ในกรณีที่บริษัทมีการจ่ายชำระเงินแต่เป็นการจ่ายชำระเงินล่วงหน้าให้ผู้ขาย อีกทั้งต้องการรับรู้การจ่ายชำระเงินดังกล่าวเป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้า จากนั้นทยอยตัดเป็นค่าใช้จ่ายของแต่ละเดือน

เบื้องต้นสามารถใช้ฟังก์ชันบันทึกค่าใช้จ่ายรายเดือน (Recurring Expense) บน NEW PEAK ทำรายการได้ แต่ " การตัดค่าใช้จ่ายล่วงหน้าหน้าเข้าค่าใช้จ่ายแต่ละเดือน มูลค่าที่ต้องการทยอยตัดจ่ายนั้นต้องมีมูลค่าเท่ากัน "

ตัวอย่างการบันทึก กิจการมีการจ่ายชำระเงินค่าเช่าล่วงหน้าเป็นจำนวนเงิน 100,000 บาท ต้องการให้ตัดเป็นค่าเช่าเดือนละ 5,000 บาท เป็นจำนวน 20 เดือน โดยให้ตัดทุกต้นเดือน โดยการบันทึกแบ่งได้ 2 ส่วนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: บันทึกจ่ายเงินค่าเช่าล่วงหน้า

ทางทีมงานขออนุญาตยกตัวอย่าง สร้างเอกสารบันทึกค่าใช้จ่าย โดยระบุลงผังบัญชี "ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า-ค่าเช่า จำนวน 1.00 หน่วย ราคาระบุ 100,000 บาท"

ขั้นตอนที่ 2: ข้อมูลการชำระเงิน ให้ระบุข้อมูลการจ่ายชำระเงินที่จ่ายให้ผู้ขายสินค้า

ตรวจสอบข้อมูลหากถูกต้องกดปุ่ม " อนุมัติบันทึกค่าใช้จ่าย " เพื่อบันทึกเอกสาร

ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชีจากเอกสารบันทึกค่าใช้จ่าย

หมายเหตุ: เงื่อนไขการใช้ฟังก์ชัน Recurring Expense คือ มีการทยอยรับค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือนมูลค่าต้องเท่ากันทุกเดือนไม่สามารถมีเดือนใดเดือนหนึ่งไม่เท่ากันได้ หากไม่เท่ากันทุกเดือน จะเป็นการปรับปรุงรายการโดยสร้างสมุดบัญชีรายวันทั่วไป กดปุ่ม คลิกที่นี่ เพื่อดูการทำรายการ

ขั้นตอนที่ 1 :เลือกแถบเมนู " รายจ่าย " >> " เมนูบันทึกค่าใช้จ่าย" >> " ดูทั้งหมด "

ขั้นตอนที่ 2 :กดปุ่ม " + บันทึกค่าใช้จ่ายรายเดือน " เพื่อทำรายการ

ขั้นตอนที่ 3 : กรอกรายละเอียดบนเอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายตามความเป็นจริง

รายละเอียดแต่ละส่วนของเอกสารมีดังนี้

ขั้นตอนที่ 4: กรอกรายละเอียดข้อมูลรับชำระเงิน

กดปุ่ม "ขั้นสูง " เพื่อทำรายการตัดค่าใช้จ่ายล่วงหน้าออกและรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายแทน

ติ๊กข้อมูลช่อง " ค่าธรรมเนียมหรือรายการปรับปรุง " โดยมีรายละเอียดดังนี้

ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดอีกครั้ง ถ้าข้อมูลถูกต้องให้กดปุ่ม " บันทึก

ดังนั้น เมื่อถึงต้นเดือน ระบบจะทำการสร้างเอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายให้ และทำการปรับปรุงรายการค่าใช้จ่ายล่วงหน้า เข้าค่าใช้จ่ายให้อัตโนมัติตามที่กำหนดไว้ค่ะ

ดูคู่มือการสร้างเอกสารอัตโนมัติได้ตามรายละเอียดด้านล่าง