เมื่อมีการสร้างเอกสารเสร็จเรียบร้อยในแต่ละเดือนแล้ว เราสามารถทำการ ล็อกเอกสารแบบรายใบ เพื่อป้องกันการเข้าทำการป้องกันการแก้ไขเอกสารด้งกล่าวได้ สิทธิในการล็อกเอกสารหรือปลดล็อกเอกสารดังกล่าวจะต้องได้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบเท่านั้นจึงจะสามารถทำรายการนี้ได้ ขั้นตอนมีดังนี้
หมายเหตุ: คู่มือฉบับนี้เป็นการล็อกเอกสารทั่วไปในระบบแบบรายใบด้วยตนเอง สำหรับเอกสารที่ทำธุรกรรมผ่านระบบ PEAK to PEAK (การรับ-ส่งเอกสาร ระหว่างกิจการที่ใช้ PEAK) ระบบจะมีกลไกการล็อกเอกสารและควบคุมสิทธิ์โดยอัตโนมัติ ผ่านสัญลักษณ์กุญแจสีฟ้าและกุญแจสีน้ำเงินเข้ม ซึ่งไม่สามารถกดปลดล็อกแบบปกติในคู่มือนี้ได้
1. การล็อกเอกสารแบบรายใบ
เมื่อสร้างเอกสารเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก ล็อกเอกสาร
2. ยืนยันการ ล็อกเอกสารแบบรายใบ
เมื่อเลือกล็อกเอกสารแล้ว ระบบจะแสดง Pop-up ให้ยืนยันการล็อกเอกสาร
ซึ่งการล็อกนี้จะรวมถึงการล็อกการลงบัญชีในสมุดบัญชีด้วย > คลิกปุ่ม “ยืนยัน”
เอกสารที่ถูกล็อกจะแสดงรูปกุญแจ
เมื่อเปิดเอกสารดูจะปรากฏรูปกุญแจ และเมนูตัวเลือกจะมีสัญลักษณ์ล็อกที่ Void และแก้ไข
3. การปลดล็อกเอกสาร
หากต้องการปลดล็อกเอกสาร ให้เข้าไปที่เอกสารนั้น > คลิกที่ปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก ปลดล็อกเอกสาร
4. ยืนยันการปลดล็อก
เมื่อกดปลดล็อกเอกสารแล้ว ระบบจะแสดง Pop-up ให้ยืนยันการปลดล็อกเอกสาร > คลิกปุ่ม “ยืนยัน”
5. การล็อกเอกสารอัตโนมัติผ่านระบบ PEAK to PEAK
นอกเหนือจากการล็อกเอกสารด้วยตนเองแล้ว หากเอกสารของกิจการมีการรับ-ส่งข้อมูล ผ่านเครือข่าย PEAK to PEAK ระบบจะทำการล็อกเอกสารให้โดยอัตโนมัติทันที เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลบัญชีทั้งสองฝั่ง โดยแบ่งออกเป็น 2 สถานะ ดังนี้
สถานะกุญแจสีฟ้า (ล็อกเมื่อส่งเอกสารแล้ว): เกิดขึ้นทันทีเมื่อฝั่งผู้ขายกดส่งเอกสารผ่าน PEAK to PEAK แต่ฝั่งผู้ซื้อยังไม่ได้กดยอมรับเข้าคลัง ระบบจะล็อก "ห้ามยกเลิกเอกสารฉบับนี้เด็ดขาด" แต่ยังอนุญาตให้ฝั่งผู้ขายแก้ไขข้อมูลบางส่วนได้
สถานะกุญแจสีน้ำเงินเข้ม (ล็อกเมื่อคู่ค้ายอมรับเอกสารแล้ว): * เกิดขึ้นเมื่อฝั่งผู้ซื้อเปิดดูในหน้ากล่องขาเข้า (Inbox) แล้วกดปุ่ม "เพิ่มลงคลัง" เพื่อบันทึกบัญชีสำเร็จ ระบบจะเปลี่ยนเป็นสัญลักษณ์กุญแจสีน้ำเงินเข้มทันที สถานะนี้จะล็อกเข้มงวด "ห้ามแก้ไขเนื้อหาหลักและห้ามยกเลิกเอกสารเด็ดขาด" เพื่อให้ข้อมูลตรงกันทั้งสองฝั่ง แต่จะอนุญาตให้แก้ไขได้เฉพาะข้อมูลประกอบบางส่วน เช่น Comment, Tag หรือช่องทางการรับ-จ่ายเงินเท่านั้น
– จบขั้นตอนการล็อกเอกสารแบบรายใบ –
คำถามที่พบบ่อย (คลิกปุ่ม ▶ เพื่อดูคำตอบ)
ล็อกเอกสาร ยังเข้าไปพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษได้อยู่ไหม
ล็อกเอกสาร ยังเข้าไปพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษได้อยู่ไหม
ยังคงสามารถเข้าไปพิมพ์เอกสารรายใบออกมาได้ตามปกติ เนื่องจากการล็อกเอกสารมีผลเพียงป้องกันการแก้ไขหรือยกเลิกเท่านั้น ไม่กระทบการพิมพ์เอกสาร
บทความที่เกี่ยวข้อง