสดย่อย

จำนวนเงิน : จำนวนเงินที่โอนออก
ข้อมูลฝั่งเงินเข้า : เลือกกระเป๋าเงินสดที่โอนเงินไปให้

กดยืนยันการทำรายการ

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

ขั้นตอนที่ 3 การจ่ายด้วยเงินสดย่อย

3.1 บันทึกค่าใช้จ่าย : บันทึกรายการได้ที่เมนูรายจ่าย โดยบันทึกเหมือนค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นตามคู่มือการบันทึกค่าใช้จ่ายทั่วไป

3.2 ระบุช่องทางการชำระเงิน : ระบุข้อมูล เช่น ใส่วันที่ชำระเงิน และเลือกช่องทางการจ่ายเงิน โดยเลือกช่องทางเงินสดย่อยที่ต้องการจ่าย ใส่จำนวนเงินที่ชำระ หมายเหตุการจ่ายชำระ (ถ้ามี)

เมื่อใส่ข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อยแล้วกดปุ่มอนุมัติบันทึกค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนที่ 4 การเคลียร์เงินสดย่อย

หากถึงรอบที่ต้องเคลียร์สดย่อยให้ทำรายการโอนระหว่างกัน แบ่งออกเป็น 2 กรณี

4.1 ใช้เงินสดย่อยไม่หมด โอนเงินสดย่อยกลับมาคืน

4.1.1เลือกเงินสดย่อยที่ต้องการเคลียร์ยอด

2.2 ทำรายการโอนเงิน

2.3 ระบุรายละเอียด

วันที่โอน : วันที่ ที่โอนเงินสดไปยังกระเป๋าเงินสดย่อย

กดยืนยันการทำรายการ

ขั้นตอนที่ 4: การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือ แบ่งเป็น 2 กรณี

กรณีที่ 1 การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม

กรณีที่ 2 การคืนเงินสดย่อย

กรณีที่ 1 การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือ การเบิกคืนเงินสดย่อยที่มีการใช้จ่ายออกไป
ยกตัวอย่างเช่น กิจการมีนโยบายให้มีเงินสดย่อย 5,000 บาท แต่ตอนนี้ช่องทางเงินสดย่อยที่เมนูการเงิน มียอดคงเหลือ 3,395 บาท ดังนั้นต้องการเติมเงินสดย่อยเข้าไปให้ครบตามวงเงินที่ตั้งไว้ 5,000 บาท สามารถทำได้ 3 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > เลือกธนาคารที่ต้องการโอนเงินเข้าเงินสดย่อย

ขั้นตอนที่ 2: กด Dropdown ปุ่มทำรายการ > โอนเงิน

ขั้นตอนที่ 3: ใส่จำนวนเงิน > เลือกช่องทางการรับเงิน ในกรณีนี้ให้เลือกเป็นช่องทางเงินสดย่อยที่ต้องการเติมเงินคืน > กดยืนยัน

เมื่อทำการโอนเงินคืนเงินสดย่อย เงินสดย่อยจะมียอดคงเหลือ 5,000 บาทดังเดิม

วิธีที่ 2 การบันทึกค่าใช้จ่ายหลายใบ แล้วรวมจ่ายชำระเงินโดยเงินสดย่อย

วิธีที่ 2 การบันทกต่าใช้จ่ายรวม แล้วจ่ายเงินสดย่อยรวมกัน

โดยกรณีนี้จะเป็นการรวมจ่ายค่าใช้จ่าย ที่เป็นการซื้อแบบได้บิลเงินสด หรือเอกสารค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้นำไปใช้ในทางภาษี แต่ต้องการรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในกิจการ ซึ่งสามารถทำตามตัวอย่างด้านล่างได้เลย

ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับเงินสดย่อยมี 5 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 การเพิ่มผู้ติดต่อ

ขั้นตอนที่ 2 การเพิ่มช่องทางการชำระหรือการเพิ่มของผังบัญชี การตั้งเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 3 การตั้งเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 4 การจ่ายด้วยเงินสดย่อย

ขั้นตอนที่ 5 นำเอกสารไปสร้างใบรวมจ่าย
ขั้นตอนที่ 5 การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือการคืนเงินสดย่อย

ขั้นตอนที่ 1 การเพิ่มผู้ติดต่อ

การเพิ่มผู้ติดต่อสามารถดู ที่นี่

โดยสามารถระบุชื่อผู้ติดต่อเป็น เงินสดย่อยได้เลย ตามรูปภาพแนบด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 2 การเพิ่มช่องทางการชำระหรือการเพิ่มของผังบัญชี การตั้งเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 2.1. เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > กด + เพิ่มช่องทางการเงิน

ขั้นตอนที่ 2.2. เลือกช่องเงินสด จากนั้นตั้งชื่อเงินสดย่อยตามต้องการ เช่น เงินสดย่อยที่ออฟฟิศ, เงินสดที่นาย A ถืออยู่ เป็นต้น เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กด + เพิ่มเงินสด

ขั้นตอนที่ 3 การตั้งเงินสดย่อย

เมื่อสร้างช่องทางการเงินที่เป็นเงินสดย่อยแล้ว จากนั้นจะเป็นการเบิกเงินจากกิจการมาตั้งเป็นวงเงินสดย่อยเพื่อใช้โดยต้องทำรายการโอนเงินจากช่องทางธนาคารของกิจการเข้าช่องทางเงินสดย่อย

ขั้นตอนที่ 3.1. เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > เลือกธนาคารที่ต้องการใช้โอนเงินเข้าช่องทางเงินสดย่อย

ขั้นตอนที่ 3.2. กด Dropdown ปุ่มทำรายการ > โอนเงิน

ขั้นตอนที่ 3.3. ใส่วันที่โอน > ใส่จำนวนเงิน > เลือกช่องทางการรับเงิน ในกรณีนี้ให้เลือกช่องทางเงินสดย่อยที่ต้องการ > กดยืนยัน

ช่องหมายเหตุ: สามารถพิมพ์คำอธิบายรายการได้ 100 อักขระ เช่น โอนเงินเพื่อตั้งวงเงินสดย่อย เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 4 การจ่ายด้วยเงินสดย่อย

ในกรณีที่ชำระค่าใช้จ่ายด้วยเงินสดย่อย มีขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 4.1. ระบุผู้ขาย หากไม่สามารถระบุได้ ให้ระบุผู้ขายที่ชื่อว่า เงินสดย่อย

ขั้นตอนที่ 4.2. ใส่รายการบัญชี/ค่าใช้จ่าย ตามรายการจ่ายที่ต้องการ หากมีมากกว่า 1 รายการ สามารถกด + เพิ่มรายการใหม่เพื่อเพิ่มรายการตามที่ต้องการได้

ขั้นตอนที่ 4.3. ในส่วนของการชำระเงิน หากยังไม่จ่ายในยอดนี้ แต่จะตั้งหนี้ไว้ก่อน แล้วรวมจ่ายเป็นยอดเดียวเลย (ต้องใช้แพ็กเกจ PRO ขึ้นไป)

>> กด ยังไม่ชำระเงิน (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)

ขั้นตอนที่ 5 นำเอกสารไปสร้างใบรวมจ่าย

เข้าที่หน้า รายจ่าย >> เลือก ใบรวมจ่าย >> กด + สร้าง

เลือกผู้ติดต่อ เงินสดย่อย

เลือกเอกสาร ที่จะนำไปตัด จ่ายชำระ ของช่องทางเงินสดย่อย >> กด ถัดไป

เลือกช่องทาง เงินสดย่อย >> กดอนุมัติเอกสาร

ขั้นตอนที่ 6 การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือการคืนเงินสดย่อย แบ่งเป็น 2 กรณี

กรณีที่ 1 การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม

กรณีที่ 2 การคืนเงินสดย่อย

กรณีที่ 1 การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือ การเบิกคืนเงินสดย่อยที่มีการใช้จ่ายออกไป

ยกตัวอย่างเช่น กิจการมีนโยบายให้มีเงินสดย่อย 5,000 บาท แต่ตอนนี้ช่องทางเงินสดย่อยที่เมนูการเงิน มียอดคงเหลือ 3,395 บาท ดังนั้นต้องการเติมเงินสดย่อยเข้าไปให้ครบตามวงเงินที่ตั้งไว้ 5,000 บาท สามารถทำได้ 3 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 2: กด Dropdown ปุ่มทำรายการ > โอนเงิน

เมื่อทำการโอนเงินคืนเงินสดย่อย เงินสดย่อยจะมียอดคงเหลือ 5,000 บาทดังเดิม

กรณีที่ 2 การคืนเงินสดย่อย

ในกรณีที่ต้องการคืนเงินสดย่อย เช่น ไม่ได้ใช้เงิสดย่อยแล้ว หรือรับเงินมาเกินจากที่ตั้งนโยบายไว้ หรือต้องการนำฝากเข้าธนาคาร สามารถทำได้ 3 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > เลือกเงินสดย่อยที่จะโอนเงินเข้าธนาคาร

ขั้นตอนที่ 2: กด Dropdown ปุ่มทำรายการ > โอนเงิน

ขั้นตอนที่ 3: ใส่จำนวนเงิน > เลือกช่องทางการรับเงิน > กดยืนยัน

ช่องหมายเหตุ สามารถระบุรายละเอียดหรือคำอธิบายรายการตามต้องการได้ เช่น โอนเงินสดย่อยคืนเข้ากิจการเนื่องจากยกเลิกวงเงินสดย่อย เป็นต้น

เงินสดย่อยจะถูกโอนคืนเข้าธนาคารโดยมีการบันทึกบัญชีรายการโอนคืนให้อัตโนมัติ

- จบขั้นตอนและวิธีการใช้งานฟังก์ชันเงินสดย่อย -

คู่มือที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับเรื่องวิธีการใช้งานฟังก์ชันเงินสดย่อย

Keyword: เงินสด, เบิกเงิน, สำรองจ่าย, กรรมการ