เงินสดย่อย คืออะไร ?

เงินสดย่อย คือ เงินของกิจการส่วนหนึ่งที่กำหนดไว้ให้พนักงานขอเบิกไปเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่างๆ ในกิจกรรมประจำวันได้ เช่น ค่าเมสเซนเจอร์ส่งของ ค่าซื้ออุปกรณ์สำนักงานในออฟฟิศ หรือค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่ไม่จำเป็นต้องรอให้เจ้านายเช็นอนุมัติการจ่าย พนักงานสามารถใช้เงินสดย่อยแทนได้เลย โดยมาขอทำเรื่องเบิกกับผู้ถือเงินสดย่อยของกิจการ

ขั้นตอนการเงินสดย่อย มีดังนี้

1. กรณีบันทึกเงินสดย่อยตามเอกสารค่าใช้จ่าย โดยจ่ายชำระทีละเอกสาร

ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับเงินสดย่อยมี 4 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 4: การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือการคืนเงินสดย่อย

ขั้นตอนที่ 1 การเพิ่มช่องทางการชำระหรือการเพิ่มของผังบัญชี การตั้งเงินสดย่อย

1. เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > กด + เพิ่มช่องทางการเงิน

2. เลือกประเภทช่องทางการเงิน
แนะนำให้ทำรายการแบบขั้นสูง เพื่อระบุรายละเอียดให้ครบถ้วน
2.1 ประเภทช่องทางการเงิน : เงินสด
2.2 ชื่อช่องทางการเงิน : ระบุชื่อตามที่ต้องการและลักณษะการใช้งาน เช่น เงินสดย่อยที่ออฟฟิศ, เงินสดที่นาย A หรือ งดสำหรับทดลองจ่าย A เป็นต้น
2.3 คำอธิบายช่องทางการเงิน : ระบุหรือไม่ระบุก็ได้
2.4 เลือกใช้สำหรับรับเงิน/ใช้สำหรับจ่ายเงิน : ช่องทางการเงินที่ระบุว่าใช้รับเงินได้ จะสามารถเลือกเป็นช่องทางที่ใช้รับเงินเข้าได้ ส่วนช่องทางการเงินที่ระบุว่าใช้จ่ายเงินได้ จะสามารถเลือกเป็นช่องทางที่ใช้จ่ายเงินออกได้

เมื่อระบุครบถ้วนแล้ว กด +เพิ่มเงินสด

ขั้นตอนที่ 2 การตั้งเงินสดย่อย

เมื่อสร้างช่องทางการเงินที่เป็นเงินสดย่อยแล้ว จากนั้นจะเป็นการเบิกเงินจากกิจการมาตั้งเป็นวงเงินสดย่อยเพื่อใช้ โดยทำรายการโอนเงินจากช่องทางธนาคารของกิจการเข้าช่องทางเงินสดย่อย

2.1 เลือกธนาคารที่ต้องการใช้โอนเงินเข้าช่องทางเงินสดย่อย

2.2 ทำรายการโอนเงิน

2.3 ระบุรายละเอียด

วันที่โอน : วันที่ ที่โอนเงินสดไปยังกระเป๋าเงินสดย่อย

จำนวนเงิน : จำนวนเงินที่โอนออก
ข้อมูลฝั่งเงินเข้า : เลือกกระเป๋าเงินสดที่โอนเงินไปให้

กดยืนยันการทำรายการ

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

ขั้นตอนที่ 3 การจ่ายด้วยเงินสดย่อย

3.1 บันทึกค่าใช้จ่าย : บันทึกรายการได้ที่เมนูรายจ่าย โดยบันทึกเหมือนค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นตามคู่มือการบันทึกค่าใช้จ่ายทั่วไป

3.2 ระบุช่องทางการชำระเงิน : ระบุข้อมูล เช่น ใส่วันที่ชำระเงิน และเลือกช่องทางการจ่ายเงิน โดยเลือกช่องทางเงินสดย่อยที่ต้องการจ่าย ใส่จำนวนเงินที่ชำระ หมายเหตุการจ่ายชำระ (ถ้ามี)

เมื่อใส่ข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อยแล้วกดปุ่มอนุมัติบันทึกค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนที่ 4 การเคลียร์เงินสดย่อย

หากถึงรอบที่ต้องเคลียร์สดย่อยให้ทำรายการโอนระหว่างกัน แบ่งออกเป็น 2 กรณี

4.1 ใช้เงินสดย่อยไม่หมด โอนเงินสดย่อยกลับมาคืน

4.1.1เลือกเงินสดย่อยที่ต้องการเคลียร์ยอด

4.1.2 ทำรายการโอนเงิน

4.1.3 ระบุรายละเอียด

วันที่โอน : วันที่ ที่โอนเงินสดไปยังกระเป๋าเงินสดย่อย

กดยืนยันการทำรายการ

ขั้นตอนที่ 4: การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือ แบ่งเป็น 2 กรณี

กรณีที่ 1 การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม

กรณีที่ 2 การคืนเงินสดย่อย

กรณีที่ 1 การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือ การเบิกคืนเงินสดย่อยที่มีการใช้จ่ายออกไป
ยกตัวอย่างเช่น กิจการมีนโยบายให้มีเงินสดย่อย 5,000 บาท แต่ตอนนี้ช่องทางเงินสดย่อยที่เมนูการเงิน มียอดคงเหลือ 3,395 บาท ดังนั้นต้องการเติมเงินสดย่อยเข้าไปให้ครบตามวงเงินที่ตั้งไว้ 5,000 บาท สามารถทำได้ 3 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > เลือกธนาคารที่ต้องการโอนเงินเข้าเงินสดย่อย

ขั้นตอนที่ 2: กด Dropdown ปุ่มทำรายการ > โอนเงิน

ขั้นตอนที่ 3: ใส่จำนวนเงิน > เลือกช่องทางการรับเงิน ในกรณีนี้ให้เลือกเป็นช่องทางเงินสดย่อยที่ต้องการเติมเงินคืน > กดยืนยัน

เมื่อทำการโอนเงินคืนเงินสดย่อย เงินสดย่อยจะมียอดคงเหลือ 5,000 บาทดังเดิม

- จบขั้นตอนและวิธีการใช้งานฟังก์ชันเงินสดย่อย -

คู่มือที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับเรื่องวิธีการใช้งานฟังก์ชันเงินสดย่อย

Keyword: เงินสด, เบิกเงิน, สำรองจ่าย, กรรมการ