ใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร คือ อะไรคลิกที่นี่
ใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร คือ อะไรคลิกที่นี่
ใบเพิ่มหนี้ หรือ (Debit Note) คือ เอกสารที่ผู้ขายสินค้าหรือบริการให้กับผู้ซื้อ (ลูกค้า) โดยมีเจตนาที่ต้องการแจ้งให้ผู้ซื้อทราบว่ามูลค่าของสินค้าและบริการนั้นมีจำนวนเพิ่มขึ้น
การเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร คือ การออกใบเพิ่มหนี้ โดยไม่ต้องอ้างอิงเอกสารในระบบ (ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน) สามารถกรอกข้อมูลในการเพิ่มหนี้ เช่น ราคา หรือจำนวนสินค้าที่เพิ่มขึ้นได้ตามต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลที่ไม่ตรงกับเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินที่เคยออกให้กับคู่ค้าก่อนหน้าได้ สามารถใช้ได้ในกรณี ดังนี้
วิธีการออกเอกสารใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร มีทั้งหมด 3 ขั้นตอน ดังนี้
ตัวอย่าง กิจการมีการบันทึกใบแจ้งหนี้ขายตู้เย็นให้คู่ค้ารายหนึ่ง เป็นจำนวน 5 เครื่อง
ต่อมาพบว่ากิจการนั้นมีการออกใบแจ้งหนี้ไปเพียง 3 เครื่อง ผิดจากที่เคยตกลงกับคู่ค้าไว้ ส่งขาดไป 2 เครื่องจึงทำการออกใบเพิ่มหนี้ใหม่ และส่งสินค้าเพิ่มให้ตรงกับสัญญาที่ตกลงกันไว้ว่าจะขายทั้งหมด 5 เครื่อง ซึ่งทางกิจการไม่สามารถระบุได้ว่าเอกสารเดิมที่เคยแจ้งหนี้ไว้เป็นเลขที่เท่าไหร่ในการเพิ่มหนี้
ขั้นตอนที่ 1 : การสร้างใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร
เมนู รายรับ > ใบเพิ่มหนี้ > สร้าง
เลือกรูปแบบใบเพิ่มหนี้ : ไม่อ้างอิงเอกสารเดิม
ขั้นตอนที่ 2 : ระบุรายละเอียดในการสร้างใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร
ระบบจะแสดงหน้าสร้างใบเพิ่มหนี้/ใบกำกับภาษี ให้อัตโนมัติ
กรอกรายละเอียดเอกสาร เช่น วันที่ออก ชื่อผู้ติดต่อที่ต้องการเพิ่มหนี้ เลขที่เอกสาร เลขที่อ้างอิงถึง(ถ้ามี) เป็นต้น
การออกใบกำกับภาษี : ระบบจะแสดงหน้าสร้างใบเพิ่มหนี้/ใบกำกับภาษี ให้อัตโนมัติ
หากกิจการไม่ต้องการออกใบกำกับภาษี สามารถปิดการออกใบกำกับภาษีได้
ข้อมูลการเพิ่มหนี้ : ระบุสาเหตุของการเพิ่มหนี้
ระบุสาเหตุการเพิ่มหนี้ เช่น การเพิ่มราคาสินค้า, เพิ่มราคาบริการ, อื่น ๆ
ระบุว่ามีการส่งสินค้าเพิ่มจะมีให้เลือก 2 รูปแบบ
รูปแบบที่ 1 ส่งสินค้าเพิ่ม สินค้าใน Stock จะถูกตัดออกด้วย
รูปแบบที่ 2 ไม่ส่งสินค้าเพิ่ม สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
หมายเหตุ : ช่องที่มีเครื่องหมาย *สีแดง กิจการจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน
รายการ : ระบุรายละเอียดรายการที่ต้องการเพิ่มหนี้ เช่น สินค้า ราคาต่อหน่วยที่ต้องการเพิ่มหนี้ เป็นต้น
หากใบเพิ่มหนี้มีมากกว่า 1 รายการ ให้กดปุ่ม +เพิ่มรายการใหม่
หากต้องการเพิ่มคำอธิบายรายการ ให้กดปุ่ม +คำอธิบายรายการ
เมื่อระบุรายการสินค้าที่ส่งสินค้าเพิ่มครบถ้วนแล้ว ส่วนสรุปข้อมูลเอกสาร > กด "แก้ไข" เพื่อระบุมูลค่าตามเอกสารเดิม
เมื่อกรอกข้อมูล มูลค่าตามเอกสารเดิมแล้ว > ให้กดบันทึก
ขั้นตอนที่ 3 : การรับชำระเงินใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร
การรับชำระเงินใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสารเดิม สามารถทำได้ 2 วิธี ดังนี้
เพิ่มหนี้แบบรับชำระเงินในทันที
เพิ่มหนี้แบบยังไม่ได้รับชำระเงินในทันที (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)
3.1 กรณีเพิ่มหนี้แบบรับชำระเงินในทันที
เลือกข้อมูลวันที่ชำระ > ช่องทางการรับชำระเงิน > กดอนุมัติใบเพิ่มหนี้
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี (กรณีที่มีการส่งสินค้าเพิ่มเติม ส่งผลกับ Stock สินค้า)
กรณีกิจการรับชำระเงินและมีรายการปรับปรุง เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร
เลือกกล่องการชำระเงินเป็นแบบ "ขั้นสูง" > กดเลือกที่ช่อง "ค่าธรรมเนียม หรือรายการปรับปรุง
ระบุข้อมูลในส่วน ค่าธรรมเนียมหรือรายการปรับปรุง ได้ดังนี้
ช่องปรับปรุง
หักเงินที่ต้องรับ : ใช้ในกรณีที่มียอดรับน้อยลงจากยอดสุทธิ
เพิ่มเงินที่ต้องรับ : ใช้ในกรณีที่ยอดรับเพิ่มมากขึ้นจากยอดสุทธิ
ช่องปรับปรุงด้วยบัญชี : เลือกผังบัญชีที่ต้องการใช้บันทึกยอดปรับปรุง
ช่องจำนวนเงินที่ปรับปรุง : ระบุจำนวนเงินที่ต้องการปรับปรุง
เมื่อระบุข้อมูลครบถ้วนแล้ว สามารถกดอนุมัติใบเพิ่มหนี้ได้
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
3.2 เพิ่มหนี้แบบยังไม่ได้รับชำระเงินในทันที (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)
กรณีที่กิจการยังไม่ได้รับชำระเงินจากลูกค้า
สามารถทำการตั้งหนี้ไว้เพื่อรับชำระภายหลังได้ > กดปุ่ม ยังไม่ชำระเงิน (ตัั้งหนี้ไว้ก่อน)
กล่องการชำระเงินจะถูกปิดการแสดงผล จะแสดงข้อมูลเป็นปุ่ม "เพิ่มข้อมูลการชำระเงิน" > กดอนุมัติใบเพิ่มหนี้ได้
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
-จบขั้นตอนใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร-
คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร