เงินสดย่อย คือ เงินของกิจการส่วนหนึ่งที่กำหนดไว้ให้พนักงานขอเบิกไปเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่างๆ ในกิจกรรมประจำวันได้ เช่น ค่าเมสเซนเจอร์ส่งของ ค่าซื้ออุปกรณ์สำนักงานในออฟฟิศ หรือค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่ไม่จำเป็นต้องรอให้เจ้านายเช็นอนุมัติการจ่าย พนักงานสามารถใช้เงินสดย่อยแทนได้เลย โดยมาขอทำเรื่องเบิกกับผู้ถือเงินสดย่อยของกิจการ

ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับเงินสดย่อยมี 4 ขั้นตอน ดังนี้
​

ขั้นตอนที่ 1 การเพิ่มช่องทางการชำระหรือการเพิ่มของผังบัญชี การตั้งเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 2: การตั้งเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 3: การจ่ายด้วยเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 4: การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือการคืนเงินสดย่อย
​
​ขั้นตอนที่ 1: การเพิ่มช่องทางการชำระหรือการเพิ่มของผังบัญชี การตั้งเงินสดย่อย
​ขั้นตอนที่ 1.1: เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > กด + เพิ่มช่องทางการเงิน

ขั้นตอนที่ 1.2: เลือกช่องเงินสด จากนั้นตั้งชื่อเงินสดย่อยตามต้องการ เช่น เงินสดย่อยที่ออฟฟิศ, เงินสดที่นาย A ถืออยู่ เป็นต้น เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กด + เพิ่มเงินสด

ขั้นตอนที่ 2: การตั้งเงินสดย่อย

เมื่อสร้างช่องทางการเงินที่เป็นเงินสดย่อยแล้ว จากนั้นจะเป็นการเบิกเงินจากกิจการมาตั้งเป็นวงเงินสดย่อยเพื่อใช้โดยต้องทำรายการโอนเงินจากช่องทางธนาคารของกิจการเข้าช่องทางเงินสดย่อย

​ขั้นตอนที่ 2.1: เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > เลือกธนาคารที่ต้องการใช้โอนเงินเข้าช่องทางเงินสดย่อย

ขั้นตอนที่ 2.2: กด Dropdown ปุ่มทำรายการ > โอนเงิน

ขั้นตอนที่ 2.3: ใส่วันที่โอน > ใส่จำนวนเงิน > เลือกช่องทางการรับเงิน ในกรณีนี้ให้เลือกช่องทางเงินสดย่อยที่ต้องการ > กดยืนยัน

ช่องหมายเหตุ: สามารถพิมพ์คำอธิบายรายการได้ 100 อักขระ เช่น โอนเงินเพื่อตั้งวงเงินสดย่อย เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 3: การจ่ายด้วยเงินสดย่อย
ในกรณีที่ชำระค่าใช้จ่ายด้วยเงินสดย่อย มีขั้นตอนดังนี้
​
​ขั้นตอนที่ 3.1: ระบุผู้ขาย หากไม่สามารถระบุได้ ให้ระบุผู้ขายที่ชื่อว่า ผู้ขายทั่วไป

ขั้นตอนที่ 3.2: ใส่รายการบัญชี/ค่าใช้จ่าย ตามรายการจ่ายที่ต้องการ หากมีมากกว่า 1 รายการ สามารถกด + เพิ่มรายการใหม่เพื่อเพิ่มรายการตามที่ต้องการได้
​

ขั้นตอนที่ 3.3: ในส่วนของการชำระเงิน ใส่วันที่ชำระเงิน เลือกช่องทางการจ่ายเงินโดยเลือกช่องทางเงินสดย่อยที่ต้องการจ่าย ใส่จำนวนเงินที่ชำระ หมายเหตุการจ่ายชำระ (ถ้ามี) เมื่อใส่ข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อยแล้วกดปุ่มอนุมัติบันทึกค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนที่ 4: แบ่งเป็น 2 กรณี

กรณีที่ 1 การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม

กรณีที่ 2 การคืนเงินสดย่อย

​กรณีที่ 1 การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือ การเบิกคืนเงินสดย่อยที่มีการใช้จ่ายออกไป
ยกตัวอย่างเช่น กิจการมีนโยบายให้มีเงินสดย่อย 5,000 บาท แต่ตอนนี้ช่องทางเงินสดย่อยที่เมนูการเงิน มียอดคงเหลือ 3,395 บาท ดังนั้นต้องการเติมเงินสดย่อยเข้าไปให้ครบตามวงเงินที่ตั้งไว้ 5,000 บาท สามารถทำได้ 3 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > เลือกธนาคารที่ต้องการโอนเงินเข้าเงินสดย่อย

ขั้นตอนที่ 2: กด Dropdown ปุ่มทำรายการ > โอนเงิน

ขั้นตอนที่ 3: ใส่จำนวนเงิน > เลือกช่องทางการรับเงิน ในกรณีนี้ให้เลือกเป็นช่องทางเงินสดย่อยที่ต้องการเติมเงินคืน > กดยืนยัน

เมื่อทำการโอนเงินคืนเงินสดย่อย เงินสดย่อยจะมียอดคงเหลือ 5,000 บาทดังเดิม

กรณีที่ 2 การคืนเงินสดย่อย
ในกรณีที่ต้องการคืนเงินสดย่อย เช่น ไม่ได้ใช้เงิสดย่อยแล้ว หรือรับเงินมาเกินจากที่ตั้งนโยบายไว้ หรือต้องการนำฝากเข้าธนาคาร สามารถทำได้ 3 ขั้นตอน ดังนี้
​

ขั้นตอนที่ 1: เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > เลือกเงินสดย่อยที่จะโอนเงินเข้าธนาคาร

ขั้นตอนที่ 2: กด Dropdown ปุ่มทำรายการ > โอนเงิน

ขั้นตอนที่ 3: ใส่จำนวนเงิน > เลือกช่องทางการรับเงิน > กดยืนยัน

ช่องหมายเหตุ สามารถระบุรายละเอียดหรือคำอธิบายรายการตามต้องการได้ เช่น โอนเงินสดย่อยคืนเข้ากิจการเนื่องจากยกเลิกวงเงินสดย่อย เป็นต้น

เงินสดย่อยจะถูกโอนคืนเข้าธนาคารโดยมีการบันทึกบัญชีรายการโอนคืนให้อัตโนมัติ